In den zwanzig Jahren die ich im Bereich Office-Templates arbeite, ist mir immer wieder die Frage nach anderen Bürosoftwares gestellt worden. Mal ging es um ganze Pakete wie StarOffice oder OpenOffice, mal wurde plattformorientiert diskutiert (Linux oder MacOS mit der iWork-Suite), mal konkret Spezialanwendungen (Prezi) ins Gespräch gebracht.

Aktuell in der Covid-19-Situation (Stand Mai 2020) häufen sich Fragen zur Google-Suite als Alternative, da viele Nutzer die Optionen für entferntes und kooperatives Arbeiten an Dokumenten hier intuitiver und angenehmer empfingen als bei Nutzung von Microsoft-Teams. Ich kann ehrlicherweise wenig zum Thema kooperatives Bearbeiten sagen, habe aber eine fundierte Meinung zu anderen Aspekten:

1. Alle Programme haben ihre Vor- und Nachteile — auch Microsoft Office hat ärgerliche Macken oder Fehlleistungen (über einige habe ich hier ja schon geschrieben).
2. Microsoft Office darf sich dennoch als Platzhirschen betrachten, denn:
   A) die Dateiformate von Excel, PowerPoint und Word sind Quasi-Standard und können von allen Alternativen gelesen, verarbeitet und mit wenig Einschränkungen auch ausgegeben werden.
   B) Alle 4 bis 5 Jahre wurde bisher eine andere Suite als Alternative ins Spiel gebracht. Konkurrent war aber immer Microsoft, Know-how hier scheint also nachhaltig gefordert zu sein.
3. Grundsätzlich ist dabei die Programmlogik identisch in allen Textverarbeitungsprogrammen, in allen Tabellenkalkulationsprogrammen und in allen Präsentationsprogrammen (Prezi ist da etwas außen vor). Wer eine Textverarbeitungs-Software wirklich beherrscht, dem fällt es leicht sich auf ein anderes gleichwertiges Tool einzulassen und ggf. Workarounds für fehlende Funktionen zu finden.

Was bedeutet dies konkret für Google Docs?

Für die rein inhaltliche Arbeit hat der Wechsel von Word zu Google Docs wenig Auswirkungen. In meinem Spezialgebiet: »gestaltungskontrolliertes und effizientes Arbeiten bis hin zur Satzreife« – zeigt Google Docs jedoch einige Schwächen:

• Die Auswahl der Schriftarten ist eingeschränkt, viele hochwertige Satzschriften lassen sich in Google Docs nicht integrieren.
• Die Anzahl von Formatvorlagen die nicht gestaltungsgeschulten Anwendern cd-konformes Arbeiten überhaupt erst ermöglicht ist eingeschränkt.
• Einige Automatiken die Word auf Knopfdruck bereithält, benötigen in Google Docs zwei oder mehr Eingriffe oder liegen gar nicht als Automatik vor, sondern müssen manuell erarbeitet werden.
• Google Docs stellt nur beschränkt interne Verweise zur Verfügung. Beispielsweise kann nur ein Verzeichnis pro Dokument verwaltet werden, bei wissenschaftlichen Dokumentationen braucht man aber meistens 5: Inhalts-, Abbildungs-, Quellen-, Tabellen- und Literaturverzeichnis.
• Einige Optionen lassen sich durch verschiedene Add-ins nachrüsten. Es widerspricht aber dem intuitiven, kooperativem Arbeiten, wenn man erstmal festlegen muss, welche Add-ins verwendet werden können und schlimmstenfalls das Fehlen eines Add-ins die Bearbeitung der Datei sogar behindert.

Mein Fazit (Mai 2020) ist:

Google Docs ist eher für einen redaktionellen Workflow geeignet, also: erster Schritt Erstellung und Abstimmung der Inhalte bis Redaktionsschluss. Im zweiten Schritt dann das »Gießen« in eine CD-gerechte Form – üblicherweise dann eher in einem Satzprogramm wie InDesign.
Bei einem integrativen Workflow, also Erstellung und Bearbeitung der Inhalte in einem kooperativen Prozess bei gleichzeitiger Berücksichtigung/Anwendung der formalen Designaspekte, kann Google Docs Word (noch) nicht das Wasser reichen, bzw. man muss Design- und technische Ansprüche deutlich reduzieren.

