Vektordateien für Office – endlich SVG

Vektoren

Hochauflösende Grafikdateien für Office zu liefern, ist immer wieder Quelle unangenehmer Überraschungen. Während Excel, Word und PowerPoint unter MacOS wunderbar mit den etablierten Druckvorstufenformaten EPS und PDF klarkommen, sieht die Sache unter dem Platzhirschen Windows anders aus. Das ist kein technisches sondern ein lizenzrechtliches Problem des Datenimports. Das Herstellerdreieck Adobe, Microsoft und Apple hat hier je nach Konstellation unterschiedliche Vereinbarungen.

Konkret bedeutet dies, dass unter Windows bisher proprietäre Vektorformate (WMF und EMF) eingesetzt werden mussten. Leider hat Adobe Illustrator – der »übliche« Lieferant für Vektorgrafiken in klassischen Designbüros – nur einen ungenügenden WMF/EMF-Export, sodass entweder »exotische« Programme (z.B. CorelDraw) oder der Fallback Pixelgrafik gewählt werden mussten.

Seit der Version 2016 können die Microsoft-Office-Programme aber auch das SVG-Format einsetzen. Da meine Aufgaben üblicherweise eher auf Abwärtskompatibilität ausgerichtet sind, bin ich selbst beim Einsatz von SVGs noch sehr konservativ, erste interessante Erfahrungen teile ich aber gerne:

  • Auch das SVG-Format bietet nicht ganz so saubere Vektoren wie AI/EPS/PDF oder proprietäre Grafikdateien wie CDR. Für die Kurvenberechnung scheint die Bildschirmdarstellung ein wesentlicher Faktor zu sein. Es gilt also, je größer die Darstellung der Datei, desto besser die Umrechnung der Vektoren. Im Zweifel sollte man die Datei also deutlich größer oder mindestens genauso groß anlegen wie sie in Office benötigt wird. Auf die Datengröße hat dies bei Vektoren keinen Einfluss und Verkleinern geht immer.
  • Leider bietet Illustrator auch beim SVG nicht die Vektorqualität, die andere Programme zustande bringen. Im Bild ist links ein S aus Illustrator zu sehen, rechts aus CorelDraw.
    Allerdings ist dieser Ausschnitt stark vergrößert (ca. 1200 %), im Alltagsgebrauch sind Illustrator-SVGs daher brauchbar
  • SVGs werden von Office als Grafiken und nicht als Bilder behandelt.
  • Einfarbige SVGs können daher in Office eingefärbt werden. Für Icons oder Logos die in unterschiedlichen (Design-)Farben verwendet werden sollen (z.B. auch weiß auf Hintergrund) reicht daher nun eine Vorlage, es muss nicht für jede Option eine eigene Datei angelegt werden. Hier gilt aber zu beachten, dass diese SVGs dann wirklich nur eine Farbe haben, bzw. alle Elemente strikt getrennt oder zu einem zusammengefügt sind. Die Dateien sollten keine Linienattribute haben und Linien sollten sich auch nicht überschneiden. Für den geneigten Grafiker gilt hier: am besten die Komplexitätsvorgaben, die man auch für die Entwicklung von Schriftfonts einsetzen würde, zu beachten.
  • Mehrfarbige SVGs sollen natürlich i.d.R. ihre Farben erhalten und nicht in Office korrumpiert werden. Zu verhindern ist dies leider nicht, hier gilt es also, den Kunden zu sensibilisieren.

Auch wenn die Grafik- und Designengine aller Office-Programme eigentlich die gleiche Basis hat, gibt es auch hier Überraschungen:

  • In Excel können SVGs nicht im Bereich Kopf- und Fußzeile eingesetzt werden, hier ist normalerweise der richtige Platz für Logos und sich wiederholende Gestaltungselemente.
  • In PowerPoint sind SVGs zwar beliebig skalierbar ohne die Vektoreigenschaften zu verlieren. Speichert man die Präsentation aber als PDF, so findet man im PDF plötzlich Pixel statt Vektoren.
  • In Word zeigen sich bisher keine Auffälligkeiten (Stand Januar 2021).
  • In allen Office-Programmen können SVGs in Office-eigene Grafiken umgewandelt werden. Damit ist noch mehr Flexibilität beim Einsatz von Farben möglich, vor allem auch die Anpassung von externen Farbtönen an das interne Farbklima. Allerdings geht dann die Option verloren, Ausschnitte zu bestimmen.

