Word bietet eine Vielzahl von Textautomatiken, einige werden intuitiv eingesetzt – niemand würde heute noch auf die Idee kommen die Seitenzahlen manuell auf jeder Seite einzufügen. Andere fordern zumindest ein wenig Überlegung – welche Datumsautomatik ist für welches Dokument sinnvoll: das Erstellungsdatum, das Datum der letzten Datei-Version oder das tagesaktuelle Datum?

Es gibt Textautomatiken die die Struktur des Dokumentes unterstützen (zählende Überschriften und Listen oder Querverweise) – Inhaltsautomatiken (Verzeichnisse und Fuß- oder Endnoten) – Informationsautomatiken (Dateiname, Verfassername, Ansprechpartner, …) – Funktionen die man eher von Excel kennt (rechnende Tabellen) – und sogar komplexe Datenbankanbindungen (Serienbriefe).

Für gestaltungsorientiertes Arbeiten in Word ist dabei das Entscheidende, dass Felder wie jeder andere Text formatiert werden können. Es gibt aber zwei wichtige Punkte für Designer zu beachten.

Feldtexte sind dynamisch. Bestes Beispiel ist die E-Mail-Adresse bei der Ansprechpartnerindividualisierung eines klassischen Brieftemplates. Beim Formatieren des Feldes weiß der Gestalter nicht automatisch wie lang die E-Mail-Adresse am Ende sein wird. Bei Firmen gibt es in der Regel Vorgaben die können sein:
– Kürzel@firma.de
– Buchstabe.Name@firma.de
– Vorname.Name@firma.de
… und dann weiß man immer noch nicht wie lang Name und Vorname (plus zweiter/dritter) werden können.
Wer Felder formatieren muss, sollte sich also ein ungefähres Bild verschaffen, wie kurz oder lang der Feldinhalt werden kann.

Das Anwenden und Einsetzen von Feldunktionen gehört zum Word-Know-how und unterliegt in der Regel inhaltlichen und nicht gestalterischen Überlegungen. Besonders bei der Umsetzung langer Dokumente werden daher oft die Feldfunktionen bereits vom Kunden eingesetzt, bevor der Designer die Datei optimiert. In der Standardansicht unterscheidet sich aber »normaler« Text nicht von generiertem Text.
Um nun nicht durch Fehlformatierung die Feldunktion zu stören oder die Textlängendynamik falsch einzuschätzen ist es sinnvoll generierte Texte auf Anhieb zu erkennen. Dies erlaubt einen Grundeinstellung in den Word-Optionen (Standardeinstellung ist »Wenn ausgewählt« muss auf »Immer« geändert werden):

So werden generierte Texte mit einem Grauschatten unterlegt, der sie auf Anhieb sichtbar macht:

Hochauflösende Grafikdateien für Office zu liefern, ist immer wieder Quelle unangenehmer Überraschungen. Während Excel, Word und PowerPoint unter MacOS wunderbar mit den etablierten Druckvorstufenformaten EPS und PDF klarkommen, sieht die Sache unter dem Platzhirschen Windows anders aus. Das ist kein technisches sondern ein lizenzrechtliches Problem des Datenimports. Das Herstellerdreieck Adobe, Microsoft und Apple hat hier je nach Konstellation unterschiedliche Vereinbarungen.

Konkret bedeutet dies, dass unter Windows bisher proprietäre Vektorformate (WMF und EMF) eingesetzt werden mussten. Leider hat Adobe Illustrator – der »übliche« Lieferant für Vektorgrafiken in klassischen Designbüros – nur einen ungenügenden WMF/EMF-Export, sodass entweder »exotische« Programme (z.B. CorelDraw) oder der Fallback Pixelgrafik gewählt werden mussten.

