Die Serienfunktion in Office

Screenshot von Weblayoutansicht in Word

Das Zusammenspiel der verschiedenen Programme im Microsoft-Office-Paket bietet einige interessante Optionen. In Marketing-Umgebungen sehr beliebt ist die Serienfunktion. Hierbei wird grundsätzlich ein Worddokument mit einer Datenbankfunktionalität (Access oder Excel) verknüpft, die es möglich macht, den gleichen Inhalt personalisiert an verschiedenen Empfänger zu senden.

Ganz analog gilt das für einen Serienbrief, Adresse und Anrede kommen aus der Datenbank, Inhalte und Gestaltung werden in Word zusammengestellt und dann auf dem Bürodrucker ausgegeben. Hierbei gilt in Word höchste Gestaltungsfreiheit, denn man arbeitet in der Regel im Wysiwyg-Modus, der sehr zuverlässig darstellt, wie das Dokument auf dem Drucker ausgegeben wird. Natürlich gibt es ein paar Einschränkungen, ein farbiges Dokument wird auf einem schwarz-weiß Drucker nur in Graustufen gedruckt werden und randabfallende Elemente sind auf Endformatdruckern auch kritisch. Aber diese Einschränkungen sind intuitiv nachvollziehbar und daher meist keiner Erwähnung wert.

Anders ist es, wenn es digital wird. Mithilfe von Outlook kann die Serienfunktion auch Serienmails generieren, d.h. es wird nicht eine Mail an viele Empfänger gesendet (das wäre eine Massenmail), sondern eine Mail wird mehrmals an jeweils einen Empfänger gesendet. Dies ist ein entscheidender Unterschied für die Wirksamkeit von E-Mail-Newsletter. Die üblichen Newsletter-Spezial-Softwares haben diese Funktionalität ebenfalls eingebaut und für komplex gestaltete Newsletter würde ich auch immer empfehlen zu diesen Tools zu greifen. Genauso wie ich für komplexe Imagebroschüren natürlich eher zu InDesign als zu Word greifen würde.

Aber für einfache Informations- oder Einladungsmails ist die Word-Serienfunktion sehr nützlich und allemal besser als eine Massenmail direkt aus Outlook oder einem anderen Mail-Client, denn die können leicht in Spamfiltern hängenbleiben. Die Gestaltungsansprüche sollte man hierbei etwas reduzieren, zwar gibt es auch eine Weblayout-Vorschau in Word, die ist aber weniger zuverlässig und einige Wordformatierungen überleben die Übertragung in die E-Mail-Ausgabe nicht. Beispielsweise GROSSBUCHSTABEN müssen tatsächlich groß geschrieben werden, die Formateinstellung geht verloren. Und Schriftfonts sollten Systemfonts sein, damit die Mail beim Empfänger nicht falsche Schriften zeigt. Für überschaubare Layoutansprüche kann man dann noch zu Tabellenformatierungen greifen. Dann ist die Gestaltungssicherheit – solange der Empfänger auch Outlook einsetzt – sehr hoch. Für andere E-Mail-Clients (z.B. Thunderbird) hilft nur testen.

Frei buchbar | Fluch und Segen für Gestalter: Excel, Diagramme und SmartArts

Workshop,
ca. 6 Stunden
Einzel- oder Kleinteamschulung in Dortmund
Vor-Ort-Termine und Onlineschulung auf Anfrage möglich

  1. ca. 75 Minuten Vortrag:
    – Einführung in Excel
    – Benutzeroberfläche von Excel
    – Austauschformate für die Einbindung von Grafiken (Logo)
    – Dokument einrichten
    – Kopf- und Fußzeile
    – Formatieren in Excel
  2. Übungsaufgabe 1: statisches, einseitiges Rechnungsformular in Excel (< 90 Min.)
    – Besprechung der Ergebnisse
  3. Pause
  4. ca. 45 Minuten Vortrag:
    – Diagrammautomatiken
    – Designfarben
    – Designschriftarten
  5. Übungsaufgabe 2: Drei Diagramme formatieren (ggf. inkl. PowerPoint-Animation) (< 60 Min.)
    – Besprechung der Ergebnisse
  6. ca. 30 Minuten Vortrag:
    – SmartArt-Automatiken
  7. Übungsaufgabe 3: Zwei SmartArts formatieren (< 45 Min.)
    – Besprechung der Ergebnisse
  8. Ausblick: Diagramme und/oder SmartArts für Print optimieren (ca. 15 Min.)