Die Aufzählungspunkte von Listenebenen in Word können hochgradig individualisiert werden. Gerade für längere Dokumente bietet es sich regelmäßig an, Gestaltungselemente des Corporate Designs aufzugreifen. Dabei gilt es folgende Punkte zu beachten:

• Die (automatischen) Aufzählungspunkte stehen immer auf der Textgrundlinie. Sie sollten daher nicht zu groß geplant werden, da dies eine harmonische optische Ausrichtung am Text erschwert oder gar unmöglich macht.
• Wenn die Aufzählungspunkte nicht aus dem Zeichenvorrat der Schriftart des nachfolgenden Textes genommen werden können, muss darauf geachtet werden, dass bei Weitergabe des Dokumentes (beispielsweise zur kooperative Bearbeitung) die Schriftart der Aufzählungspunkte den gleichen Systemeinschränkungen wie die Textschriften unterliegt.
  Die Schriftart muss also im System vorhanden sein (z.B. Wingdings oder Webdings) oder nachinstalliert werden (GoogleFonts). Im Falle von hochwertige Satz- oder Iconschriften müssen die Schriftartdateien mitgeliefert und ggf. nachlizenziert werden.
• Um das Schriftproblem zu umgehen, aber auch um besonders individuelle Gestaltung zu ermöglichen, kann man auch Grafiken als Aufzählungspunkte einsetzen. Hier gibt es allerdings leider eine Plattformbeschränkung: unter MacOS wird für die Darstellung von Grafik-Aufzählungspunkte anscheinend so viel Grafikspeicher benötigt, dass Word-Dateien mit vielen Aufzählungen abstürzen oder sich gar nicht öffnen lassen.

In der Regel wird Word als Textverarbeitungsprogramm verstanden und in diesem Sinne arbeitet es immer dynamisch. Anders als Satzprogrammen wie InDesign oder QuarkXpress hat Word nicht die Gestaltung einer Seite im Fokus, sondern die Verteilung von Text. Und wenn der Text nicht mehr auf die Seite passt – schwupps – hat Word eine neue eingefügt. Das ist auch der Grund, warum beim Anlegen einer Word-Datei keine Seitenanzahl angegeben werden muss, Word kümmert sich da ganz automatisch drum.

Aber es gibt Fälle, in denen man diese Automatik gerne unterbinden möchte, besonders wenn man Word für überschaubare Drucksachen einsetzen will, z.B.:

• für einen Newsletter mit genau einer Vorder- und Rückseite
• für kurze Handouts mit festgelegter Seitenzahl (4-, 6-, 8-Seiter)
• für Aushänge oder Plakate, die nur eine Vorderseite haben dürfen

Für solche Gelegenheiten sind tatsächlich Textfelder eine gute Option. Ähnlich wie in Satzprogrammen können Textfelder so eingestellt werden, dass der Übersatz unsichtbar ist. Der Kunde muss dann also aktiv den Text kürzen. Im Beitrag Textfelder hatte ich zwar auf die Gefahr des übermäßigen Einsatzes hingewiesen, da Textfelder unter anderem die dynamische Seitenverwaltung von Word stören können – hier ist aber genau das unser Ziel.

Was aber, wenn man dynamische und statische Bereiche kombinieren will? Typischer Fall ist die Adresse bei einem Briefbogen. Hier muss gewährleistet sein, dass sie ins Fenster des Umschlags passt.
Da können Tabelleneinstellungen hilfreich sein. Die Zellenhöhe und -breite einer Tabelle lässt sich in Word festlegen, sodass auch hier der Text dann zu Übersatz wird. Aber Achtung, die Option »genau« findet sich nur im Tabelleneigenschaftendialog wieder, die Formatierung über die Ribbonoberfläche definiert nur die Mindesthöhe und bleibt also variabel.

Die Einstellung kann für alle Zellen gelten — aber auch für einzelne individuell eingerichtet werden. Dynamische und statische Tabellenzellen können in einer Tabelle kombiniert werden. Allerdings lässt sich diese Einstellung nicht in Tabellenformatvorlagen integrieren, sondern nur auf einzelne Tabellen anwenden.

Die meisten Inhalte lassen sich bei moderner Software ganz einfach über die Zwischenablage von einer Datei in eine andere kopieren. In der Regel auch programmübergreifend, also z.B. von einem Word-Dokument in eine PowerPoint-Präsentation.

Wer für diesen Weg ausschließlich die Tastaturshortcuts »STRG+C« (Kopieren) und »STRG+V« (Einfügen) verwendet, nutzt dabei das mächtige Werkzeug »Zwischenablage« nur sehr eingeschränkt.

Es ist oft empfehlenswert im Zweifelsfall den Einfügeprozess durch den Mausrechtsklick einzuleiten, denn dann erscheinen im Dialog (siehe Bild) weitere Optionen. In den Office-Programmen auch meist mit einer Live-Vorschau, sodass man ohne Probleme die zur Verfügung stehenden Optionen prüfen kann. In Word und PowerPoint (aber auch in Satzprogrammen wie InDesign) kann es beispielsweise sinnvoll sein, kopierten Text ohne Formatierungen einzusetzen, da i.d.R. die Gestaltung von der Zieldatei bestimmt werden soll.

