Workshoptermine 2024 | Frühjahr

Für 2024 stehen jetzt drei Termine in Dortmund fest:
4. Juni — Word
5. Juni — PowerPoint
6. Juni — Excel und die Diagrammtools

Die Termine sind so gelegt, dass sie auch zusammen gebucht werden können und mit Übernachtung auch für weiter Anreisende interessant sind. Bei der Suche nach Übernachtungsmöglichkeiten bin ich gerne behilflich.

Seminarort ist: Breisenbachstr. 9, 44357 Dortmund
(im eigenen Büro habe ich Platz für bis zu 6 Teilnehmer, bzw. 3 Arbeitsplätze für Zweierteams), Parkplätze sind vor dem Haus vorhanden, eine S-Bahn-Haltestelle ist ca. 300 Meter entfernt — bei diesen Terminen ist eine Mittagspause mit Brotzeit inkludiert)
Infos zu Inhalten, Kosten, Anmeldung und Rabattierungen sind hier zu finden: Workshops – mikschulz

… und was ist mit Publisher

Die Grundanforderung, dass regelmäßige Publikationen nicht mehr durch Designer und/oder Setzer endgefertigt werden sollen, kommt immer häufiger zum Tragen. Die Layoutflexibilität von Word lässt viele Möglichkeiten zu (siehe dazu Beitrag »Abschnittsumbrüche«), für eine optimale Weiterverarbeitung als gebundene Broschüren, Hefte oder Bücher sind in Word aber einige Grenzen gesetzt. Unter anderem kennt Word keine Beschnittzugabe und keine Doppelseitengestaltung.
Mit viel Know-how kann man dies mit Workarounds ausgleichen und auch aus Word PDFs für den Auflagendruck erstellen. Für den Durchschnittsuser bedeutet dies aber in der Regel soviel Wissenstransfer, dass der Einsatz eines Satzprogramms gegebenenfalls in Erwägung gezogen werden sollte. Manchmal ist es sogar tatsächlich einfacher in ein neues Programm einzusteigen, als komplizierte Tricks in einem bekannten Programm zu erlernen.

Ich habe bereits Templates für QuarkXPress, InDesign, CorelDraw so erstellt, dass auch Nicht-Designer damit in genau festgelegten Grenzen Publikationen umsetzen können.

Aber auch Office bietet mit dem Publisher eine bequemere Option für die Erstellung von gestaltungsintensiveren Printobjekten. Publisher hat dabei folgende Vorteile:

  • Die Benutzeroberfläche ist officekonform, was den Umstieg von Word erleichtert.
  • Auch das Handling orientiert sich sehr weit an Word.
  • Viele Textautomatiken von Word sind ebenfalls vorhanden.
  • Der Workflow orientiert sich aber an klassischen Satzprogrammen wie InDesign und QuarkXpress, inkl. Beschnittzugabe, Doppelseitengestaltung und Musterseitenverwaltung.
  • Der Einsatz von intelligenten Gestaltungselemente funktioniert im Wesentlichen wie bei PowerPoint und benötigt daher auch wenig Einarbeitungszeit. Diese Elemente decken auch Funktionen von Grafikprogrammen wie Illustrator und CorelDraw ab.

Da Publisher zum Lieferumfang von Office gehört ist es quasi kostenlos, allerdings wird es viel weniger nachgefragt, was sich auch daran zeigt, dass Hilfe meist mehr Recherche benötigt. Trotzdem kann es in den ausgewählten Umgebungen der bessere Kompromiss sein. Das Beitragsbild zeigt ein Template für einen Gemeindebrief.

Abschnittsumbruch in Word

Word zeigt manchmal eine Layoutflexibilität, mit der man bei einem Textverarbeitungsprogramm nicht unbedingt rechnen würde. Word kann einspaltige und mehrspaltige Layouts in einer Datei verwalten und sogar Hoch- mit Querformat kombinieren. Allerdings ist Word kein Seitengestaltungsprogramm, die Layoutoptionen gelten daher immer nur für bestimmte Textabschnitte. Diese Arbeitsweise ist für Gestalter ungewöhnlich, diese sind gewohnt, zunächst das Layout anzulegen und dann die Texte einfließen zu lassen. In Word wird dagegen zunächst der Text erfasst und diesem wird dann zugewiesen, wie er sich auf der Druckseite verhalten soll.