Seit der Version 2016 können die Microsoft-Office-Programme aber auch das SVG-Format einsetzen. Da meine Aufgaben üblicherweise eher auf Abwärtskompatibilität ausgerichtet sind, bin ich selbst beim Einsatz von SVGs noch sehr konservativ, erste interessante Erfahrungen teile ich aber gerne:

• Auch das SVG-Format bietet nicht ganz so saubere Vektoren wie AI/EPS/PDF oder proprietäre Grafikdateien wie CDR. Für die Kurvenberechnung scheint die Bildschirmdarstellung ein wesentlicher Faktor zu sein. Es gilt also, je größer die Darstellung der Datei, desto besser die Umrechnung der Vektoren. Im Zweifel sollte man die Datei also deutlich größer oder mindestens genauso groß anlegen wie sie in Office benötigt wird. Auf die Datengröße hat dies bei Vektoren keinen Einfluss und Verkleinern geht immer.
• Leider bietet Illustrator auch beim SVG nicht die Vektorqualität, die andere Programme zustande bringen. Im Bild ist links ein S aus Illustrator zu sehen, rechts aus CorelDraw.
  Allerdings ist dieser Ausschnitt stark vergrößert (ca. 1200 %), im Alltagsgebrauch sind Illustrator-SVGs daher brauchbar

• SVGs werden von Office als Grafiken und nicht als Bilder behandelt.
• Einfarbige SVGs können daher in Office eingefärbt werden. Für Icons oder Logos die in unterschiedlichen (Design-)Farben verwendet werden sollen (z.B. auch weiß auf Hintergrund) reicht daher nun eine Vorlage, es muss nicht für jede Option eine eigene Datei angelegt werden. Hier gilt aber zu beachten, dass diese SVGs dann wirklich nur eine Farbe haben, bzw. alle Elemente strikt getrennt oder zu einem zusammengefügt sind. Die Dateien sollten keine Linienattribute haben und Linien sollten sich auch nicht überschneiden. Für den geneigten Grafiker gilt hier: am besten die Komplexitätsvorgaben, die man auch für die Entwicklung von Schriftfonts einsetzen würde, zu beachten.
• Mehrfarbige SVGs sollen natürlich i.d.R. ihre Farben erhalten und nicht in Office korrumpiert werden. Zu verhindern ist dies leider nicht, hier gilt es also, den Kunden zu sensibilisieren.

Auch wenn die Grafik- und Designengine aller Office-Programme eigentlich die gleiche Basis hat, gibt es auch hier Überraschungen:

• In Excel können SVGs nicht im Bereich Kopf- und Fußzeile eingesetzt werden, hier ist normalerweise der richtige Platz für Logos und sich wiederholende Gestaltungselemente.
• In PowerPoint sind SVGs zwar beliebig skalierbar ohne die Vektoreigenschaften zu verlieren. Speichert man die Präsentation aber als PDF, so findet man im PDF plötzlich Pixel statt Vektoren.
• In Word zeigen sich bisher keine Auffälligkeiten (Stand Januar 2021).
• In allen Office-Programmen können SVGs in Office-eigene Grafiken umgewandelt werden. Damit ist noch mehr Flexibilität beim Einsatz von Farben möglich, vor allem auch die Anpassung von externen Farbtönen an das interne Farbklima. Allerdings geht dann die Option verloren, Ausschnitte zu bestimmen.

In den zwanzig Jahren die ich im Bereich Office-Templates arbeite, ist mir immer wieder die Frage nach anderen Bürosoftwares gestellt worden. Mal ging es um ganze Pakete wie StarOffice oder OpenOffice, mal wurde plattformorientiert diskutiert (Linux oder MacOS mit der iWork-Suite), mal konkret Spezialanwendungen (Prezi) ins Gespräch gebracht.

