Word, PDF und Formulare

Entwicklertools in Word

Im Themendreieck Word und PDF und Formulare begegne ich oft einem Missverständnis, das sich eigentlich ganz schnell aus dem Wege räumen lässt, seltsamerweise aber immer wieder auf die Agenda kommt – wohl in der Hoffnung mit jeder neuen Word- und/oder PDF-Version könnten hier neue Funktionen eingebaut sein.

Das grundsätzliche Missverständnis ist, dass wenn man mit Word doch Formulare (also am PC ausfüllbare Dokumente) erstellen kann und Word auch über einen integrierten PDF-Export verfügt, dann sollte man mit Word doch auch PDF-Formulare erstellen können.

Nein, das geht leider nicht, die Formularfunktionen von Word sind nicht kompatibel mit denen von Acrobat. Das liegt unter anderem auch daran, dass einige der Word-Funktionalität hier gar nicht von Office kommt, sondern Office eine Schnittstelle zu Windows (und ActiveX) eingebaut hat (wen wundert’s kommt ja aus dem gleichen Haus). D.h. einige der Funktionalitäten um ein Formular zu bauen, sind auch nur unter Windows verfügbar (auch Formularfunktionen können am Plattformwechsel scheitern). Wird ein Word-Formular also als PDF gespeichert, bleiben zwar die Feldinhalte erhalten, aber es sind keine ausfüllbaren Felder mehr. Die Feldfunktion wird »flachgerechnet«.

Ein Word-Formular ist also immer nur mit Word ausfüllbar – und vielleicht noch von kompatiblen Textverarbeitungsprogrammen.

Allerdings werden die Automatikfunktionen von Acrobat tatsächlich mit jeder Version zuverlässiger und teilweise gelingt die automatische Konvertierung von Word-Formularen in ein PDF Formular schon ganz gut. Dazu wird aber das Vollprodukt benötigt (also nicht der Acrobat Reader) und man muss sich mit den Einstellungen in Acrobat und dem Aufbau eines PDF-Formulars gut auskennen. Oder man baut das Formular gleich in InDesign.

Excel | Verzerrte Grafiken und Bilder

Grafikproportionen auf Kopfzeile

Excel erweist sich immer wieder als besonders sperrig wenn es um cd-gerechte Formatierungen geht. Besonders deutlich zeigt sich das an der Tatsache, dass Bilder (auch Grafiken und Logos oder Grafiksatz also) fast immer leicht verzerrt eingefügt werden. Als Hausnummer kann man ungefähr von einem Seitenverhältnis von 1:1,1 ausgehen. Konkret bedeutet das: ein Bild wird meist ca. 10% breiter eingesetzt als es im Dateiformat angelegt ist oder, wenn man lieber andersherum rechnet, ca. 10% niedriger.

Die Abweichung ist einerseits so minimal, dass sie dem Normaluser nicht auffällt andererseits signifikant genug, dass sie dem Designer nicht nur bei »perfekten« Formen wie Kreis und Quadrat ein Dorn im Auge ist.

All meine Recherchen haben bisher kein Erklärung für dieses Verhalten gefunden, das zudem auch noch systemabhängig zu sein scheint. Je nach ausgewähltem Drucker(-treiber) und Standardschriftart der Excel-Datei (die spielt bei der Berechnung von Excel-Proportionen immer eine Rolle) kann die Abweichung größer oder kleiner sein und die Position zu anderen Excel-Elementen mehr oder weniger stark abweichen. Eine echte Lösung kann ich also nicht anbieten – und auch andere Internetforen sind bisher nicht hilfreich.

Ein Workaround ist, die entsprechende Datei »sozusagen« bewusst in die Gegenrichtung zu verzerren (also 10% höher oder schmaler anlegen oder in Excel skalieren). Ich bevorzuge das Skalieren bereits im Designprogramm wenn es um wichtige Grafiken, also insbesondere Logos oder Grafiksatz auf der Kopfzeile geht. Im Designprogramm habe ich mehr Kontrolle, zumal Excel leider regelmäßig die Prozentwerte »vergisst«, was eine Neuberechnung erfordert. Für Bilder und Grafiken im Dokumentenbereich ist man flexibler, wenn man die Skalierung in Excel selber macht (hier sichert Excel auch die Prozentwerte) – aber Achtung: Auch die Ansicht Seitenlayout hat ihre Tücken – ganz sicher ist man nur, wenn man das Ergebnis in der Druckvorschau prüft.