Das führt unter Gestaltungsgesichtspunkten zu folgenden »Sollbruchstellen«:

  1. Abschnitte können nicht wirklich in Word-Templates vorformatiert werden, denn ein Template ist in der Regel ein leeres Dokument, in dem lediglich die Gestaltungsparameter festgelegt sind. Ein nicht vorhandener Text kann aber natürlich keine abweichenden Abschnittseigenschaften enthalten. Als Workaround kann man bestimmte Abschnitte mit Mustertexten »vordenken«, das führt aber unweigerlich zu Sollbruchstelle 2.
  2. Allerdings können auch Muster-Abschnitte nicht einfach innerhalb eines Dokumentes verschoben werden, es müssen immer die Inhalten (Texte, Tabellen, Bilder, usw.) neu organisiert und strukturiert werden – in der Regel durch »Ausschneiden« und »Einfügen«.
  3. Das Abschnittshandling in Word ist daher unbequem und auch das Entfernen von Abschnittsumbrüchen führt schnell zu aufwendiger Nacharbeit. Der Grund dafür ist, dass die Eigenschaften des Folgeabschnitts die des vorangehenden Abschnittes überschreiben. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man meist eher die umgekehrte Option einsetzen würde, also die Einstellungen des aktuellen Abschnitts beibehalten will. Optimal wäre natürlich, wenn man beim Entfernen des Abschnittumbruchs festlegen könnte, welche Einstellungen gelten sollen. Das scheint in Word aber nicht vorgesehen.

Fazit ist, der Einsatz von unterschiedlichen Abschnitten muss wohlüberlegt sein. Die Gestaltungsplanung sollte nicht einfach dem Motto »wir wollen mal etwas Abwechslung haben« untergeordnet werden.

Schriftarten in Word und PDF

Die integrierte PDF-Speicher-Option von Word erlaubt es, auch Dokumente für den professionellen Druck zu erstellen. Mit Online-Dienstleistern sind auch kleine Auflagen bezahlbar, was diese Möglichkeit umso reizvoller macht. Worddateien für den Druck zu optimieren, geht dabei über das »durchschnittliche« Word-Know-how hinaus und ein professionelles Template ist auch noch keine Gewähr, spätestens bei mehrseitigen Dokumenten sollte der User ein paar Produktions-Vorkenntnisse haben (Seitenanzahl, Druckrand, Farbsystem …). Die meisten Onlinedruckereien bieten zwar eine Basisprüfung an, aber die ist natürlich automatisiert und wirft manchmal ein Problem aus, wo eigentlich keines ist.

Eine wiederkehrende Sollbruchstelle dieser Art ist die Schriftart »Arial MT« die in jedem Word-PDF enthalten ist, auch wenn nicht ein einziger Text im Dokument in dieser Schrift formatiert ist.
Die Erklärung ist eigentlich einleuchtend: Die nichtdruckenden Zeichen in Word sind nicht, wie in Satzprogrammen üblich, einfache Steuerzeichen, sondern teilweise selbsterklärend. Word-Steuerbefehle wie »Seitenumbruch«, »Abschnittsumbruch«, »Spaltenumbruch«, »Kopfzeile«, »Fußzeile« … sind also lesbare Texte, die auch an die jeweilige Arbeitssprache angepasst werden. Aus »Kopfzeile« wird daher automatisch »Header«, wenn ich die Office-Anzeigesprache auf »Englisch« ändere. Für diese Texte wird aber verständlicherweise ein Font benötigt und da dieser in allen GUI-Sprachen funktionieren muss, ignoriert Word an dieser Stelle die Designschriftarten und setzt immer auf die Arial MT.

Inhaltsverzeichnis in PowerPoint

Screenshot: Folienvorschau aus Folienübersicht auf leere Folie schieben.