Kosten
in Dortmund:
€ 600,00 zzgl. MwSt.
€ 400,00 zzgl. MwSt. für Mitglieder einiger Design- und/oder Berufsverbände (bitte anfragen)
Teilnehmerzahl maximal 3

Vor-Ort/Online:
auf Anfrage

Kontakt: mail@mikschulz.de

Frei buchbar | PowerPoint für Designer

Workshop,
ca. 6 Stunden
Einzel- oder Kleinteamschulung in Dortmund
Vor-Ort-Termine und Onlineschulung auf Anfrage möglich

  1. ca. 3 Stunden Vortrag:
    – Einführung ins Thema
    – Einsatz von primäre und sekundären CD-Merkmalen
    – Benutzeroberfläche von PowerPoint
    – Austauschformate für die Einbindung von Grafiken (Logo)
    – Dokument einrichten
    – Wie funktionieren Folienmaster und Folienlayouts
    – Arbeiten mit Platzhaltern (Inhalt, Text, Bild, …)
    – Einsatz von Animationen
    – Übergabe offener Dokumente (MacOS/Windows)
  2. ca. eine Stunde
    – Fragen
  3. Pause
  4. ca. 2 Stunden
    – individuelle Arbeit am Rechner mit Einzelgesprächen. Eine Aufgabe und die benötigten Dateien werden gestellt.
  5. ca. eine Stunde
    – Präsentation und Besprechung der Ergebnisse
    – Hinweis auf konkrete Problemstellungen aus den Bearbeitungen
    – Diskussion

Kosten
in Dortmund:
€ 600,00 zzgl. MwSt.
€ 400,00 zzgl. MwSt. für Mitglieder einiger Design- und/oder Berufsverbände (bitte anfragen).
Teilnehmerzahl maximal 3

Vor-Ort/Online:
auf Anfrage

Kontakt: mail@mikschulz.de

Frei buchbar | CD-gerechte Worddokumente am Beispiel einer Briefvorlage

Workshop,
ca. 6 Stunden
Einzel- oder Kleinteamschulung in Dortmund
Vor-Ort-Termine und Onlineschulung auf Anfrage möglich

  1. ca. 3 Stunden Vortrag:
    – Einführung ins Thema
    – Benutzeroberfläche von Word
    – Austauschformate für die Einbindung von Grafiken (Logo, Designelemente, …)
    – Dokument einrichten
    – Arbeiten mit Schrift und Typografie
    – Einstieg in das Thema »Feldfunktionen«
    – Übergabe offener Dokumente (MacOS/Windows)
  2. ca. eine Stunde
    – Fragen
  3. Pause
  4. ca. 2 Stunden
    – individuelle Arbeit am Rechner mit Einzelgesprächen. Eine Aufgabe und die benötigten Dateien werden gestellt. Gerne kann ein aktuelles eigenes Projekt bearbeitet werden.
  5. ca. eine Stunde
    – Präsentation und Besprechung der Ergebnisse
    – Hinweis auf konkrete Problemstellungen aus den Bearbeitungen
    – Diskussion

Kosten
in Dortmund:
€ 600,00 zzgl. MwSt.
€ 400,00 zzgl. MwSt. für Mitglieder einiger Design- und/oder Berufsverbände (bitte anfragen)
Teilnehmerzahl maximal 3

Vor-Ort/Online:
auf Anfrage

Kontakt: mail@mikschulz.de

Feste Workshoptermine 2025

Für 2025 stehen bisher drei Termine in Dortmund fest:
21. Januar — Word
22. Januar — PowerPoint
23. Januar — Excel und die Diagrammtools

Die Termine sind so gelegt, dass sie auch zusammen gebucht werden können und mit Übernachtung auch für weiter Anreisende interessant sind. Bei der Suche nach Übernachtungsmöglichkeiten bin ich gerne behilflich.