Wem die Hausnummer ca. 10% (Tendenz = eher weniger als 10%) nicht ausreicht für seine Anwendungen kann zumindest in einer Testphase eine Idealfigur einsetzen (am besten ein Quadrat) um am Monitor das richtige Seitenverhältnis auszutesten.

Microsoft Word oder Google Docs?

In den zwanzig Jahren die ich im Bereich Office-Templates arbeite, ist mir immer wieder die Frage nach anderen Bürosoftwares gestellt worden. Mal ging es um ganze Pakete wie StarOffice oder OpenOffice, mal wurde plattformorientiert diskutiert (Linux oder MacOS mit der iWork-Suite), mal konkret Spezialanwendungen (Prezi) ins Gespräch gebracht.

Aktuell in der Covid-19-Situation (Stand Mai 2020) häufen sich Fragen zur Google-Suite als Alternative, da viele Nutzer die Optionen für entferntes und kooperatives Arbeiten an Dokumenten hier intuitiver und angenehmer empfingen als bei Nutzung von Microsoft-Teams. Ich kann ehrlicherweise wenig zum Thema kooperatives Bearbeiten sagen, habe aber eine fundierte Meinung zu anderen Aspekten:

  1. Alle Programme haben ihre Vor- und Nachteile — auch Microsoft Office hat ärgerliche Macken oder Fehlleistungen (über einige habe ich hier ja schon geschrieben).
  2. Microsoft Office darf sich dennoch als Platzhirschen betrachten, denn:
    A) die Dateiformate von Excel, PowerPoint und Word sind Quasi-Standard und können von allen Alternativen gelesen, verarbeitet und mit wenig Einschränkungen auch ausgegeben werden.
    B) Alle 4 bis 5 Jahre wurde bisher eine andere Suite als Alternative ins Spiel gebracht. Konkurrent war aber immer Microsoft, Know-how hier scheint also nachhaltig gefordert zu sein.
  3. Grundsätzlich ist dabei die Programmlogik identisch in allen Textverarbeitungsprogrammen, in allen Tabellenkalkulationsprogrammen und in allen Präsentationsprogrammen (Prezi ist da etwas außen vor). Wer eine Textverarbeitungs-Software wirklich beherrscht, dem fällt es leicht sich auf ein anderes gleichwertiges Tool einzulassen und ggf. Workarounds für fehlende Funktionen zu finden.

Was bedeutet dies konkret für Google Docs?

Für die rein inhaltliche Arbeit hat der Wechsel von Word zu Google Docs wenig Auswirkungen. In meinem Spezialgebiet: »gestaltungskontrolliertes und effizientes Arbeiten bis hin zur Satzreife« – zeigt Google Docs jedoch einige Schwächen:

  • Die Auswahl der Schriftarten ist eingeschränkt, viele hochwertige Satzschriften lassen sich in Google Docs nicht integrieren.
  • Die Anzahl von Formatvorlagen die nicht gestaltungsgeschulten Anwendern cd-konformes Arbeiten überhaupt erst ermöglicht ist eingeschränkt.
  • Einige Automatiken die Word auf Knopfdruck bereithält, benötigen in Google Docs zwei oder mehr Eingriffe oder liegen gar nicht als Automatik vor, sondern müssen manuell erarbeitet werden.
  • Google Docs stellt nur beschränkt interne Verweise zur Verfügung. Beispielsweise kann nur ein Verzeichnis pro Dokument verwaltet werden, bei wissenschaftlichen Dokumentationen braucht man aber meistens 5: Inhalts-, Abbildungs-, Quellen-, Tabellen- und Literaturverzeichnis.
  • Einige Optionen lassen sich durch verschiedene Add-ins nachrüsten. Es widerspricht aber dem intuitiven, kooperativem Arbeiten, wenn man erstmal festlegen muss, welche Add-ins verwendet werden können und schlimmstenfalls das Fehlen eines Add-ins die Bearbeitung der Datei sogar behindert.

Mein Fazit (Mai 2020) ist:

Google Docs ist eher für einen redaktionellen Workflow geeignet, also: erster Schritt Erstellung und Abstimmung der Inhalte bis Redaktionsschluss. Im zweiten Schritt dann das »Gießen« in eine CD-gerechte Form – üblicherweise dann eher in einem Satzprogramm wie InDesign.
Bei einem integrativen Workflow, also Erstellung und Bearbeitung der Inhalte in einem kooperativen Prozess bei gleichzeitiger Berücksichtigung/Anwendung der formalen Designaspekte, kann Google Docs Word (noch) nicht das Wasser reichen, bzw. man muss Design- und technische Ansprüche deutlich reduzieren.