Das »nackte« PowerPoint bietet kaum Inhaltsautomatiken. Außer der Foliennummerierung und zählender Listen (die aber nicht folienübergreifend funktionieren) leistet PowerPoint wenig Unterstützung. Besonders oft wird ein Inhaltsverzeichnis gewünscht, das man zwar manuell ohne Probleme anlegen und mit präsentationsinternen HTML-Links auch sehr funktional gestalten kann. Aber eine Rückkopplung wie in Word oder InDesign, wo das Inhaltsverzeichnis aus einer oder mehrerer Absatzformatvorlagen automatisch erzeugt und aktualisiert wird fehlt in PowerPoint. D.h. immer wenn sich auf der Folie (auf die das Verzeichnis verweist) etwas ändert, muss das Verzeichnis händisch nachgepflegt werden. Vor allem für User die konzeptionell in PowerPoint arbeiten (und nicht ihre Präsentation in Word vorbereiten) ist dies sehr unbequem.

Einige Add-Ins versprechen Abhilfe, allerdings meist nur in teuren Gesamtpaketen. Es gibt aber einen »visuellen« PowerPoint-Option, die nach meiner Erfahrung für Präsentationen mit bis zu 9 Abschnitten (also 9 Inhaltsverzeichniseinträgen) praktikabel ist. Offiziell heißt die Funktion »Folienzoom«

Visuell bedeutet dabei, dass eine interne Grafik über die Zwischenablage eingesetzt wird, die von PowerPoint automatisch aktualisiert wird, wenn sich die Quelle der Grafik ändert. Die einzelnen Schritte sind wie folgt:

  1. Fügen Sie eine leere Folie als Inhaltsverzeichnis ein, z.B. mit dem Preset-Layout »Nur Titel«, als Titel kann dann »Inhaltsverzeichnis« (oder Agenda) eingesetzt werden.
  2. Navigieren Sie im Folienübersichtsfenster (A) zu der Folie, auf die Sie im Inhaltsverzeichnis verweisen wollen .
  3. Ziehen Sie die Folienvorschau aus dem Übersichtsfenster einfach auf die leere Inhaltsverzeichnisfolie (B).
  4. Die Folie erscheint nun als Grafik auf der leeren Folien und kann frei skaliert und positioniert werden. Die Inhalte dieser Grafik aktualisiert PowerPoint automatisch, wenn die Folie geändert wird.
  5. Anders als externe Bild- oder Grafikdateien kann dieses interne Bild nicht beschnitten werden, es bleibt immer als ganze Folie sichtbar. Kleiner Wermutstropfen bei diesem Workaround ist daher, dass der Titeltext auf der Quellfolie relativ groß sein muss, um auch in der Voransicht lesbar zu sein.
  6. Hier bleibt es dann im Zweifel wieder eine Gestaltungsaufgabe, eine zufriedenstellende Option zu entwickeln.

Sprachenwechsel in Word

Office-Automatiken haben manchmal auf den ersten Blick auch unangenehme Begleiterscheinungen. Oft wird die Logik die dahinter steckt beim zweiten Blick klarer und erweist sich dann als durchaus sinnvoll. Ein sehr ärgerliches Problem ergibt sich aber beim Sprachenwechsel in Word besonders bei sauber strukturierten Dokumenten.

Zunächst mal die positiven Seiten:

  1. Word erkennt die Eingabesprache meist nach wenigen Wörtern selbst und weist die richtigen Silbentrennung und Rechtschreibung automatisch zu. So werden auch fremdsprachliche Zitate in Texten erkannt. Die grundsätzlichen Sprachwörterbücher muss Word natürlich im System finden. Diese können aber bei Bedarf leicht nachinstalliert werden.
  2. Über Formatvorlagen können ausgewählten Texten auch eine eindeutige Sprache zugewiesen werden. Mehrere Sprachen in einer Datei zu verwalten ist dann kein Problem.
  3. Daher muss die Sprache der Benutzeroberfläche auch nicht mit den Spracheinstellungen des Dokumentes harmonieren – anders als beispielsweise in PowerPoint.