CD-gerechte Worddokumente am Beispiel einer Briefvorlage

Workshop,
ca. 6 Stunden
Einzel- oder Kleinteamschulung in Dortmund
Vor-Ort-Termine und Onlineschulung auf Anfrage möglich

  1. ca. 3 Stunden Vortrag:
    – Einführung ins Thema
    – Benutzeroberfläche von Word
    – Austauschformate für die Einbindung von Grafiken (Logo, Designelemente, …)
    – Dokument einrichten
    – Arbeiten mit Schrift und Typografie
    – Einstieg in das Thema »Feldfunktionen«
    – Übergabe offener Dokumente (MacOS/Windows)
  2. ca. eine Stunde
    – Fragen
  3. Pause
  4. ca. 2 Stunden
    – individuelle Arbeit am Rechner mit Einzelgesprächen. Eine Aufgabe und die benötigten Dateien werden gestellt. Gerne kann ein aktuelles eigenes Projekt bearbeitet werden.
  5. ca. eine Stunde
    – Präsentation und Besprechung der Ergebnisse
    – Hinweis auf konkrete Problemstellungen aus den Bearbeitungen
    – Diskussion

Kosten
in Dortmund:
€ 360,00 zzgl. MwSt.
€ 250,00 zzgl. MwSt. für AGD-Mitglieder
(Mitglieder kooperierender/anderer Verbände bitte anfragen).
Teilnehmerzahl maximal 2

Vor-Ort/Online:
auf Anfrage

Kontakt: mail@mikschulz.de

PowerPoint für Designer

Workshop,
ca. 6 Stunden
Einzel- oder Kleinteamschulung in Dortmund
Vor-Ort-Termine und Onlineschulung auf Anfrage möglich

  1. ca. 3 Stunden Vortrag:
    – Einführung ins Thema
    – Einsatz von primäre und sekundären CD-Merkmalen
    – Benutzeroberfläche von PowerPoint
    – Austauschformate für die Einbindung von Grafiken (Logo)
    – Dokument einrichten
    – Wie funktionieren Folienmaster und Folienlayouts
    – Arbeiten mit Platzhaltern (Inhalt, Text, Bild, …)
    – Einsatz von Animationen
    – Übergabe offener Dokumente (MacOS/Windows)
  2. ca. eine Stunde
    – Fragen
  3. Pause
  4. ca. 2 Stunden
    – individuelle Arbeit am Rechner mit Einzelgesprächen. Eine Aufgabe und die benötigten Dateien werden gestellt.
  5. ca. eine Stunde
    – Präsentation und Besprechung der Ergebnisse
    – Hinweis auf konkrete Problemstellungen aus den Bearbeitungen
    – Diskussion

Kosten
in Dortmund:
€ 360,00 zzgl. MwSt.
€ 250,00 zzgl. MwSt. für AGD-Mitglieder
(Mitglieder kooperierender/anderer Verbände bitte anfragen).
Teilnehmerzahl maximal 2

Vor-Ort/Online:
auf Anfrage

Kontakt: mail@mikschulz.de

Fluch und Segen für Gestalter: Excel, Diagramme und SmartArts

Workshop,
ca. 6 Stunden
Einzel- oder Kleinteamschulung in Dortmund
Vor-Ort-Termine und Onlineschulung auf Anfrage möglich

  1. ca. 75 Minuten Vortrag:
    – Einführung in Excel
    – Benutzeroberfläche von Excel
    – Austauschformate für die Einbindung von Grafiken (Logo)
    – Dokument einrichten
    – Kopf- und Fußzeile
    – Formatieren in Excel
  2. Übungsaufgabe 1: statisches, einseitiges Rechnungsformular in Excel (< 90 Min.)
    – Besprechung der Ergebnisse
  3. Pause
  4. ca. 45 Minuten Vortrag:
    – Diagrammautomatiken
    – Designfarben
    – Designschriftarten
  5. Übungsaufgabe 2: Drei Diagramme formatieren (ggf. inkl. PowerPoint-Animation) (< 60 Min.)
    – Besprechung der Ergebnisse
  6. ca. 30 Minuten Vortrag:
    – SmartArt-Automatiken
  7. Übungsaufgabe 3: Zwei SmartArts formatieren (< 45 Min.)
    – Besprechung der Ergebnisse
  8. Ausblick: Diagramme und/oder SmartArts für Print optimieren (ca. 15 Min.)