Bei Excel ist aber selbst mit dem Kontextmenü die Zwischenablage noch nicht an ihrem Ende angekommen. Hier steht unter »Inhalte einfügen« noch eine Dialogstufe mehr zur Verfügung.

Bei den komplexen Funktionen die Excel als Tabellenkalkulation bereit hält, ist es kein Wunder, dass auch die Zwischenablage sehr komplexe Einstellungsmöglichkeiten bietet, die hier im Einzelnen nicht behandelt werden können. Die Einstellungsmöglichkeiten enden auch nicht bei rein formalen Parametern (obwohl auch die angeboten werden). Für Excel viel wichtiger ist es:

• ob beispielsweise eine Formel übernommen werden soll, um in der Zieldatei auf Basis anderer Werte die gleiche Berechnung durchzuführen.
• oder ob Werte übernommen werden sollen, weil sie Grundlage für eine andere Berechnung sind.

In der Regel sollte der inhaltliche Bearbeiter der Datei(en) festlegen können, welche Optionen die richtigen sind. Für den Designer von Templates ist es wichtig zu wissen, dass diese Einstellungsmöglichkeiten vorhanden sind um ggf. den User darauf hinzuweisen.

Die 3 Kopf- und Fußzeilenplatzhalter in PowerPoint (Datum, Foliennummer und Fußzeile) scheinen manchmal ein gewisses Eigenleben zu entwickeln, das einen Designer zur Verzweiflung bringen kann. Dass die Vererbung der Formatierungen manchmal durch Ein- und Ausblenden der Platzhalter erneuert werden muss, habe ich bereits behandelt.

Noch irritierender ist aber, dass die Elemente, selbst wenn sie auf dem Folienmaster und/oder den Folienlayouts gelöscht oder deaktiviert sind, auf »Knopfdruck« auf den Präsentationsfolien wieder eingeblendet werden können und dann nicht mehr dem Foliendesign unterworfen sind.

Dies liegt einfach daran, dass PowerPoint natürlich nicht wissen kann, wie diese Elemente zu formatieren wären, wenn keine Platzhalter auf dem Master vorhanden sind. Werden diese also wieder eingeblendet, stellt PowerPoint diese Inhalte in PowerPoint-Standard-Definition dar und natürlich dann auch wieder am unteren Folienrand (siehe Beitragsbild).

Es ist daher unerlässlich, diese Platzhalter beim Planen des Layouts zu berücksichtigen, auch wenn der Kunden wünscht, auf diese inhaltlich zu verzichten. Will man also sicherstellen, dass nicht durch Fehlbedienung unerwünschte Inhalte wieder auftauchen, ist das Löschen des Platzhalters nicht der richtige Weg.

Es bleibt also nur die Möglichkeit dem Platzhalter eine Formatierung zu geben, mit der man im »Notfall« leben könnte – und hier wird plötzlich alles ganz einfach, denn Texte können in PowerPoint auch »keine Füllung« haben, sind dann also unsichtbar.

Die Funktion »Bilder komprimieren« hat in PowerPoint natürlich vor allem die Funktion umfangreiche Präsentationen für eine Onlinestellung oder zum Verschicken per E-Mail zu »verschlanken«, sprich also die Dateigröße zu reduzieren. Dabei sollte folgendes beachtet werden:

• Ist die Präsentation eine einmalige Sache und abgeschlossen ist es kein Problem die Originalpräsentation zu reduzieren
• Ist die Präsentation noch in Bearbeitung oder soll auch als Basis für weitere Präsentation dienen, ist es sinnvoll eine Kopie zu reduzieren und die Originaldatei unkomprimiert zu erhalten.

Die Funktionalität ist bei Windows- und MacOS-Versionen identisch, auch wenn der Dialog unterschiedlich aussieht. Die Funktion ist nur erreichbar, wenn ein Bild ausgewählt ist und findet sich unter: Bildtools/Format/Anpassen/Bilder komprimieren (bei kleinen Bildschirmen ist u.U. nur das Icon zu sehen).

Es gibt aber eine zweite hilfreiche Einsatzmöglichkeit für diese Option

PowerPoint kopiert in der Standardeinstellung immer die Originaldaten eines Bildes in sein Dateiformat (i.d.R. JPG-komprimiert). Es ist dann in PowerPoint möglich über die Funktion »Zuschneiden« bei diesen Bildern auch Ausschnitte festzulegen.