    Gerade dies kann aber zu einem Problem werden, wenn eine Datei beispielsweise in einem größeren Unternehmen sowohl an deutschen wie an englischen Systemen bearbeitet wird. Dazu muss man folgendes wissen:

    • Die von Word gelieferten Standardformatvorlagen, die i.d.R. auch für die Wordstrukturautomatiken genutzt werden (Überschrift, Titel, Verzeichnis, Fußzeile, Standard, usw.) sind sprachsensibel und werden beim Wechsel umbenannt (z.B. eben in: Heading, Title, TOC, Footer, Normal, etc.)
    Word Formatvorlagenliste
    Word Styles Liste
    • Manuell ergänzten Strukturelemente, wie etwa ein Kolumnentitel in der Kopfzeile, der üblicherweise mit der Feldfunktion „StyleRef“ auf die Formatvorlage Überschrift/Heading verweist, werden nicht automatisch übersetzt. Der deutsche Kolumnentitel findet beim Sprachwechsel dann die Formatvorlage „Überschrift“ nicht mehr im Dokument, es folgt einen Fehlermeldung.
    • Das Problem betrifft immerhin nicht komplett automatisierte Optionen wie beispielsweise das Inhaltsverzeichnis.

    Wer gut durchorganisierte Worddokumente erarbeiten will und zu berücksichtigen hat, dass ggf. die Datei an Systemen mit unterschiedlichen Spracheinstellungen funktionieren soll, muss für automatische Textelemente also eigene Formatvorlagen erstellen, die nicht vom System umbenannt werden sondern ihren Namen behalten.

    Barrierefreiheit in Office- und PDF-Dateien

    Barriereprüfung in Excel

    Die Microsoft-Office-Suite bietet in allen Programmen eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung – wobei ehrlicherweise eher von Barrierearmut gesprochen werden sollte. In der Regel liefern ein barrierefreies Word-Dokument, eine PowerPoint-Präsentation und eine Excel-Kalkulation dann auch eine barrierefreie PDF-Datei. Die strengen Strukturhierarchien die für alle Office-Anwendungen gelten, führen dabei fast automatisch zu einer guten Dokumentbasis, die dann an ausgewiesenen Stellen mit der internen Prüfung noch optimiert werden kann.

    Gestaltungsansprüche und Barrierefreiheit können sich aber leicht widersprechen. Designer fühlen sich oft von der strengen Struktur der Office-Anwendungen eingeschränkt, wenn sie den Anspruch haben für ihre Kunden Optionen für Briefgestaltung, komplexe Dokumente oder Präsentationen zu entwickeln, die abseits des »Office-Mainstreams« liegen. Bei der Balance zwischen einfachem Handling und anspruchsvollem Design in Office, stellt die Anforderung Barrierefreiheit besonders ans Design ganz neue Ansprüche.

    Daher einige Hinweise aus meiner Erfahrung:

    1. Auch PDF bietet eine integrierte Barriereprüfung und die Option, Details noch im PDF zu optimieren. Trotzdem sollten alle Barriere-Einstellungen, die nur irgendmöglich sind, bereits in der Quelldatei berücksichtigt werden. Dies gilt im besonderen Maße auch wenn die Quelldatei aus einem Satzprogramm stammt (In Design). Denn sollten letzte Korrekturen in der Quelldatei notwendig werden, müssen das PDF neu erzeugt und alle Barriereoptimierungsschritte im PDF ein zweites Mal gegangen werden.
    2. Barrierefrei können im Wesentlichen nur Dokumente sein, nicht die Dateitemplates (die mein Spezialgebiet sind). Natürlich müssen Templates so durchdacht werden, dass Barrierefreiheit sich einfach durchsetzen lässt. Aber ein Template ist nur die Designvorstufe einer Datei. In PowerPoint-Templates gibt es beispielsweise oft Bildplatzhalter, die der User später individuell befüllen soll. Ein Bild-Platzhalter kann aber nicht barrierefrei sein, erst das konkrete Bild, dass dann in den Platzhalter eingepasst wird, kann barrierefrei gemacht werden (Alt-Text, Bildbeschreibung, usw.).
    3. Damit wird auch klar, dass Barrierefreiheit weniger eine Designfrage ist (außer etwa bei der Frage nach einem kontrastreichen Farbklima), sondern viel häufiger die inhaltlichen Arbeit betrifft. Hier nur einige Punkte:
      a) Gendersterne oder andere Formen (Doppelpunkt, Binnen-I) gelten als »nicht barrierefrei«
      b) Alternativ-Texte zu Bildern oder Diagrammen müssen erstellt werden
      c) Elemente die ausschließlich gestaltungstragend sind, müssen als »dekorativ« definiert werden
      d) Texte die einer anderen Lesereihenfolge als von links nach rechts und oben nach unten entsprechen (z.B. Headlines die im Text schwimmen), müssen dezidiert markiert werden
      e) Besonders einige Workarounds für Gestaltung in Word (Leerabsätze, Tabulatoren) sind wenig barrierefreundlich
      f) Tabellen ermöglichen in Word und Excel sehr komplexe Composings und das Durchbrechen der logischen Lesereihenfolge. Genau deshalb sind für Barrierefreiheit aber verschachtelte und verbundene Zellen tabu
    4. Theoretisch könnte man sich die Anforderung vorstellen, barrierefreie Templates für selbst eingeschränkte User zu liefern, die damit dann Dokumente erstellen und bearbeiten können. Diese Anforderung wird aber von den internen Barriereprüfungen nicht abgedeckt. Hier geht es im Wesentlichen darum, ob fertige Dokumente screenreadertauglich sind. Einige Prüfpunkte werden daher auch immer als »Manuelle Prüfung erforderlich« ausgewiesen und werden bei jeder Prüfung auch wieder erneut ans Licht gebracht. Hier muss also der Dateiverantwortliche Kenntnisse im Thema haben, um die Veröffentlichung freigeben zu können.
    PDF Barriereprüfung

