Die Grundanforderung, dass regelmäßige Publikationen nicht mehr durch Designer und/oder Setzer endgefertigt werden sollen, kommt immer häufiger zum Tragen. Die Layoutflexibilität von Word lässt viele Möglichkeiten zu (siehe dazu Beitrag »Abschnittsumbrüche«), für eine optimale Weiterverarbeitung als gebundene Broschüren, Hefte oder Bücher sind in Word aber einige Grenzen gesetzt. Unter anderem kennt Word keine Beschnittzugabe und keine Doppelseitengestaltung.
Mit viel Know-how kann man dies mit Workarounds ausgleichen und auch aus Word PDFs für den Auflagendruck erstellen. Für den Durchschnittsuser bedeutet dies aber in der Regel soviel Wissenstransfer, dass der Einsatz eines Satzprogramms gegebenenfalls in Erwägung gezogen werden sollte. Manchmal ist es sogar tatsächlich einfacher in ein neues Programm einzusteigen, als komplizierte Tricks in einem bekannten Programm zu erlernen.

Ich habe bereits Templates für QuarkXPress, InDesign, CorelDraw so erstellt, dass auch Nicht-Designer damit in genau festgelegten Grenzen Publikationen umsetzen können.

Aber auch Office bietet mit dem Publisher eine bequemere Option für die Erstellung von gestaltungsintensiveren Printobjekten. Publisher hat dabei folgende Vorteile:

• Die Benutzeroberfläche ist officekonform, was den Umstieg von Word erleichtert.
• Auch das Handling orientiert sich sehr weit an Word.
• Viele Textautomatiken von Word sind ebenfalls vorhanden.
• Der Workflow orientiert sich aber an klassischen Satzprogrammen wie InDesign und QuarkXpress, inkl. Beschnittzugabe, Doppelseitengestaltung und Musterseitenverwaltung.
• Der Einsatz von intelligenten Gestaltungselemente funktioniert im Wesentlichen wie bei PowerPoint und benötigt daher auch wenig Einarbeitungszeit. Diese Elemente decken auch Funktionen von Grafikprogrammen wie Illustrator und CorelDraw ab.

Da Publisher zum Lieferumfang von Office gehört ist es quasi kostenlos, allerdings wird es viel weniger nachgefragt, was sich auch daran zeigt, dass Hilfe meist mehr Recherche benötigt. Trotzdem kann es in den ausgewählten Umgebungen der bessere Kompromiss sein. Das Beitragsbild zeigt ein Template für einen Gemeindebrief.

Word zeigt manchmal eine Layoutflexibilität, mit der man bei einem Textverarbeitungsprogramm nicht unbedingt rechnen würde. Word kann einspaltige und mehrspaltige Layouts in einer Datei verwalten und sogar Hoch- mit Querformat kombinieren. Allerdings ist Word kein Seitengestaltungsprogramm, die Layoutoptionen gelten daher immer nur für bestimmte Textabschnitte. Diese Arbeitsweise ist für Gestalter ungewöhnlich, diese sind gewohnt, zunächst das Layout anzulegen und dann die Texte einfließen zu lassen. In Word wird dagegen zunächst der Text erfasst und diesem wird dann zugewiesen, wie er sich auf der Druckseite verhalten soll.

Das führt unter Gestaltungsgesichtspunkten zu folgenden »Sollbruchstellen«:

1. Abschnitte können nicht wirklich in Word-Templates vorformatiert werden, denn ein Template ist in der Regel ein leeres Dokument, in dem lediglich die Gestaltungsparameter festgelegt sind. Ein nicht vorhandener Text kann aber natürlich keine abweichenden Abschnittseigenschaften enthalten. Als Workaround kann man bestimmte Abschnitte mit Mustertexten »vordenken«, das führt aber unweigerlich zu Sollbruchstelle 2.
2. Allerdings können auch Muster-Abschnitte nicht einfach innerhalb eines Dokumentes verschoben werden, es müssen immer die Inhalten (Texte, Tabellen, Bilder, usw.) neu organisiert und strukturiert werden – in der Regel durch »Ausschneiden« und »Einfügen«.
3. Das Abschnittshandling in Word ist daher unbequem und auch das Entfernen von Abschnittsumbrüchen führt schnell zu aufwendiger Nacharbeit. Der Grund dafür ist, dass die Eigenschaften des Folgeabschnitts die des vorangehenden Abschnittes überschreiben. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man meist eher die umgekehrte Option einsetzen würde, also die Einstellungen des aktuellen Abschnitts beibehalten will. Optimal wäre natürlich, wenn man beim Entfernen des Abschnittumbruchs festlegen könnte, welche Einstellungen gelten sollen. Das scheint in Word aber nicht vorgesehen.

Fazit ist, der Einsatz von unterschiedlichen Abschnitten muss wohlüberlegt sein. Die Gestaltungsplanung sollte nicht einfach dem Motto »wir wollen mal etwas Abwechslung haben« untergeordnet werden.

Office-Automatiken haben manchmal auf den ersten Blick auch unangenehme Begleiterscheinungen. Oft wird die Logik die dahinter steckt beim zweiten Blick klarer und erweist sich dann als durchaus sinnvoll. Ein sehr ärgerliches Problem ergibt sich aber beim Sprachenwechsel in Word besonders bei sauber strukturierten Dokumenten.

Zunächst mal die positiven Seiten:

1. Word erkennt die Eingabesprache meist nach wenigen Wörtern selbst und weist die richtigen Silbentrennung und Rechtschreibung automatisch zu. So werden auch fremdsprachliche Zitate in Texten erkannt. Die grundsätzlichen Sprachwörterbücher muss Word natürlich im System finden. Diese können aber bei Bedarf leicht nachinstalliert werden.
2. Über Formatvorlagen können ausgewählten Texten auch eine eindeutige Sprache zugewiesen werden. Mehrere Sprachen in einer Datei zu verwalten ist dann kein Problem.
3. Daher muss die Sprache der Benutzeroberfläche auch nicht mit den Spracheinstellungen des Dokumentes harmonieren – anders als beispielsweise in PowerPoint.

Gerade dies kann aber zu einem Problem werden, wenn eine Datei beispielsweise in einem größeren Unternehmen sowohl an deutschen wie an englischen Systemen bearbeitet wird. Dazu muss man folgendes wissen:

• Die von Word gelieferten Standardformatvorlagen, die i.d.R. auch für die Wordstrukturautomatiken genutzt werden (Überschrift, Titel, Verzeichnis, Fußzeile, Standard, usw.) sind sprachsensibel und werden beim Wechsel umbenannt (z.B. eben in: Heading, Title, TOC, Footer, Normal, etc.)

• Manuell ergänzten Strukturelemente, wie etwa ein Kolumnentitel in der Kopfzeile, der üblicherweise mit der Feldfunktion „StyleRef“ auf die Formatvorlage Überschrift/Heading verweist, werden nicht automatisch übersetzt. Der deutsche Kolumnentitel findet beim Sprachwechsel dann die Formatvorlage „Überschrift“ nicht mehr im Dokument, es folgt einen Fehlermeldung.
• Das Problem betrifft immerhin nicht komplett automatisierte Optionen wie beispielsweise das Inhaltsverzeichnis.

Wer gut durchorganisierte Worddokumente erarbeiten will und zu berücksichtigen hat, dass ggf. die Datei an Systemen mit unterschiedlichen Spracheinstellungen funktionieren soll, muss für automatische Textelemente also eigene Formatvorlagen erstellen, die nicht vom System umbenannt werden sondern ihren Namen behalten.