Word – Aufzählungspunkte und ein MacOS-Bug

Die Aufzählungspunkte von Listenebenen in Word können hochgradig individualisiert werden. Gerade für längere Dokumente bietet es sich regelmäßig an, Gestaltungselemente des Corporate Designs aufzugreifen. Dabei gilt es folgende Punkte zu beachten:

  • Die (automatischen) Aufzählungspunkte stehen immer auf der Textgrundlinie. Sie sollten daher nicht zu groß geplant werden, da dies eine harmonische optische Ausrichtung am Text erschwert oder gar unmöglich macht.
  • Wenn die Aufzählungspunkte nicht aus dem Zeichenvorrat der Schriftart des nachfolgenden Textes genommen werden können, muss darauf geachtet werden, dass bei Weitergabe des Dokumentes (beispielsweise zur kooperative Bearbeitung) die Schriftart der Aufzählungspunkte den gleichen Systemeinschränkungen wie die Textschriften unterliegt.
    Die Schriftart muss also im System vorhanden sein (z.B. Wingdings oder Webdings) oder nachinstalliert werden (GoogleFonts). Im Falle von hochwertige Satz- oder Iconschriften müssen die Schriftartdateien mitgeliefert und ggf. nachlizenziert werden.
  • Um das Schriftproblem zu umgehen, aber auch um besonders individuelle Gestaltung zu ermöglichen, kann man auch Grafiken als Aufzählungspunkte einsetzen. Hier gibt es allerdings leider eine Plattformbeschränkung: unter MacOS wird für die Darstellung von Grafik-Aufzählungspunkte anscheinend so viel Grafikspeicher benötigt, dass Word-Dateien mit vielen Aufzählungen abstürzen oder sich gar nicht öffnen lassen.

16. Oktober 2020 – Fluch und Segen für Gestalter: Excel, Diagramme und SmartArts

Tagesworkshop,
9.00 bis 17.00 h,
Coworking Nürnberg GmbH
Josephsplatz 8
90403 Nürnberg

  1. ca. 75 Minuten Vortrag:
    – Einführung in Excel
    – Benutzeroberfläche von Excel
    – Austauschformate für die Einbindung von Grafiken (Logo)
    – Dokument einrichten
    – Kopf- und Fußzeile
    – Formatieren in Excel
  2. Übungsaufgabe 1: statisches, einseitiges Rechnungsformular in Excel (< 90 Min.)
    – Besprechung der Ergebnisse
  3. Pause
  4. ca. 45 Minuten Vortrag:
    – Diagrammautomatiken
    – Designfarben
    – Designschriftarten
  5. Übungsaufgabe 2: Drei Diagramme formatieren (ggf. inkl. PowerPoint-Animation) (< 60 Min.)
    – Besprechung der Ergebnisse
  6. ca. 30 Minuten Vortrag:
    – SmartArt-Automatiken
  7. Übungsaufgabe 3: Zwei SmartArts formatieren (< 45 Min.)
    – Besprechung der Ergebnisse
  8. Ausblick: Diagramme und/oder SmartArts für Print optimieren (ca. 15 Min.)

Kosten:
€ 450,00 zzgl. MwSt.
€ 300,00 zzgl. MwSt. für AGD-Mitglieder (Mitglieder kooperierender/anderer Verbände bitte anfragen)
Buchung bis 23. September 2020
Early-Bird-Rabatt bis 23. April 2020 = 33,33 %
Frühbucherrabatt bis 23. Juli 2020 = 20 %.
Mengenrabatt (Buchung von 2 oder 3 Workshops) = 15 %.
Teilnehmerzahl, min = 5 / max = 8

Buchung: mail@mikschulz.de

15. Oktober 2020 – PowerPoint für Designer

Tagesworkshop,
9.00 bis 17.00 h,
Coworking Nürnberg GmbH
Josephsplatz 8
90403 Nürnberg