Seminarort ist: Breisenbachstr. 9, 44357 Dortmund
(im eigenen Büro habe ich Platz für bis zu 6 Teilnehmer, bzw. 3 Arbeitsplätze für Zweierteams), Parkplätze sind vor dem Haus vorhanden, eine S-Bahn-Haltestelle ist ca. 300 Meter entfernt — bei diesen Terminen ist eine Mittagspause mit Brotzeit inkludiert)
Infos zu Inhalten, Kosten, Anmeldung und Rabattierungen sind hier zu finden: Workshops – mikschulz

PowerPoint – Workaround für Copy/Paste-Platzhalterproblem

Screenshot der im Text erwähnten PowerPoint-Folienzustände

Einige PowerPoint-User fühlen sich mit der Folienmaster/-layout-Funktionalität und den verschiedenen Inhalts-Platzhaltern die dafür benötigt werden nicht immer wohl. Manche bevorzugen einen Copy/Paste-Workflow, sie kopieren sich Elemente von einer Folie auf eine andere (oder auch ganze Folien) und fügen dann dort ihre Inhalte ein. Copy/Paste unterläuft aber den »Designschutz« von PowerPoint, daher ist er als generelles Prozedere für gestaltungssicheres Arbeiten nicht geeignet. Für CD-gerechte Templates gibt es also kein Vorbei an den Platzhaltern.

Trotzdem ist es manchmal sinnvoll auch Copy/Paste mit einzuplanen, dabei gibt es einen kleinen Stolperstein, wenn man beide Workflows miteinander vermischt:

  • Status quo (Folie 1 im Screenshot): wir haben einen Inhaltsplatzhalter mit Texten gefüllt und per Listenebenen die Textformatierungen zugewiesen
  • Wenn wir diesen Platzhalter kopieren und auf einer neuen Folie die nicht auf demselben Folienlayout basiert einfügen (Folie 2 im Screenshot), wird der Platzhalter zum Textfeld und verliert seine Formatierungen

Der Workaround ist:

  • Platzhalter kopieren und auf derselben Folie einfügen
  • der wird dann trotzdem zum Textfeld, behält aber seine Formatierungen (Folie 3 im Screenshot) – und auch alle »Listenebenenformatvorlagen« vom Master
  • nun kann dieses Textfeld ausgeschnitten und auf jeder anderen Folie eingesetzt werden
  • Aber Achtung, die Verknüpfung zum »Designschutz« geht trotzdem verloren

… und was ist mit Publisher

Die Grundanforderung, dass regelmäßige Publikationen nicht mehr durch Designer und/oder Setzer endgefertigt werden sollen, kommt immer häufiger zum Tragen. Die Layoutflexibilität von Word lässt viele Möglichkeiten zu (siehe dazu Beitrag »Abschnittsumbrüche«), für eine optimale Weiterverarbeitung als gebundene Broschüren, Hefte oder Bücher sind in Word aber einige Grenzen gesetzt. Unter anderem kennt Word keine Beschnittzugabe und keine Doppelseitengestaltung.
Mit viel Know-how kann man dies mit Workarounds ausgleichen und auch aus Word PDFs für den Auflagendruck erstellen. Für den Durchschnittsuser bedeutet dies aber in der Regel soviel Wissenstransfer, dass der Einsatz eines Satzprogramms gegebenenfalls in Erwägung gezogen werden sollte. Manchmal ist es sogar tatsächlich einfacher in ein neues Programm einzusteigen, als komplizierte Tricks in einem bekannten Programm zu erlernen.

Ich habe bereits Templates für QuarkXPress, InDesign, CorelDraw so erstellt, dass auch Nicht-Designer damit in genau festgelegten Grenzen Publikationen umsetzen können.