Kosten
in Dortmund:
€ 360,00 zzgl. MwSt.
€ 250,00 zzgl. MwSt. für AGD-Mitglieder
(Mitglieder kooperierender/anderer Verbände bitte anfragen).
Teilnehmerzahl maximal 2

Vor-Ort/Online:
auf Anfrage

Kontakt: mail@mikschulz.de

Word, PDF und Formulare

Entwicklertools in Word

Im Themendreieck Word und PDF und Formulare begegne ich oft einem Missverständnis, das sich eigentlich ganz schnell aus dem Wege räumen lässt, seltsamerweise aber immer wieder auf die Agenda kommt – wohl in der Hoffnung mit jeder neuen Word- und/oder PDF-Version könnten hier neue Funktionen eingebaut sein.

Das grundsätzliche Missverständnis ist, dass wenn man mit Word doch Formulare (also am PC ausfüllbare Dokumente) erstellen kann und Word auch über einen integrierten PDF-Export verfügt, dann sollte man mit Word doch auch PDF-Formulare erstellen können.

Nein, das geht leider nicht, die Formularfunktionen von Word sind nicht kompatibel mit denen von Acrobat. Das liegt unter anderem auch daran, dass einige der Word-Funktionalität hier gar nicht von Office kommt, sondern Office eine Schnittstelle zu Windows (und ActiveX) eingebaut hat (wen wundert’s kommt ja aus dem gleichen Haus). D.h. einige der Funktionalitäten um ein Formular zu bauen, sind auch nur unter Windows verfügbar (auch Formularfunktionen können am Plattformwechsel scheitern). Wird ein Word-Formular also als PDF gespeichert, bleiben zwar die Feldinhalte erhalten, aber es sind keine ausfüllbaren Felder mehr. Die Feldfunktion wird »flachgerechnet«.

Ein Word-Formular ist also immer nur mit Word ausfüllbar – und vielleicht noch von kompatiblen Textverarbeitungsprogrammen.

Allerdings werden die Automatikfunktionen von Acrobat tatsächlich mit jeder Version zuverlässiger und teilweise gelingt die automatische Konvertierung von Word-Formularen in ein PDF Formular schon ganz gut. Dazu wird aber das Vollprodukt benötigt (also nicht der Acrobat Reader) und man muss sich mit den Einstellungen in Acrobat und dem Aufbau eines PDF-Formulars gut auskennen. Oder man baut das Formular gleich in InDesign.

Excel | Verzerrte Grafiken und Bilder

Grafikproportionen auf Kopfzeile

Excel erweist sich immer wieder als besonders sperrig wenn es um cd-gerechte Formatierungen geht. Besonders deutlich zeigt sich das an der Tatsache, dass Bilder (auch Grafiken und Logos oder Grafiksatz also) fast immer leicht verzerrt eingefügt werden. Als Hausnummer kann man ungefähr von einem Seitenverhältnis von 1:1,1 ausgehen. Konkret bedeutet das: ein Bild wird meist ca. 10% breiter eingesetzt als es im Dateiformat angelegt ist oder, wenn man lieber andersherum rechnet, ca. 10% niedriger.

Die Abweichung ist einerseits so minimal, dass sie dem Normaluser nicht auffällt andererseits signifikant genug, dass sie dem Designer nicht nur bei »perfekten« Formen wie Kreis und Quadrat ein Dorn im Auge ist.