Da ich immer wieder danach gefragt werde – nein, PowerPoint hat tatsächlich keine integrierte Silbentrennung. Microsoft vertritt hier wohl den Standpunkt, dass PowerPoint nur für kurze stichpunktartige Texte gedacht ist. Solange man an Bildschirmpräsentationen denkt ist das auch nachvollziehbar. PowerPoint bietet aber durchaus Einsatzmöglichkeiten, denen eine Silbentrennung gut zu Gesicht stehen würde. PowerPoint ist z.B. im Digitaldruck auch für Plakate, Werbeflyer oder Makler-Exposees eine gute Wahl – immer wenn sehr diverse Layouts zusammengefasst oder optional bereitstehen sollen schlägt PowerPoint das eher auf »Selbstähnlichkeit« ausgerichtete Layoutprinzip von Word.

Aber auch für kurze Texte ist eine Tastenkombination so hilfreich, dass man die verinnerlichen sollte: ein geschütztes Leerzeichen (Alt+0160) verhindert falsche oder störende Zeilenumbrüche, wie beispielsweise zwischen einer Zahl und einem Maß oder einer Mengeneinheit.

Textbearbeitung gehört nicht zu den ureigenen Stärken von PowerPoint. Nicht einmal eine automatische Silbentrennung kann das Programm bieten. Die Spracheinstellungen sind daher etwas rudimentär und auf Blocksatz sollte man verzichten. Trotzdem ist eine Rechtschreibprüfung natürlich oft gewünscht und diese bietet PowerPoint auch grundsätzlich an (siehe Beitragsbild).

Es gilt dabei aber folgendes zu berücksichtigen:

1. Nur vorhandenen Texten kann eine Sprache zugewiesen werden, anders als in Word oder InDesign gibt es in PowerPoint keine Sprachvoreinstellungen die mit Textformatvorlagen gekoppelt sind.
2. Leeren Platzhaltern oder Platzhaltern mit Mustertexten kann man eine Sprache zuweisen. Diese Zuweisung geht aber verloren, wenn der Text neu eingegeben wird, da ja der Mustertext dann gelöscht wird.
3. Auch Textfelder können eine Sprachzuweisung bekommen, auch diese bleibt aber nicht als Formatierung erhalten, wenn beispielsweise eine Textfeld als »Standard« festgelegt wird.
4. Trotzdem weist PowerPoint jedem neu eingegebene Text eine Sprache zu – und stützt sich dabei auf die Einstellung im Tastaturtreiber. Ist die Tastatur also auf »Deutsch« eingestellt, prüft PowerPoint diesen anhand der deutschen Spracheinstellungen, ist die Tastatur auf »Englisch« eingestellt wählt PowerPoint die englische Korrekturhilfe.

Von Microsoft ist dies bestimmt als Feature gemeint und oft hilfreich. Immer mehr Firmen setzen aber auf Englisch als Unternehmenssprache oder zumindest als Kommunikationszweitsprache. Dies bedeutet aber nicht, dass die lokale Sprache (z.B. Deutsch) komplett ignoriert werden kann – hier erweist sich die PowerPoint-Tastaturautomatik eher als hinderlich. Wenn die PowerPoint-Sprache nicht der Tastatursprache entspricht, muss man also immer erst den Text eingeben und dann die Sprache zuweisen.

Für komplette Präsentationen kann man das in der Gliederungsansicht auch für alle Platzhalter in einem Rutsch machen:

• Gliederungsansicht
• Im linken Fenster »Alles markieren« (Strg+A)
• Reiter »Überprüfen«
• »Sprache« und »Sprache für Korrekturhilfen festlegen«

Hiermit erreicht man allerdings nicht die manuellen Textfelder und auch neue Folien sind so nicht berücksichtigt. Will man also Sprachkontrolle on-the-fly einsetzen, kommt man nicht um die manuelle Zuweisung oder eine lokalisierte Tastatur herum. Für User die ihre Tastatur nicht blind beherrschen, kommen dann möglicherweise Workarounds wie mehrsprachige Tastaturen oder Tastaturaufkleber in Betracht.