Aber auch Office bietet mit dem Publisher eine bequemere Option für die Erstellung von gestaltungsintensiveren Printobjekten. Publisher hat dabei folgende Vorteile:

  • Die Benutzeroberfläche ist officekonform, was den Umstieg von Word erleichtert.
  • Auch das Handling orientiert sich sehr weit an Word.
  • Viele Textautomatiken von Word sind ebenfalls vorhanden.
  • Der Workflow orientiert sich aber an klassischen Satzprogrammen wie InDesign und QuarkXpress, inkl. Beschnittzugabe, Doppelseitengestaltung und Musterseitenverwaltung.
  • Der Einsatz von intelligenten Gestaltungselemente funktioniert im Wesentlichen wie bei PowerPoint und benötigt daher auch wenig Einarbeitungszeit. Diese Elemente decken auch Funktionen von Grafikprogrammen wie Illustrator und CorelDraw ab.

Da Publisher zum Lieferumfang von Office gehört ist es quasi kostenlos, allerdings wird es viel weniger nachgefragt, was sich auch daran zeigt, dass Hilfe meist mehr Recherche benötigt. Trotzdem kann es in den ausgewählten Umgebungen der bessere Kompromiss sein. Das Beitragsbild zeigt ein Template für einen Gemeindebrief.

Abschnittsumbruch in Word

Word zeigt manchmal eine Layoutflexibilität, mit der man bei einem Textverarbeitungsprogramm nicht unbedingt rechnen würde. Word kann einspaltige und mehrspaltige Layouts in einer Datei verwalten und sogar Hoch- mit Querformat kombinieren. Allerdings ist Word kein Seitengestaltungsprogramm, die Layoutoptionen gelten daher immer nur für bestimmte Textabschnitte. Diese Arbeitsweise ist für Gestalter ungewöhnlich, diese sind gewohnt, zunächst das Layout anzulegen und dann die Texte einfließen zu lassen. In Word wird dagegen zunächst der Text erfasst und diesem wird dann zugewiesen, wie er sich auf der Druckseite verhalten soll.

Das führt unter Gestaltungsgesichtspunkten zu folgenden »Sollbruchstellen«:

  1. Abschnitte können nicht wirklich in Word-Templates vorformatiert werden, denn ein Template ist in der Regel ein leeres Dokument, in dem lediglich die Gestaltungsparameter festgelegt sind. Ein nicht vorhandener Text kann aber natürlich keine abweichenden Abschnittseigenschaften enthalten. Als Workaround kann man bestimmte Abschnitte mit Mustertexten »vordenken«, das führt aber unweigerlich zu Sollbruchstelle 2.
  2. Allerdings können auch Muster-Abschnitte nicht einfach innerhalb eines Dokumentes verschoben werden, es müssen immer die Inhalten (Texte, Tabellen, Bilder, usw.) neu organisiert und strukturiert werden – in der Regel durch »Ausschneiden« und »Einfügen«.
  3. Das Abschnittshandling in Word ist daher unbequem und auch das Entfernen von Abschnittsumbrüchen führt schnell zu aufwendiger Nacharbeit. Der Grund dafür ist, dass die Eigenschaften des Folgeabschnitts die des vorangehenden Abschnittes überschreiben. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man meist eher die umgekehrte Option einsetzen würde, also die Einstellungen des aktuellen Abschnitts beibehalten will. Optimal wäre natürlich, wenn man beim Entfernen des Abschnittumbruchs festlegen könnte, welche Einstellungen gelten sollen. Das scheint in Word aber nicht vorgesehen.

Fazit ist, der Einsatz von unterschiedlichen Abschnitten muss wohlüberlegt sein. Die Gestaltungsplanung sollte nicht einfach dem Motto »wir wollen mal etwas Abwechslung haben« untergeordnet werden.

Schriftarten in Word und PDF

Die integrierte PDF-Speicher-Option von Word erlaubt es, auch Dokumente für den professionellen Druck zu erstellen. Mit Online-Dienstleistern sind auch kleine Auflagen bezahlbar, was diese Möglichkeit umso reizvoller macht. Worddateien für den Druck zu optimieren, geht dabei über das »durchschnittliche« Word-Know-how hinaus und ein professionelles Template ist auch noch keine Gewähr, spätestens bei mehrseitigen Dokumenten sollte der User ein paar Produktions-Vorkenntnisse haben (Seitenanzahl, Druckrand, Farbsystem …). Die meisten Onlinedruckereien bieten zwar eine Basisprüfung an, aber die ist natürlich automatisiert und wirft manchmal ein Problem aus, wo eigentlich keines ist.

