Word | Textfelder in Templates

Grafiker sind aus den Satzprogrammen rahmenorientiertes Arbeit gewohnt. Egal ob in den Platzhirschen (InDesign, QuarkXpress) oder in Exoten (Calamus, Corel Ventura, VivaDesigner) zunächst muss man einen Rahmen definieren, den man dann mit Text füllen kann.

Word bietet die Funktion »Textfelder« die viele Kollegen dazu verleitet Templates nach der gleichen Logik aufzubauen. Das ist nicht nur unnötig sondern geradezu kontraproduktiv, denn Textfelder stören viele Funktionen in Word.

  • sie verhindern den automatischen Seitenumbruch
  • sie lassen sich nur sehr umständlich mit Datenbankautomatiken verknüpfen
  • hat der Textfeldanker das gleiche Format wie der Text im Textfeld können sich die Formatierungen überlagern oder aufheben
  • sie eignen sich nicht für mehrspaltigen Aufbau
  • beim Einsatz mehrere Textfelder auf einer Seite können diese in dynamischen Dokumenten schnell überraschende Konsequenzen haben

Ich gestalte seit fast 20 Jahren Templates für Word (vom einfachen Briefbogen bis zu komplexen Dokumentationsvorlagen) und habe dabei niemals auf Textfelder zurückgreifen müssen. Die Grundvoraussetzungen für ein sauberes Template ist einfach ein sauber angelegter Satzspiegel (siehe Bild), den Word für die automatische Positionierung aller Elemente nutzt. Dort wo Texte außerhalb des Satzspiegels gesetzt werden müssen oder die übliche Reihenfolge von oben nach unten ignorieren sollen (z.B. ein Textabschnitt der immer am unteren Rand der Seite erscheinen soll) sind Tabellen das bessere Werkzeug.

Dies heißt nicht, dass in Word-Dokumenten oder -Formularen Textfelder durchaus mal zweckdienlich und nützlich sein können, in Templates aber haben sie nach meiner Erfahrung nichts zu suchen.

PowerPoint | Fußzeilen

Ein besonderes Problem in PowerPoint ist, dass die Texte in den drei Fußzeilenplatzhalter »Datum«, »Fußzeile« und »Foliennummer« eine Standardausrichtung haben (Datum = links, Fußzeile = mittig, Foliennummer = rechts) die man zwar anpassen kann, die PowerPoint aber auf den Standard zurückstellt, wenn man eine Folie zurücksetzt. Und das obwohl der Platzhalter auf dem Folienmaster eindeutig die angepasste Ausrichtung beibehält.

Die Lösung ist:

  • Einfügen | Kopf- und Fußzeile wählen
  • Den betreffenden Eintrag deaktivieren
  • »Übernehmen« wählen (»Für alle übernehmen«, wenn man mehrere Folien in einem Rutsch korrigieren will)
  • Erneut Einfügen | Kopf- und Fußzeile wählen
  • Den betreffenden Eintrag wieder aktivieren und erneut »Übernehmen«

Danach steht der Eintrag wieder so, wie er auf dem Folienmaster definiert wurde.

Office-Templates | Ein grundlegendes Missverständnis

Einem Missverständnis begegne ich immer wieder beim Programmieren von Vorlagen für Office-Software – auf Seiten der Designer, genauso wie auf Seiten der Nutzer. Es handelt sich um die Vorstellung, dass eine Vorlage für Word, Excel oder PowerPoint fundiertes Know-how in der jeweiligen Software überflüssig macht und alles automatisch »gut wird«.
Selbst die perfekteste Vorlage kann dies nicht leisten, denn es gibt bei Office-Software keine Trennung von Backend und Frontend (die Struktur Folienmaster/Arbeitsbereich in PowerPoint kommt dieser Vorstellung immerhin nahe). Somit gibt es auch kein Redaktionssystem in dem einfach Inhalte einpflegt werden, die dann automatisch von Office formatiert werden.

Der Anwender in Office muss ein gesundes Know-how mitbringen, nach meiner Erfahrung sogar mehr als die meisten Durchschnittsuser sich selber zugestehen, um eine Dokumentenvorlage nutzen zu können. Er muss wissen wann und wie welche Formatierung einzusetzen ist. Er muss nicht die Formatierung definieren, das ist die Aufgabe des Designers und diese Informationen sind es, die in einer Dokumentenvorlage so abgelegt werden können, dass sie dem Nutzer die Arbeit erleichtern. Genauso wie Proportionen und Farbklima so im Template definiert werden können, dass Texte automatisch den richtigen Raum einnehmen und im Farbauswahldialog die Farben erscheinen, die dem CD des Kunden entsprechen.

Das alles ist natürlich abhängig davon, wie komplex die Aufgabe und die Vorlage ist. Eine Briefvorlage ist für die meisten Word-User noch ohne weitere Erklärungen verwendbar, aber komplexere Dokumente verlangen eine enge Zusammenarbeit zwischen Designer und Anwender. Ich empfehle daher immer schon vor dem Layout die technischen Grundlagen von Office und das Know-how des Kunden zu berücksichtigen. Genauso wie der Anwender darauf vorbereitet werden muss, dass u.U. noch Know-how-Transfer nötig ist und man mit einem cd-gerechten Template meist nicht so arbeiten kann wie mit einer leeren Vorlage. Die Selbstdisziplin Corporate Design dann auch richtig anzuwenden muss vorhanden sein.

Einige Basisinfos habe ich hier zusammengestellt: Office-Basics