PowerPoint kennt nur wenige Inhaltsautomatiken. Komplexere Referenzen wie beispielsweise »dynamische« Inhaltsverzeichnisse sind mit dem »nackten« PowerPoint nicht möglich. PowerPoint kann durch externe Zusatzmodule funktional erweitert werden, meist steht jedoch der Nutzen in keinem Verhältnis zu den Kosten.
Eine oft nachgefragte Automatik sind Fußnoten. Auch hierfür bietet PowerPoint keine ausgefeilte Funktionalität wie Textverarbeitungen (Word) oder Satzprogramme (InDesign). In einigen Internetforen wird in diesem Zusammenhang nicht sauber getrennt zwischen den Begriffen »Fußzeile/Footer« und »Fußnote/Footnote«. Fußzeilen beherrscht PowerPoint sehr wohl, eine automatische Nummerierung oder Verlinkung und die Verwaltung von Fußnoten in einem Verzeichnis ist mit der Funktion »Kopf- und Fußzeile« aber nicht machbar.

Wenn man aber tatsächlich auf Fußzeilen verzichten kann, die gegebenenfalls auch für die gesamte Präsentation gelten sollen, so kann man den Masterplatzhalter »Fußzeile« durchaus für manuell erstellte Fußnoten (oder Quellenverweise, oder Bildunterschriften) zweckentfremden.
Das gilt übrigens auch für den Masterplatzhalter »Datum«, der ebenfalls mehr Flexibilität bietet, als sein Name erwarten lässt (siehe Beitragsbild).

Wichtig ist bei solchen Workarounds aber ein sensibles Umgehen mit dem Kopf- und Fußzeilendialog:

1. Die Option »Für alle übernehmen« darf dann niemals gewählt werden, weil der Eintrag dann auf allen Folien der Präsentation ergänzt wird.
2. Zählen und verwalten muss man die Fußnoten dann manuell, ggf. ist es sinnvoller also nur mit dem »*« zu arbeiten.
3. Ordentlich formatieren muss man die Platzhalter natürlich trotzdem auf dem Folienmaster.
4. Meist werden Fußnoten nur auf wenigen Folien benötigt, es ist daher meist sinnvoll die Fußzeile für die gesamte Datei zu deaktivieren und erst bei Bedarf zu aktivieren. Sicherheitshalber trägt man die gewünschten Texte dann nicht im Dialog (Screenshot) ein, sondern im Textfeld auf der Folie, nachdem man die Fußzeile aktiviert hat.
5. Statt einer Fußnote könnten mit diesem Workaround auch »Skylines« erzeugt werden, z.B. Kapitelüberschriften die über dem Folientitel stehen. Die Fußzeile muss nicht im unteren Bereich der Folie stehen, die Platzierung ist unabhängig vom Namen.

Immer wieder melden sich Designer und Excelanwender bei mir mit dem Hinweis, dass Excel Grafiken oder Bilder verzerrt und der Frage wie man das verhindern kann.

Ich bedanke mich hier bei einem Blogleser, der mit meinem Workaround, die Grafikverzerrung extern bei der Bild-/Grafikbearbeitung auszugleichen nicht zufrieden war (http://mikschulz.de/excel-verzerrte-grafiken-und-bilder/).

Sebastian K. fand nach einigen Tests heraus, dass die Grafikverzerrung gegen Null tendiert, wenn man in Excel als Designschriftarten die »Tahoma« einsetzt. Ich habe seine Konstellation reproduziert und kann das Ergebnis im Wesentlichen bestätigen (bei mir gab es noch eine leichte Verzerrung, ein 12 cm großes Quadrat wurde zu einem 12,1 x 12,3 cm Rechteck, das kann aber auch an Monitor und/oder Drucker liegen).

Zur Erklärung nochmal folgende Hinweise:

Excel rechnet nicht wirklich in Zentimetern (oder Inch) sondern nur in Tabellenziffern. Zuverlässig ist also nur die Maßangabe ohne Einheit im Ansichtsmodus »Normal«. Und da Tabellenziffern in unterschiedliche Schriften unterschiedliche Breite haben, die dann auch noch systembedingt (Druckertreiber, Grafikkarte, …) abweichend interpretiert werden (MacOS-Excel stellt alle Tabellenzellen etwas schmaler als Windows dar) gibt es mehrere Stellschrauben an denen man drehen kann. Theoretisch müsste eine Schreibmaschinenschrift (Courier oder LetterGothic) eigentlich das beste Ergebnis liefern, da hier alle Buchstaben und Zahlen dieselbe Breite haben, praktisch scheint dies aber nicht zuzutreffen.