All meine Recherchen haben bisher kein Erklärung für dieses Verhalten gefunden, das zudem auch noch systemabhängig zu sein scheint. Je nach ausgewähltem Drucker(-treiber) und Standardschriftart der Excel-Datei (die spielt bei der Berechnung von Excel-Proportionen immer eine Rolle) kann die Abweichung größer oder kleiner sein und die Position zu anderen Excel-Elementen mehr oder weniger stark abweichen. Eine echte Lösung kann ich also nicht anbieten – und auch andere Internetforen sind bisher nicht hilfreich.

Ein Workaround ist, die entsprechende Datei »sozusagen« bewusst in die Gegenrichtung zu verzerren (also 10% höher oder schmaler anlegen oder in Excel skalieren). Ich bevorzuge das Skalieren bereits im Designprogramm wenn es um wichtige Grafiken, also insbesondere Logos oder Grafiksatz auf der Kopfzeile geht. Im Designprogramm habe ich mehr Kontrolle, zumal Excel leider regelmäßig die Prozentwerte »vergisst«, was eine Neuberechnung erfordert. Für Bilder und Grafiken im Dokumentenbereich ist man flexibler, wenn man die Skalierung in Excel selber macht (hier sichert Excel auch die Prozentwerte) – aber Achtung: Auch die Ansicht Seitenlayout hat ihre Tücken – ganz sicher ist man nur, wenn man das Ergebnis in der Druckvorschau prüft.

Wem die Hausnummer ca. 10% (Tendenz = eher weniger als 10%) nicht ausreicht für seine Anwendungen kann zumindest in einer Testphase eine Idealfigur einsetzen (am besten ein Quadrat) um am Monitor das richtige Seitenverhältnis auszutesten.

Microsoft Word oder Google Docs?

In den zwanzig Jahren die ich im Bereich Office-Templates arbeite, ist mir immer wieder die Frage nach anderen Bürosoftwares gestellt worden. Mal ging es um ganze Pakete wie StarOffice oder OpenOffice, mal wurde plattformorientiert diskutiert (Linux oder MacOS mit der iWork-Suite), mal konkret Spezialanwendungen (Prezi) ins Gespräch gebracht.

Aktuell in der Covid-19-Situation (Stand Mai 2020) häufen sich Fragen zur Google-Suite als Alternative, da viele Nutzer die Optionen für entferntes und kooperatives Arbeiten an Dokumenten hier intuitiver und angenehmer empfingen als bei Nutzung von Microsoft-Teams. Ich kann ehrlicherweise wenig zum Thema kooperatives Bearbeiten sagen, habe aber eine fundierte Meinung zu anderen Aspekten:

  1. Alle Programme haben ihre Vor- und Nachteile — auch Microsoft Office hat ärgerliche Macken oder Fehlleistungen (über einige habe ich hier ja schon geschrieben).
  2. Microsoft Office darf sich dennoch als Platzhirschen betrachten, denn:
    A) die Dateiformate von Excel, PowerPoint und Word sind Quasi-Standard und können von allen Alternativen gelesen, verarbeitet und mit wenig Einschränkungen auch ausgegeben werden.
    B) Alle 4 bis 5 Jahre wurde bisher eine andere Suite als Alternative ins Spiel gebracht. Konkurrent war aber immer Microsoft, Know-how hier scheint also nachhaltig gefordert zu sein.
  3. Grundsätzlich ist dabei die Programmlogik identisch in allen Textverarbeitungsprogrammen, in allen Tabellenkalkulationsprogrammen und in allen Präsentationsprogrammen (Prezi ist da etwas außen vor). Wer eine Textverarbeitungs-Software wirklich beherrscht, dem fällt es leicht sich auf ein anderes gleichwertiges Tool einzulassen und ggf. Workarounds für fehlende Funktionen zu finden.

Was bedeutet dies konkret für Google Docs?