Durch die komplexe Vererbungs- und Abhängigkeits-Struktur von PowerPoint, sowohl was die Folienlayouts wie auch die Platzhalterfelder angeht, kann es aber bei der Arbeit leicht passieren, dass ein einmal festgelegter Ausschnitt wieder verloren geht.

Wenn beispielsweise ein Layout zurückgesetzt werden muss, »vergisst« PowerPoint den Ausschnitt und greift wieder auf die integrierten Originalbilddaten zurück. Auch wenn Bilder aus einer PowerPoint-Datei über die Zwischenablage in eine andere kopiert werden, kann es passieren, dass der in der Quelldatei festgelegte Ausschnitt ignoriert wird.

Dieses unerwünschte Verhalten kann man ausschließen, wenn man das betreffende Bild nachdem der Ausschnitt festgelegt ist komprimiert und dabei die Option »Zugeschnittene Bildbereiche löschen« wählt (siehe Beitragsbild). Denn dadurch wird aus dem sichtbaren Bildausschnitt eine neue Bilddatei, die nicht mehr beschnitten werden muss. Damit kann die Information des Ausschnitts auch nicht mehr verloren gehen.

Im Web-Design ist »responsive« – also dynamisches Design – längst State-of-the-art.
Mit der Dynamik von Design bei Office-Anwendungen wird der Benutzer aber oft allein gelassen. Wenn überhaupt in einem CD-Manual auch die Vorgaben für einen Brief, eine Präsentation, eine Rechnung oder eine Dokumentation definiert werden, wird hier meistens nur ein »best-case-scenario« bedacht.

Der Designer liefert hier aber nur ein »Halbfertigprodukt« das vom User noch mit Leben, also Inhalten, gefüllt wird. Wie die Office-Gestaltung dann auf unterschiedliche Inhalte reagieren solle wird in (meist statischen) Printlayouts nicht kommuniziert. Das eine zweite Seite bei einem Briefbogen anders aufgebaut ist als die erste (Adressfeld nicht nötig, Kontaktdaten entfallen, Logo vielleicht anders platziert), ist den meisten Designer noch aus analoger Vorzeit bewusst, aber was macht der Benutzer wenn:

1. in PowerPoint die Headline eine zweite Zeile benötigt?
2. in Excel eine Tabelle über mehrere Seiten ohne Kopfzeile unübersichtlich wird?
3. in komplexen, mehrere-hundert-seiten-starken Word-Dokumenten zählende Überschriften, Listenebenen und Verzeichnisse automatisch funktionieren sollen?

Selbst wenn der Nutzer das benötigte Officewissen hat, so fehlt ihm das Gestaltungs-Know-how um sich aus einem Layout die benötigten Interpolationen selbst erarbeiten zu können.

Deswegen

Ich empfehle bei Gestaltung für Office-Anwendungen für jedes Layout mindestens zwei, besser drei Zustände anzulegen: minimale, optimale, maximale Textmenge (bzw. Bildgröße/anzahl, Flächenproportionen, Diagrammfarben, …).
Im Optimalfall werden Templates dann so programmiert, dass die Designparameter automatisch zugewiesen werden und der Office-User sich allein auf die Inhalte konzentrieren kann.

Für die AGD-Initiative »Kollegen beraten Kollegen« habe ich einige der elementare Fragen rund um das Thema »Corporate-design-gerechte Vorlagen für Word, Excel und PowerPoint beantwortet. Das Video des Interviews ist jetzt online.

Ein seltsamer Bug stört automatisch zählende Formatierungen (also i.d.R. Überschriften) seit Word 2013: ohne erkennbaren Grund sind die im Druck oder PDF plötzlich verpixelt.

Es handelt sich weder um ein Problem mit der Schriftinstallation noch mit der Absatzformatierung oder der Zählautomatik, es sind schlicht und einfach manuelle Zeichenformatierungen (egal ob bewusst eingefügt oder Bearbeitungsartefakte) die diesen Effekt auslösen.

Die Lösung ist daher relativ einfach: man lösche aus den betreffenden Nummerierungen alle Zeichenformatierungen.

1. Markieren der betreffenden Nummerierung mit der Maus.
   
2. Mit »STRG+Leertaste« werden nun alle Zeichenformatierungen in der Nummerierung gelöscht.

Wurde die Zeichenformatierung bewusst gewählt, so ändert sich das Aussehen des Texte jetzt natürlich. Das muss dann in der Absatzformatvorlage »nachformatiert« werden. Der Fehler wirkt sich auch ggf. auf das Inhaltsverzeichnis aus, dies muss abschließend aktualisiert werden.