Es gilt aber zu bedenken: Die Designschriftarten sind für alle Excel-(und Office-)Automatiken wichtig, denn sie versorgen die Diagramme, die SmartArts und die Tabellenoptionen mit den Grundeinstellungen (genauso wie die Designfarben). Natürlich kann man alles auch händisch nachformatieren, dann sind aber entscheidende Gestaltungsparameter eben nicht effizient belegt Als Designer, der i.d.R. Templates entwickelt um seinen Kunden gestaltungssicheres Arbeiten zu ermöglichen (also Formate nur anwenden aber nicht selber definieren sollen) liegt mein Schwerpunkt etwas anders. Da die Kunden später selten ihre Designschriftart wechseln, ist für mich der gangbare Weg, für die jeweilige Designschrift den Verzerrungsfaktor zu bestimmen und in den Templates für alle Grafikelemente zu berücksichtigen.

Fazit

Für Excel-User die häufig Bilder oder Grafiken einsetzen müssen (z.B. Datenbanken mit eingebetteten Produktabbildungen), könnte es aber tatsächlich angenehmer sein, auf die »Tahoma« als Designschriftart zu setzen und die Textschriften (z.B. per Zellenformat) manuell zu justieren.

Word bietet eine Vielzahl von Textautomatiken, einige werden intuitiv eingesetzt – niemand würde heute noch auf die Idee kommen die Seitenzahlen manuell auf jeder Seite einzufügen. Andere fordern zumindest ein wenig Überlegung – welche Datumsautomatik ist für welches Dokument sinnvoll: das Erstellungsdatum, das Datum der letzten Datei-Version oder das tagesaktuelle Datum?

Es gibt Textautomatiken die die Struktur des Dokumentes unterstützen (zählende Überschriften und Listen oder Querverweise) – Inhaltsautomatiken (Verzeichnisse und Fuß- oder Endnoten) – Informationsautomatiken (Dateiname, Verfassername, Ansprechpartner, …) – Funktionen die man eher von Excel kennt (rechnende Tabellen) – und sogar komplexe Datenbankanbindungen (Serienbriefe).

Für gestaltungsorientiertes Arbeiten in Word ist dabei das Entscheidende, dass Felder wie jeder andere Text formatiert werden können. Es gibt aber zwei wichtige Punkte für Designer zu beachten.

Feldtexte sind dynamisch. Bestes Beispiel ist die E-Mail-Adresse bei der Ansprechpartnerindividualisierung eines klassischen Brieftemplates. Beim Formatieren des Feldes weiß der Gestalter nicht automatisch wie lang die E-Mail-Adresse am Ende sein wird. Bei Firmen gibt es in der Regel Vorgaben die können sein:
– Kürzel@firma.de
– Buchstabe.Name@firma.de
– Vorname.Name@firma.de
… und dann weiß man immer noch nicht wie lang Name und Vorname (plus zweiter/dritter) werden können.
Wer Felder formatieren muss, sollte sich also ein ungefähres Bild verschaffen, wie kurz oder lang der Feldinhalt werden kann.

Das Anwenden und Einsetzen von Feldunktionen gehört zum Word-Know-how und unterliegt in der Regel inhaltlichen und nicht gestalterischen Überlegungen. Besonders bei der Umsetzung langer Dokumente werden daher oft die Feldfunktionen bereits vom Kunden eingesetzt, bevor der Designer die Datei optimiert. In der Standardansicht unterscheidet sich aber »normaler« Text nicht von generiertem Text.
Um nun nicht durch Fehlformatierung die Feldunktion zu stören oder die Textlängendynamik falsch einzuschätzen ist es sinnvoll generierte Texte auf Anhieb zu erkennen. Dies erlaubt einen Grundeinstellung in den Word-Optionen (Standardeinstellung ist »Wenn ausgewählt« muss auf »Immer« geändert werden):

So werden generierte Texte mit einem Grauschatten unterlegt, der sie auf Anhieb sichtbar macht:

Hochauflösende Grafikdateien für Office zu liefern, ist immer wieder Quelle unangenehmer Überraschungen. Während Excel, Word und PowerPoint unter MacOS wunderbar mit den etablierten Druckvorstufenformaten EPS und PDF klarkommen, sieht die Sache unter dem Platzhirschen Windows anders aus. Das ist kein technisches sondern ein lizenzrechtliches Problem des Datenimports. Das Herstellerdreieck Adobe, Microsoft und Apple hat hier je nach Konstellation unterschiedliche Vereinbarungen.