Für die rein inhaltliche Arbeit hat der Wechsel von Word zu Google Docs wenig Auswirkungen. In meinem Spezialgebiet: »gestaltungskontrolliertes und effizientes Arbeiten bis hin zur Satzreife« – zeigt Google Docs jedoch einige Schwächen:

  • Die Auswahl der Schriftarten ist eingeschränkt, viele hochwertige Satzschriften lassen sich in Google Docs nicht integrieren.
  • Die Anzahl von Formatvorlagen die nicht gestaltungsgeschulten Anwendern cd-konformes Arbeiten überhaupt erst ermöglicht ist eingeschränkt.
  • Einige Automatiken die Word auf Knopfdruck bereithält, benötigen in Google Docs zwei oder mehr Eingriffe oder liegen gar nicht als Automatik vor, sondern müssen manuell erarbeitet werden.
  • Google Docs stellt nur beschränkt interne Verweise zur Verfügung. Beispielsweise kann nur ein Verzeichnis pro Dokument verwaltet werden, bei wissenschaftlichen Dokumentationen braucht man aber meistens 5: Inhalts-, Abbildungs-, Quellen-, Tabellen- und Literaturverzeichnis.
  • Einige Optionen lassen sich durch verschiedene Add-ins nachrüsten. Es widerspricht aber dem intuitiven, kooperativem Arbeiten, wenn man erstmal festlegen muss, welche Add-ins verwendet werden können und schlimmstenfalls das Fehlen eines Add-ins die Bearbeitung der Datei sogar behindert.

Mein Fazit (Mai 2020) ist:

Google Docs ist eher für einen redaktionellen Workflow geeignet, also: erster Schritt Erstellung und Abstimmung der Inhalte bis Redaktionsschluss. Im zweiten Schritt dann das »Gießen« in eine CD-gerechte Form – üblicherweise dann eher in einem Satzprogramm wie InDesign.
Bei einem integrativen Workflow, also Erstellung und Bearbeitung der Inhalte in einem kooperativen Prozess bei gleichzeitiger Berücksichtigung/Anwendung der formalen Designaspekte, kann Google Docs Word (noch) nicht das Wasser reichen, bzw. man muss Design- und technische Ansprüche deutlich reduzieren.

Word – Aufzählungspunkte und ein MacOS-Bug

Die Aufzählungspunkte von Listenebenen in Word können hochgradig individualisiert werden. Gerade für längere Dokumente bietet es sich regelmäßig an, Gestaltungselemente des Corporate Designs aufzugreifen. Dabei gilt es folgende Punkte zu beachten:

  • Die (automatischen) Aufzählungspunkte stehen immer auf der Textgrundlinie. Sie sollten daher nicht zu groß geplant werden, da dies eine harmonische optische Ausrichtung am Text erschwert oder gar unmöglich macht.
  • Wenn die Aufzählungspunkte nicht aus dem Zeichenvorrat der Schriftart des nachfolgenden Textes genommen werden können, muss darauf geachtet werden, dass bei Weitergabe des Dokumentes (beispielsweise zur kooperative Bearbeitung) die Schriftart der Aufzählungspunkte den gleichen Systemeinschränkungen wie die Textschriften unterliegt.
    Die Schriftart muss also im System vorhanden sein (z.B. Wingdings oder Webdings) oder nachinstalliert werden (GoogleFonts). Im Falle von hochwertige Satz- oder Iconschriften müssen die Schriftartdateien mitgeliefert und ggf. nachlizenziert werden.
  • Um das Schriftproblem zu umgehen, aber auch um besonders individuelle Gestaltung zu ermöglichen, kann man auch Grafiken als Aufzählungspunkte einsetzen. Hier gibt es allerdings leider eine Plattformbeschränkung: unter MacOS wird für die Darstellung von Grafik-Aufzählungspunkte anscheinend so viel Grafikspeicher benötigt, dass Word-Dateien mit vielen Aufzählungen abstürzen oder sich gar nicht öffnen lassen.

Statisches Layout in Word

In der Regel wird Word als Textverarbeitungsprogramm verstanden und in diesem Sinne arbeitet es immer dynamisch. Anders als Satzprogrammen wie InDesign oder QuarkXpress hat Word nicht die Gestaltung einer Seite im Fokus, sondern die Verteilung von Text. Und wenn der Text nicht mehr auf die Seite passt – schwupps – hat Word eine neue eingefügt. Das ist auch der Grund, warum beim Anlegen einer Word-Datei keine Seitenanzahl angegeben werden muss, Word kümmert sich da ganz automatisch drum.

