Barrierefreiheit in Office- und PDF-Dateien

Barriereprüfung in Excel

Die Microsoft-Office-Suite bietet in allen Programmen eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung – wobei ehrlicherweise eher von Barrierearmut gesprochen werden sollte. In der Regel liefern ein barrierefreies Word-Dokument, eine PowerPoint-Präsentation und eine Excel-Kalkulation dann auch eine barrierefreie PDF-Datei. Die strengen Strukturhierarchien die für alle Office-Anwendungen gelten, führen dabei fast automatisch zu einer guten Dokumentbasis, die dann an ausgewiesenen Stellen mit der internen Prüfung noch optimiert werden kann.

Gestaltungsansprüche und Barrierefreiheit können sich aber leicht widersprechen. Designer fühlen sich oft von der strengen Struktur der Office-Anwendungen eingeschränkt, wenn sie den Anspruch haben für ihre Kunden Optionen für Briefgestaltung, komplexe Dokumente oder Präsentationen zu entwickeln, die abseits des »Office-Mainstreams« liegen. Bei der Balance zwischen einfachem Handling und anspruchsvollem Design in Office, stellt die Anforderung Barrierefreiheit besonders ans Design ganz neue Ansprüche.

Daher einige Hinweise aus meiner Erfahrung:

  1. Auch PDF bietet eine integrierte Barriereprüfung und die Option, Details noch im PDF zu optimieren. Trotzdem sollten alle Barriere-Einstellungen, die nur irgendmöglich sind, bereits in der Quelldatei berücksichtigt werden. Dies gilt im besonderen Maße auch wenn die Quelldatei aus einem Satzprogramm stammt (In Design). Denn sollten letzte Korrekturen in der Quelldatei notwendig werden, müssen das PDF neu erzeugt und alle Barriereoptimierungsschritte im PDF ein zweites Mal gegangen werden.
  2. Barrierefrei können im Wesentlichen nur Dokumente sein, nicht die Dateitemplates (die mein Spezialgebiet sind). Natürlich müssen Templates so durchdacht werden, dass Barrierefreiheit sich einfach durchsetzen lässt. Aber ein Template ist nur die Designvorstufe einer Datei. In PowerPoint-Templates gibt es beispielsweise oft Bildplatzhalter, die der User später individuell befüllen soll. Ein Bild-Platzhalter kann aber nicht barrierefrei sein, erst das konkrete Bild, dass dann in den Platzhalter eingepasst wird, kann barrierefrei gemacht werden (Alt-Text, Bildbeschreibung, usw.).
  3. Damit wird auch klar, dass Barrierefreiheit weniger eine Designfrage ist (außer etwa bei der Frage nach einem kontrastreichen Farbklima), sondern viel häufiger die inhaltlichen Arbeit betrifft. Hier nur einige Punkte:
    a) Gendersterne oder andere Formen (Doppelpunkt, Binnen-I) gelten als »nicht barrierefrei«
    b) Alternativ-Texte zu Bildern oder Diagrammen müssen erstellt werden
    c) Elemente die ausschließlich gestaltungstragend sind, müssen als »dekorativ« definiert werden
    d) Texte die einer anderen Lesereihenfolge als von links nach rechts und oben nach unten entsprechen (z.B. Headlines die im Text schwimmen), müssen dezidiert markiert werden
    e) Besonders einige Workarounds für Gestaltung in Word (Leerabsätze, Tabulatoren) sind wenig barrierefreundlich
    f) Tabellen ermöglichen in Word und Excel sehr komplexe Composings und das Durchbrechen der logischen Lesereihenfolge. Genau deshalb sind für Barrierefreiheit aber verschachtelte und verbundene Zellen tabu
  4. Theoretisch könnte man sich die Anforderung vorstellen, barrierefreie Templates für selbst eingeschränkte User zu liefern, die damit dann Dokumente erstellen und bearbeiten können. Diese Anforderung wird aber von den internen Barriereprüfungen nicht abgedeckt. Hier geht es im Wesentlichen darum, ob fertige Dokumente screenreadertauglich sind. Einige Prüfpunkte werden daher auch immer als »Manuelle Prüfung erforderlich« ausgewiesen und werden bei jeder Prüfung auch wieder erneut ans Licht gebracht. Hier muss also der Dateiverantwortliche Kenntnisse im Thema haben, um die Veröffentlichung freigeben zu können.
PDF Barriereprüfung

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