    Geschütztes Leerzeichen in PowerPoint

    Da ich immer wieder danach gefragt werde – nein, PowerPoint hat tatsächlich keine integrierte Silbentrennung. Microsoft vertritt hier wohl den Standpunkt, dass PowerPoint nur für kurze stichpunktartige Texte gedacht ist. Solange man an Bildschirmpräsentationen denkt ist das auch nachvollziehbar. PowerPoint bietet aber durchaus Einsatzmöglichkeiten, denen eine Silbentrennung gut zu Gesicht stehen würde. PowerPoint ist z.B. im Digitaldruck auch für Plakate, Werbeflyer oder Makler-Exposees eine gute Wahl – immer wenn sehr diverse Layouts zusammengefasst oder optional bereitstehen sollen schlägt PowerPoint das eher auf »Selbstähnlichkeit« ausgerichtete Layoutprinzip von Word.

    Aber auch für kurze Texte ist eine Tastenkombination so hilfreich, dass man die verinnerlichen sollte: ein geschütztes Leerzeichen (Alt+0160) verhindert falsche oder störende Zeilenumbrüche, wie beispielsweise zwischen einer Zahl und einem Maß oder einer Mengeneinheit.

    Bug oder Feature – Sprachautomatik in PowerPoint?

    Textbearbeitung gehört nicht zu den ureigenen Stärken von PowerPoint. Nicht einmal eine automatische Silbentrennung kann das Programm bieten. Die Spracheinstellungen sind daher etwas rudimentär und auf Blocksatz sollte man verzichten. Trotzdem ist eine Rechtschreibprüfung natürlich oft gewünscht und diese bietet PowerPoint auch grundsätzlich an (siehe Beitragsbild).

    Es gilt dabei aber folgendes zu berücksichtigen:

    1. Nur vorhandenen Texten kann eine Sprache zugewiesen werden, anders als in Word oder InDesign gibt es in PowerPoint keine Sprachvoreinstellungen die mit Textformatvorlagen gekoppelt sind.
    2. Leeren Platzhaltern oder Platzhaltern mit Mustertexten kann man eine Sprache zuweisen. Diese Zuweisung geht aber verloren, wenn der Text neu eingegeben wird, da ja der Mustertext dann gelöscht wird.
    3. Auch Textfelder können eine Sprachzuweisung bekommen, auch diese bleibt aber nicht als Formatierung erhalten, wenn beispielsweise eine Textfeld als »Standard« festgelegt wird.
    4. Trotzdem weist PowerPoint jedem neu eingegebene Text eine Sprache zu – und stützt sich dabei auf die Einstellung im Tastaturtreiber. Ist die Tastatur also auf »Deutsch« eingestellt, prüft PowerPoint diesen anhand der deutschen Spracheinstellungen, ist die Tastatur auf »Englisch« eingestellt wählt PowerPoint die englische Korrekturhilfe.