Eine wiederkehrende Sollbruchstelle dieser Art ist die Schriftart »Arial MT« die in jedem Word-PDF enthalten ist, auch wenn nicht ein einziger Text im Dokument in dieser Schrift formatiert ist.
Die Erklärung ist eigentlich einleuchtend: Die nichtdruckenden Zeichen in Word sind nicht, wie in Satzprogrammen üblich, einfache Steuerzeichen, sondern teilweise selbsterklärend. Word-Steuerbefehle wie »Seitenumbruch«, »Abschnittsumbruch«, »Spaltenumbruch«, »Kopfzeile«, »Fußzeile« … sind also lesbare Texte, die auch an die jeweilige Arbeitssprache angepasst werden. Aus »Kopfzeile« wird daher automatisch »Header«, wenn ich die Office-Anzeigesprache auf »Englisch« ändere. Für diese Texte wird aber verständlicherweise ein Font benötigt und da dieser in allen GUI-Sprachen funktionieren muss, ignoriert Word an dieser Stelle die Designschriftarten und setzt immer auf die Arial MT.

Inhaltsverzeichnis in PowerPoint

Screenshot: Folienvorschau aus Folienübersicht auf leere Folie schieben.

Das »nackte« PowerPoint bietet kaum Inhaltsautomatiken. Außer der Foliennummerierung und zählender Listen (die aber nicht folienübergreifend funktionieren) leistet PowerPoint wenig Unterstützung. Besonders oft wird ein Inhaltsverzeichnis gewünscht, das man zwar manuell ohne Probleme anlegen und mit präsentationsinternen HTML-Links auch sehr funktional gestalten kann. Aber eine Rückkopplung wie in Word oder InDesign, wo das Inhaltsverzeichnis aus einer oder mehrerer Absatzformatvorlagen automatisch erzeugt und aktualisiert wird fehlt in PowerPoint. D.h. immer wenn sich auf der Folie (auf die das Verzeichnis verweist) etwas ändert, muss das Verzeichnis händisch nachgepflegt werden. Vor allem für User die konzeptionell in PowerPoint arbeiten (und nicht ihre Präsentation in Word vorbereiten) ist dies sehr unbequem.

Einige Add-Ins versprechen Abhilfe, allerdings meist nur in teuren Gesamtpaketen. Es gibt aber einen »visuellen« PowerPoint-Option, die nach meiner Erfahrung für Präsentationen mit bis zu 9 Abschnitten (also 9 Inhaltsverzeichniseinträgen) praktikabel ist. Offiziell heißt die Funktion »Folienzoom«

Visuell bedeutet dabei, dass eine interne Grafik über die Zwischenablage eingesetzt wird, die von PowerPoint automatisch aktualisiert wird, wenn sich die Quelle der Grafik ändert. Die einzelnen Schritte sind wie folgt:

  1. Fügen Sie eine leere Folie als Inhaltsverzeichnis ein, z.B. mit dem Preset-Layout »Nur Titel«, als Titel kann dann »Inhaltsverzeichnis« (oder Agenda) eingesetzt werden.
  2. Navigieren Sie im Folienübersichtsfenster (A) zu der Folie, auf die Sie im Inhaltsverzeichnis verweisen wollen .
  3. Ziehen Sie die Folienvorschau aus dem Übersichtsfenster einfach auf die leere Inhaltsverzeichnisfolie (B).
  4. Die Folie erscheint nun als Grafik auf der leeren Folien und kann frei skaliert und positioniert werden. Die Inhalte dieser Grafik aktualisiert PowerPoint automatisch, wenn die Folie geändert wird.
  5. Anders als externe Bild- oder Grafikdateien kann dieses interne Bild nicht beschnitten werden, es bleibt immer als ganze Folie sichtbar. Kleiner Wermutstropfen bei diesem Workaround ist daher, dass der Titeltext auf der Quellfolie relativ groß sein muss, um auch in der Voransicht lesbar zu sein.
  6. Hier bleibt es dann im Zweifel wieder eine Gestaltungsaufgabe, eine zufriedenstellende Option zu entwickeln.