  1. ca. 3 Stunden Vortrag:
    – Einführung ins Thema
    – Einsatz von primäre und sekundären CD-Merkmalen
    – Benutzeroberfläche von PowerPoint
    – Austauschformate für die Einbindung von Grafiken (Logo)
    – Dokument einrichten
    – Wie funktionieren Folienmaster und Folienlayouts
    – Arbeiten mit Platzhaltern (Inhalt, Text, Bild, …)
    – Einsatz von Animationen
    – Übergabe offener Dokumente (MacOS/Windows)
  2. ca. eine Stunde
    – Fragen
  3. Pause
  4. ca. 2 Stunden
    – individuelle Arbeit am Rechner mit Einzelgesprächen. Eine Aufgabe und die benötigten Dateien werden gestellt.
  5. ca. eine Stunde
    – Präsentation und Besprechung der Ergebnisse
    – Hinweis auf konkrete Problemstellungen aus den Bearbeitungen
    – Diskussion

Kosten:
€ 450,00 zzgl. MwSt.
€ 300,00 zzgl. MwSt. für AGD-Mitglieder (Mitglieder kooperierender/anderer Verbände bitte anfragen)
Buchung bis 23. September 2020
Early-Bird-Rabatt bis 23. April 2020 = 33,33 %
Frühbucherrabatt bis 23. Juli 2020 = 20 %.
Mengenrabatt (Buchung von 2 oder 3 Workshops) = 15 %.
Teilnehmerzahl, min = 5 / max = 8

Buchung: mail@mikschulz.de

14. Oktober 2020 – CD-gerechte Worddokumente am Beispiel einer Briefvorlage

Tagesworkshop,
9.00 bis 17.00 h,
Coworking Nürnberg GmbH
Josephsplatz 8
90403 Nürnberg

  1. ca. 3 Stunden Vortrag:
    – Einführung ins Thema
    – Benutzeroberfläche von Word
    – Austauschformate für die Einbindung von Grafiken (Logo, Designelemente, …)
    – Dokument einrichten
    – Arbeiten mit Schrift und Typografie
    – Einstieg in das Thema »Feldfunktionen«
    – Übergabe offener Dokumente (MacOS/Windows)
  2. ca. eine Stunde
    – Fragen
  3. Pause
  4. ca. 2 Stunden
    – individuelle Arbeit am Rechner mit Einzelgesprächen. Eine Aufgabe und die benötigten Dateien werden gestellt. Gerne kann ein aktuelles eigenes Projekt bearbeitet werden.
  5. ca. eine Stunde
    – Präsentation und Besprechung der Ergebnisse
    – Hinweis auf konkrete Problemstellungen aus den Bearbeitungen
    – Diskussion

Kosten:
€ 450,00 zzgl. MwSt.
€ 300,00 zzgl. MwSt. für AGD-Mitglieder (Mitglieder kooperierender/anderer Verbände bitte anfragen)
Buchung bis 23. September 2020
Early-Bird-Rabatt bis 23. April 2020 = 33,33 %
Frühbucherrabatt bis 23. Juli 2020 = 20 %.
Mengenrabatt (Buchung von 2 oder 3 Workshops) = 15 %.
Teilnehmerzahl, min = 5 / max = 8

Buchung: mail@mikschulz.de

Statisches Layout in Word

In der Regel wird Word als Textverarbeitungsprogramm verstanden und in diesem Sinne arbeitet es immer dynamisch. Anders als Satzprogrammen wie InDesign oder QuarkXpress hat Word nicht die Gestaltung einer Seite im Fokus, sondern die Verteilung von Text. Und wenn der Text nicht mehr auf die Seite passt – schwupps – hat Word eine neue eingefügt. Das ist auch der Grund, warum beim Anlegen einer Word-Datei keine Seitenanzahl angegeben werden muss, Word kümmert sich da ganz automatisch drum.

Aber es gibt Fälle, in denen man diese Automatik gerne unterbinden möchte, besonders wenn man Word für überschaubare Drucksachen einsetzen will, z.B.:

  • für einen Newsletter mit genau einer Vorder- und Rückseite
  • für kurze Handouts mit festgelegter Seitenzahl (4-, 6-, 8-Seiter)
  • für Aushänge oder Plakate, die nur eine Vorderseite haben dürfen

Für solche Gelegenheiten sind tatsächlich Textfelder eine gute Option. Ähnlich wie in Satzprogrammen können Textfelder so eingestellt werden, dass der Übersatz unsichtbar ist. Der Kunde muss dann also aktiv den Text kürzen. Im Beitrag Textfelder hatte ich zwar auf die Gefahr des übermäßigen Einsatzes hingewiesen, da Textfelder unter anderem die dynamische Seitenverwaltung von Word stören können – hier ist aber genau das unser Ziel.