    Von Microsoft ist dies bestimmt als Feature gemeint und oft hilfreich. Immer mehr Firmen setzen aber auf Englisch als Unternehmenssprache oder zumindest als Kommunikationszweitsprache. Dies bedeutet aber nicht, dass die lokale Sprache (z.B. Deutsch) komplett ignoriert werden kann – hier erweist sich die PowerPoint-Tastaturautomatik eher als hinderlich. Wenn die PowerPoint-Sprache nicht der Tastatursprache entspricht, muss man also immer erst den Text eingeben und dann die Sprache zuweisen.

    Für komplette Präsentationen kann man das in der Gliederungsansicht auch für alle Platzhalter in einem Rutsch machen:

    • Gliederungsansicht
    • Im linken Fenster »Alles markieren« (Strg+A)
    • Reiter »Überprüfen«
    • »Sprache« und »Sprache für Korrekturhilfen festlegen«
    PowerPoint Gliederungsansicht

    Hiermit erreicht man allerdings nicht die manuellen Textfelder und auch neue Folien sind so nicht berücksichtigt. Will man also Sprachkontrolle on-the-fly einsetzen, kommt man nicht um die manuelle Zuweisung oder eine lokalisierte Tastatur herum. Für User die ihre Tastatur nicht blind beherrschen, kommen dann möglicherweise Workarounds wie mehrsprachige Tastaturen oder Tastaturaufkleber in Betracht.

    Fußnoten in PowerPoint?

    ppt-fussnoten-workaround

    PowerPoint kennt nur wenige Inhaltsautomatiken. Komplexere Referenzen wie beispielsweise »dynamische« Inhaltsverzeichnisse sind mit dem »nackten« PowerPoint nicht möglich. PowerPoint kann durch externe Zusatzmodule funktional erweitert werden, meist steht jedoch der Nutzen in keinem Verhältnis zu den Kosten.
    Eine oft nachgefragte Automatik sind Fußnoten. Auch hierfür bietet PowerPoint keine ausgefeilte Funktionalität wie Textverarbeitungen (Word) oder Satzprogramme (InDesign). In einigen Internetforen wird in diesem Zusammenhang nicht sauber getrennt zwischen den Begriffen »Fußzeile/Footer« und »Fußnote/Footnote«. Fußzeilen beherrscht PowerPoint sehr wohl, eine automatische Nummerierung oder Verlinkung und die Verwaltung von Fußnoten in einem Verzeichnis ist mit der Funktion »Kopf- und Fußzeile« aber nicht machbar.

    Wenn man aber tatsächlich auf Fußzeilen verzichten kann, die gegebenenfalls auch für die gesamte Präsentation gelten sollen, so kann man den Masterplatzhalter »Fußzeile« durchaus für manuell erstellte Fußnoten (oder Quellenverweise, oder Bildunterschriften) zweckentfremden.
    Das gilt übrigens auch für den Masterplatzhalter »Datum«, der ebenfalls mehr Flexibilität bietet, als sein Name erwarten lässt (siehe Beitragsbild).

    Wichtig ist bei solchen Workarounds aber ein sensibles Umgehen mit dem Kopf- und Fußzeilendialog:

    1. Die Option »Für alle übernehmen« darf dann niemals gewählt werden, weil der Eintrag dann auf allen Folien der Präsentation ergänzt wird.
    2. Zählen und verwalten muss man die Fußnoten dann manuell, ggf. ist es sinnvoller also nur mit dem »*« zu arbeiten.
    3. Ordentlich formatieren muss man die Platzhalter natürlich trotzdem auf dem Folienmaster.
    4. Meist werden Fußnoten nur auf wenigen Folien benötigt, es ist daher meist sinnvoll die Fußzeile für die gesamte Datei zu deaktivieren und erst bei Bedarf zu aktivieren. Sicherheitshalber trägt man die gewünschten Texte dann nicht im Dialog (Screenshot) ein, sondern im Textfeld auf der Folie, nachdem man die Fußzeile aktiviert hat.
    5. Statt einer Fußnote könnten mit diesem Workaround auch »Skylines« erzeugt werden, z.B. Kapitelüberschriften die über dem Folientitel stehen. Die Fußzeile muss nicht im unteren Bereich der Folie stehen, die Platzierung ist unabhängig vom Namen.