Konkret bedeutet dies, dass unter Windows bisher proprietäre Vektorformate (WMF und EMF) eingesetzt werden mussten. Leider hat Adobe Illustrator – der »übliche« Lieferant für Vektorgrafiken in klassischen Designbüros – nur einen ungenügenden WMF/EMF-Export, sodass entweder »exotische« Programme (z.B. CorelDraw) oder der Fallback Pixelgrafik gewählt werden mussten.

Seit der Version 2016 können die Microsoft-Office-Programme aber auch das SVG-Format einsetzen. Da meine Aufgaben üblicherweise eher auf Abwärtskompatibilität ausgerichtet sind, bin ich selbst beim Einsatz von SVGs noch sehr konservativ, erste interessante Erfahrungen teile ich aber gerne:

• Auch das SVG-Format bietet nicht ganz so saubere Vektoren wie AI/EPS/PDF oder proprietäre Grafikdateien wie CDR. Für die Kurvenberechnung scheint die Bildschirmdarstellung ein wesentlicher Faktor zu sein. Es gilt also, je größer die Darstellung der Datei, desto besser die Umrechnung der Vektoren. Im Zweifel sollte man die Datei also deutlich größer oder mindestens genauso groß anlegen wie sie in Office benötigt wird. Auf die Datengröße hat dies bei Vektoren keinen Einfluss und Verkleinern geht immer.
• Leider bietet Illustrator auch beim SVG nicht die Vektorqualität, die andere Programme zustande bringen. Im Bild ist links ein S aus Illustrator zu sehen, rechts aus CorelDraw.
  Allerdings ist dieser Ausschnitt stark vergrößert (ca. 1200 %), im Alltagsgebrauch sind Illustrator-SVGs daher brauchbar

• SVGs werden von Office als Grafiken und nicht als Bilder behandelt.
• Einfarbige SVGs können daher in Office eingefärbt werden. Für Icons oder Logos die in unterschiedlichen (Design-)Farben verwendet werden sollen (z.B. auch weiß auf Hintergrund) reicht daher nun eine Vorlage, es muss nicht für jede Option eine eigene Datei angelegt werden. Hier gilt aber zu beachten, dass diese SVGs dann wirklich nur eine Farbe haben, bzw. alle Elemente strikt getrennt oder zu einem zusammengefügt sind. Die Dateien sollten keine Linienattribute haben und Linien sollten sich auch nicht überschneiden. Für den geneigten Grafiker gilt hier: am besten die Komplexitätsvorgaben, die man auch für die Entwicklung von Schriftfonts einsetzen würde, zu beachten.
• Mehrfarbige SVGs sollen natürlich i.d.R. ihre Farben erhalten und nicht in Office korrumpiert werden. Zu verhindern ist dies leider nicht, hier gilt es also, den Kunden zu sensibilisieren.

Auch wenn die Grafik- und Designengine aller Office-Programme eigentlich die gleiche Basis hat, gibt es auch hier Überraschungen:

• In Excel können SVGs nicht im Bereich Kopf- und Fußzeile eingesetzt werden, hier ist normalerweise der richtige Platz für Logos und sich wiederholende Gestaltungselemente.
• In PowerPoint sind SVGs zwar beliebig skalierbar ohne die Vektoreigenschaften zu verlieren. Speichert man die Präsentation aber als PDF, so findet man im PDF plötzlich Pixel statt Vektoren.
• In Word zeigen sich bisher keine Auffälligkeiten (Stand Januar 2021).
• In allen Office-Programmen können SVGs in Office-eigene Grafiken umgewandelt werden. Damit ist noch mehr Flexibilität beim Einsatz von Farben möglich, vor allem auch die Anpassung von externen Farbtönen an das interne Farbklima. Allerdings geht dann die Option verloren, Ausschnitte zu bestimmen.