Aber es gibt Fälle, in denen man diese Automatik gerne unterbinden möchte, besonders wenn man Word für überschaubare Drucksachen einsetzen will, z.B.:

  • für einen Newsletter mit genau einer Vorder- und Rückseite
  • für kurze Handouts mit festgelegter Seitenzahl (4-, 6-, 8-Seiter)
  • für Aushänge oder Plakate, die nur eine Vorderseite haben dürfen

Für solche Gelegenheiten sind tatsächlich Textfelder eine gute Option. Ähnlich wie in Satzprogrammen können Textfelder so eingestellt werden, dass der Übersatz unsichtbar ist. Der Kunde muss dann also aktiv den Text kürzen. Im Beitrag Textfelder hatte ich zwar auf die Gefahr des übermäßigen Einsatzes hingewiesen, da Textfelder unter anderem die dynamische Seitenverwaltung von Word stören können – hier ist aber genau das unser Ziel.

Was aber, wenn man dynamische und statische Bereiche kombinieren will? Typischer Fall ist die Adresse bei einem Briefbogen. Hier muss gewährleistet sein, dass sie ins Fenster des Umschlags passt.
Da können Tabelleneinstellungen hilfreich sein. Die Zellenhöhe und -breite einer Tabelle lässt sich in Word festlegen, sodass auch hier der Text dann zu Übersatz wird. Aber Achtung, die Option »genau« findet sich nur im Tabelleneigenschaftendialog wieder, die Formatierung über die Ribbonoberfläche definiert nur die Mindesthöhe und bleibt also variabel.

Die Einstellung kann für alle Zellen gelten — aber auch für einzelne individuell eingerichtet werden. Dynamische und statische Tabellenzellen können in einer Tabelle kombiniert werden. Allerdings lässt sich diese Einstellung nicht in Tabellenformatvorlagen integrieren, sondern nur auf einzelne Tabellen anwenden.

Excel und die Zwischenablage

Die meisten Inhalte lassen sich bei moderner Software ganz einfach über die Zwischenablage von einer Datei in eine andere kopieren. In der Regel auch programmübergreifend, also z.B. von einem Word-Dokument in eine PowerPoint-Präsentation.

Wer für diesen Weg ausschließlich die Tastaturshortcuts »STRG+C« (Kopieren) und »STRG+V« (Einfügen) verwendet, nutzt dabei das mächtige Werkzeug »Zwischenablage« nur sehr eingeschränkt.

Es ist oft empfehlenswert im Zweifelsfall den Einfügeprozess durch den Mausrechtsklick einzuleiten, denn dann erscheinen im Dialog (siehe Bild) weitere Optionen. In den Office-Programmen auch meist mit einer Live-Vorschau, sodass man ohne Probleme die zur Verfügung stehenden Optionen prüfen kann. In Word und PowerPoint (aber auch in Satzprogrammen wie InDesign) kann es beispielsweise sinnvoll sein, kopierten Text ohne Formatierungen einzusetzen, da i.d.R. die Gestaltung von der Zieldatei bestimmt werden soll.

Bei Excel ist aber selbst mit dem Kontextmenü die Zwischenablage noch nicht an ihrem Ende angekommen. Hier steht unter »Inhalte einfügen« noch eine Dialogstufe mehr zur Verfügung.

Bei den komplexen Funktionen die Excel als Tabellenkalkulation bereit hält, ist es kein Wunder, dass auch die Zwischenablage sehr komplexe Einstellungsmöglichkeiten bietet, die hier im Einzelnen nicht behandelt werden können. Die Einstellungsmöglichkeiten enden auch nicht bei rein formalen Parametern (obwohl auch die angeboten werden). Für Excel viel wichtiger ist es:

  • ob beispielsweise eine Formel übernommen werden soll, um in der Zieldatei auf Basis anderer Werte die gleiche Berechnung durchzuführen.
  • oder ob Werte übernommen werden sollen, weil sie Grundlage für eine andere Berechnung sind.

In der Regel sollte der inhaltliche Bearbeiter der Datei(en) festlegen können, welche Optionen die richtigen sind. Für den Designer von Templates ist es wichtig zu wissen, dass diese Einstellungsmöglichkeiten vorhanden sind um ggf. den User darauf hinzuweisen.