Aktuell in der Covid-19-Situation (Stand Mai 2020) häufen sich Fragen zur Google-Suite als Alternative, da viele Nutzer die Optionen für entferntes und kooperatives Arbeiten an Dokumenten hier intuitiver und angenehmer empfingen als bei Nutzung von Microsoft-Teams. Ich kann ehrlicherweise wenig zum Thema kooperatives Bearbeiten sagen, habe aber eine fundierte Meinung zu anderen Aspekten:

1. Alle Programme haben ihre Vor- und Nachteile — auch Microsoft Office hat ärgerliche Macken oder Fehlleistungen (über einige habe ich hier ja schon geschrieben).
2. Microsoft Office darf sich dennoch als Platzhirschen betrachten, denn:
   A) die Dateiformate von Excel, PowerPoint und Word sind Quasi-Standard und können von allen Alternativen gelesen, verarbeitet und mit wenig Einschränkungen auch ausgegeben werden.
   B) Alle 4 bis 5 Jahre wurde bisher eine andere Suite als Alternative ins Spiel gebracht. Konkurrent war aber immer Microsoft, Know-how hier scheint also nachhaltig gefordert zu sein.
3. Grundsätzlich ist dabei die Programmlogik identisch in allen Textverarbeitungsprogrammen, in allen Tabellenkalkulationsprogrammen und in allen Präsentationsprogrammen (Prezi ist da etwas außen vor). Wer eine Textverarbeitungs-Software wirklich beherrscht, dem fällt es leicht sich auf ein anderes gleichwertiges Tool einzulassen und ggf. Workarounds für fehlende Funktionen zu finden.

Was bedeutet dies konkret für Google Docs?

Für die rein inhaltliche Arbeit hat der Wechsel von Word zu Google Docs wenig Auswirkungen. In meinem Spezialgebiet: »gestaltungskontrolliertes und effizientes Arbeiten bis hin zur Satzreife« – zeigt Google Docs jedoch einige Schwächen:

• Die Auswahl der Schriftarten ist eingeschränkt, viele hochwertige Satzschriften lassen sich in Google Docs nicht integrieren.
• Die Anzahl von Formatvorlagen die nicht gestaltungsgeschulten Anwendern cd-konformes Arbeiten überhaupt erst ermöglicht ist eingeschränkt.
• Einige Automatiken die Word auf Knopfdruck bereithält, benötigen in Google Docs zwei oder mehr Eingriffe oder liegen gar nicht als Automatik vor, sondern müssen manuell erarbeitet werden.
• Google Docs stellt nur beschränkt interne Verweise zur Verfügung. Beispielsweise kann nur ein Verzeichnis pro Dokument verwaltet werden, bei wissenschaftlichen Dokumentationen braucht man aber meistens 5: Inhalts-, Abbildungs-, Quellen-, Tabellen- und Literaturverzeichnis.
• Einige Optionen lassen sich durch verschiedene Add-ins nachrüsten. Es widerspricht aber dem intuitiven, kooperativem Arbeiten, wenn man erstmal festlegen muss, welche Add-ins verwendet werden können und schlimmstenfalls das Fehlen eines Add-ins die Bearbeitung der Datei sogar behindert.

Mein Fazit (Mai 2020) ist:

Google Docs ist eher für einen redaktionellen Workflow geeignet, also: erster Schritt Erstellung und Abstimmung der Inhalte bis Redaktionsschluss. Im zweiten Schritt dann das »Gießen« in eine CD-gerechte Form – üblicherweise dann eher in einem Satzprogramm wie InDesign.
Bei einem integrativen Workflow, also Erstellung und Bearbeitung der Inhalte in einem kooperativen Prozess bei gleichzeitiger Berücksichtigung/Anwendung der formalen Designaspekte, kann Google Docs Word (noch) nicht das Wasser reichen, bzw. man muss Design- und technische Ansprüche deutlich reduzieren.