Was aber, wenn man dynamische und statische Bereiche kombinieren will? Typischer Fall ist die Adresse bei einem Briefbogen. Hier muss gewährleistet sein, dass sie ins Fenster des Umschlags passt.
Da können Tabelleneinstellungen hilfreich sein. Die Zellenhöhe und -breite einer Tabelle lässt sich in Word festlegen, sodass auch hier der Text dann zu Übersatz wird. Aber Achtung, die Option »genau« findet sich nur im Tabelleneigenschaftendialog wieder, die Formatierung über die Ribbonoberfläche definiert nur die Mindesthöhe und bleibt also variabel.

Die Einstellung kann für alle Zellen gelten — aber auch für einzelne individuell eingerichtet werden. Dynamische und statische Tabellenzellen können in einer Tabelle kombiniert werden. Allerdings lässt sich diese Einstellung nicht in Tabellenformatvorlagen integrieren, sondern nur auf einzelne Tabellen anwenden.

5. Juni 2020 – Fluch und Segen für Gestalter: Excel, Diagramme und SmartArts

Tagesworkshop,
9.30 bis 17.30 h,
Helex-Institut,
Sodinger Str. 8,
44805 Bochum

  1. ca. 75 Minuten Vortrag:
    – Einführung in Excel
    – Benutzeroberfläche von Excel
    – Austauschformate für die Einbindung von Grafiken (Logo)
    – Dokument einrichten
    – Kopf- und Fußzeile
    – Formatieren in Excel
  2. Übungsaufgabe 1: statisches, einseitiges Rechnungsformular in Excel (< 90 Min.)
    – Besprechung der Ergebnisse
  3. Pause
  4. ca. 45 Minuten Vortrag:
    – Diagrammautomatiken
    – Designfarben
    – Designschriftarten
  5. Übungsaufgabe 2: Drei Diagramme formatieren (ggf. inkl. PowerPoint-Animation) (< 60 Min.)
    – Besprechung der Ergebnisse
  6. ca. 30 Minuten Vortrag:
    – SmartArt-Automatiken
  7. Übungsaufgabe 3: Zwei SmartArts formatieren (< 45 Min.)
    – Besprechung der Ergebnisse
  8. Ausblick: Diagramme und/oder SmartArts für Print optimieren (ca. 15 Min.)

Kosten:
€ 450,00 zzgl. MwSt.
€ 300,00 zzgl. MwSt. für AGD-Mitglieder (Mitglieder kooperierender/anderer Verbände bitte anfragen)
Buchung bis 20. Mai 2020
Early-Bird-Rabatt bis 20. Februar 2020 = 33,33 %
Frühbucherrabatt bis 3. April 2020 = 20 %.
Mengenrabatt (Buchung von 2 oder 3 Workshops) = 15 %.
Teilnehmerzahl, min = 3 / max = 6

Buchung: mail@mikschulz.de

4. Juni 2020 – PowerPoint für Designer

Tagesworkshop,
9.30 bis 17.30 h,
Helex-Institut,
Sodinger Str. 8,
44805 Bochum

  1. ca. 3 Stunden Vortrag:
    – Einführung ins Thema
    – Einsatz von primäre und sekundären CD-Merkmalen
    – Benutzeroberfläche von PowerPoint
    – Austauschformate für die Einbindung von Grafiken (Logo)
    – Dokument einrichten
    – Wie funktionieren Folienmaster und Folienlayouts
    – Arbeiten mit Platzhaltern (Inhalt, Text, Bild, …)
    – Einsatz von Animationen
    – Übergabe offener Dokumente (MacOS/Windows)
  2. ca. eine Stunde
    – Fragen
  3. Pause
  4. ca. 2 Stunden
    – individuelle Arbeit am Rechner mit Einzelgesprächen. Eine Aufgabe und die benötigten Dateien werden gestellt.
  5. ca. eine Stunde
    – Präsentation und Besprechung der Ergebnisse
    – Hinweis auf konkrete Problemstellungen aus den Bearbeitungen
    – Diskussion

Kosten:
€ 450,00 zzgl. MwSt.
€ 300,00 zzgl. MwSt. für AGD-Mitglieder (Mitglieder kooperierender/anderer Verbände bitte anfragen)
Buchung bis 20. Mai 2020
Early-Bird-Rabatt bis 20. Februar 2020 = 33,33 %
Frühbucherrabatt bis 3. April 2020 = 20 %.
Mengenrabatt (Buchung von 2 oder 3 Workshops) = 15 %.
Teilnehmerzahl, min = 3 / max = 6

Buchung: mail@mikschulz.de