In den zwanzig Jahren die ich im Bereich Office-Templates arbeite, ist mir immer wieder die Frage nach anderen Bürosoftwares gestellt worden. Mal ging es um ganze Pakete wie StarOffice oder OpenOffice, mal wurde plattformorientiert diskutiert (Linux oder MacOS mit der iWork-Suite), mal konkret Spezialanwendungen (Prezi) ins Gespräch gebracht.

Aktuell in der Covid-19-Situation (Stand Mai 2020) häufen sich Fragen zur Google-Suite als Alternative, da viele Nutzer die Optionen für entferntes und kooperatives Arbeiten an Dokumenten hier intuitiver und angenehmer empfingen als bei Nutzung von Microsoft-Teams. Ich kann ehrlicherweise wenig zum Thema kooperatives Bearbeiten sagen, habe aber eine fundierte Meinung zu anderen Aspekten:

1. Alle Programme haben ihre Vor- und Nachteile — auch Microsoft Office hat ärgerliche Macken oder Fehlleistungen (über einige habe ich hier ja schon geschrieben).
2. Microsoft Office darf sich dennoch als Platzhirschen betrachten, denn:
   A) die Dateiformate von Excel, PowerPoint und Word sind Quasi-Standard und können von allen Alternativen gelesen, verarbeitet und mit wenig Einschränkungen auch ausgegeben werden.
   B) Alle 4 bis 5 Jahre wurde bisher eine andere Suite als Alternative ins Spiel gebracht. Konkurrent war aber immer Microsoft, Know-how hier scheint also nachhaltig gefordert zu sein.
3. Grundsätzlich ist dabei die Programmlogik identisch in allen Textverarbeitungsprogrammen, in allen Tabellenkalkulationsprogrammen und in allen Präsentationsprogrammen (Prezi ist da etwas außen vor). Wer eine Textverarbeitungs-Software wirklich beherrscht, dem fällt es leicht sich auf ein anderes gleichwertiges Tool einzulassen und ggf. Workarounds für fehlende Funktionen zu finden.

Was bedeutet dies konkret für Google Docs?

Für die rein inhaltliche Arbeit hat der Wechsel von Word zu Google Docs wenig Auswirkungen. In meinem Spezialgebiet: »gestaltungskontrolliertes und effizientes Arbeiten bis hin zur Satzreife« – zeigt Google Docs jedoch einige Schwächen:

• Die Auswahl der Schriftarten ist eingeschränkt, viele hochwertige Satzschriften lassen sich in Google Docs nicht integrieren.
• Die Anzahl von Formatvorlagen die nicht gestaltungsgeschulten Anwendern cd-konformes Arbeiten überhaupt erst ermöglicht ist eingeschränkt.
• Einige Automatiken die Word auf Knopfdruck bereithält, benötigen in Google Docs zwei oder mehr Eingriffe oder liegen gar nicht als Automatik vor, sondern müssen manuell erarbeitet werden.
• Google Docs stellt nur beschränkt interne Verweise zur Verfügung. Beispielsweise kann nur ein Verzeichnis pro Dokument verwaltet werden, bei wissenschaftlichen Dokumentationen braucht man aber meistens 5: Inhalts-, Abbildungs-, Quellen-, Tabellen- und Literaturverzeichnis.
• Einige Optionen lassen sich durch verschiedene Add-ins nachrüsten. Es widerspricht aber dem intuitiven, kooperativem Arbeiten, wenn man erstmal festlegen muss, welche Add-ins verwendet werden können und schlimmstenfalls das Fehlen eines Add-ins die Bearbeitung der Datei sogar behindert.

Mein Fazit (Mai 2020) ist:

Google Docs ist eher für einen redaktionellen Workflow geeignet, also: erster Schritt Erstellung und Abstimmung der Inhalte bis Redaktionsschluss. Im zweiten Schritt dann das »Gießen« in eine CD-gerechte Form – üblicherweise dann eher in einem Satzprogramm wie InDesign.
Bei einem integrativen Workflow, also Erstellung und Bearbeitung der Inhalte in einem kooperativen Prozess bei gleichzeitiger Berücksichtigung/Anwendung der formalen Designaspekte, kann Google Docs Word (noch) nicht das Wasser reichen, bzw. man muss Design- und technische Ansprüche deutlich reduzieren.