Die Aufzählungspunkte von Listenebenen in Word können hochgradig individualisiert werden. Gerade für längere Dokumente bietet es sich regelmäßig an, Gestaltungselemente des Corporate Designs aufzugreifen. Dabei gilt es folgende Punkte zu beachten:

• Die (automatischen) Aufzählungspunkte stehen immer auf der Textgrundlinie. Sie sollten daher nicht zu groß geplant werden, da dies eine harmonische optische Ausrichtung am Text erschwert oder gar unmöglich macht.
• Wenn die Aufzählungspunkte nicht aus dem Zeichenvorrat der Schriftart des nachfolgenden Textes genommen werden können, muss darauf geachtet werden, dass bei Weitergabe des Dokumentes (beispielsweise zur kooperative Bearbeitung) die Schriftart der Aufzählungspunkte den gleichen Systemeinschränkungen wie die Textschriften unterliegt.
  Die Schriftart muss also im System vorhanden sein (z.B. Wingdings oder Webdings) oder nachinstalliert werden (GoogleFonts). Im Falle von hochwertige Satz- oder Iconschriften müssen die Schriftartdateien mitgeliefert und ggf. nachlizenziert werden.
• Um das Schriftproblem zu umgehen, aber auch um besonders individuelle Gestaltung zu ermöglichen, kann man auch Grafiken als Aufzählungspunkte einsetzen. Hier gibt es allerdings leider eine Plattformbeschränkung: unter MacOS wird für die Darstellung von Grafik-Aufzählungspunkte anscheinend so viel Grafikspeicher benötigt, dass Word-Dateien mit vielen Aufzählungen abstürzen oder sich gar nicht öffnen lassen.

In der Regel wird Word als Textverarbeitungsprogramm verstanden und in diesem Sinne arbeitet es immer dynamisch. Anders als Satzprogrammen wie InDesign oder QuarkXpress hat Word nicht die Gestaltung einer Seite im Fokus, sondern die Verteilung von Text. Und wenn der Text nicht mehr auf die Seite passt – schwupps – hat Word eine neue eingefügt. Das ist auch der Grund, warum beim Anlegen einer Word-Datei keine Seitenanzahl angegeben werden muss, Word kümmert sich da ganz automatisch drum.

Aber es gibt Fälle, in denen man diese Automatik gerne unterbinden möchte, besonders wenn man Word für überschaubare Drucksachen einsetzen will, z.B.:

• für einen Newsletter mit genau einer Vorder- und Rückseite
• für kurze Handouts mit festgelegter Seitenzahl (4-, 6-, 8-Seiter)
• für Aushänge oder Plakate, die nur eine Vorderseite haben dürfen

Für solche Gelegenheiten sind tatsächlich Textfelder eine gute Option. Ähnlich wie in Satzprogrammen können Textfelder so eingestellt werden, dass der Übersatz unsichtbar ist. Der Kunde muss dann also aktiv den Text kürzen. Im Beitrag Textfelder hatte ich zwar auf die Gefahr des übermäßigen Einsatzes hingewiesen, da Textfelder unter anderem die dynamische Seitenverwaltung von Word stören können – hier ist aber genau das unser Ziel.

Was aber, wenn man dynamische und statische Bereiche kombinieren will? Typischer Fall ist die Adresse bei einem Briefbogen. Hier muss gewährleistet sein, dass sie ins Fenster des Umschlags passt.
Da können Tabelleneinstellungen hilfreich sein. Die Zellenhöhe und -breite einer Tabelle lässt sich in Word festlegen, sodass auch hier der Text dann zu Übersatz wird. Aber Achtung, die Option »genau« findet sich nur im Tabelleneigenschaftendialog wieder, die Formatierung über die Ribbonoberfläche definiert nur die Mindesthöhe und bleibt also variabel.

Die Einstellung kann für alle Zellen gelten — aber auch für einzelne individuell eingerichtet werden. Dynamische und statische Tabellenzellen können in einer Tabelle kombiniert werden. Allerdings lässt sich diese Einstellung nicht in Tabellenformatvorlagen integrieren, sondern nur auf einzelne Tabellen anwenden.