Kopf- und Fußzeilen in PowerPoint sicher ausblenden

Die 3 Kopf- und Fußzeilenplatzhalter in PowerPoint (Datum, Foliennummer und Fußzeile) scheinen manchmal ein gewisses Eigenleben zu entwickeln, das einen Designer zur Verzweiflung bringen kann. Dass die Vererbung der Formatierungen manchmal durch Ein- und Ausblenden der Platzhalter erneuert werden muss, habe ich bereits behandelt.

Noch irritierender ist aber, dass die Elemente, selbst wenn sie auf dem Folienmaster und/oder den Folienlayouts gelöscht oder deaktiviert sind, auf »Knopfdruck« auf den Präsentationsfolien wieder eingeblendet werden können und dann nicht mehr dem Foliendesign unterworfen sind.

Dies liegt einfach daran, dass PowerPoint natürlich nicht wissen kann, wie diese Elemente zu formatieren wären, wenn keine Platzhalter auf dem Master vorhanden sind. Werden diese also wieder eingeblendet, stellt PowerPoint diese Inhalte in PowerPoint-Standard-Definition dar und natürlich dann auch wieder am unteren Folienrand (siehe Beitragsbild).

Es ist daher unerlässlich, diese Platzhalter beim Planen des Layouts zu berücksichtigen, auch wenn der Kunden wünscht, auf diese inhaltlich zu verzichten. Will man also sicherstellen, dass nicht durch Fehlbedienung unerwünschte Inhalte wieder auftauchen, ist das Löschen des Platzhalters nicht der richtige Weg.

Es bleibt also nur die Möglichkeit dem Platzhalter eine Formatierung zu geben, mit der man im »Notfall« leben könnte – und hier wird plötzlich alles ganz einfach, denn Texte können in PowerPoint auch »keine Füllung« haben, sind dann also unsichtbar.

Bilder in PowerPoint beschneiden und komprimieren

Die Funktion »Bilder komprimieren« hat in PowerPoint natürlich vor allem die Funktion umfangreiche Präsentationen für eine Onlinestellung oder zum Verschicken per E-Mail zu »verschlanken«, sprich also die Dateigröße zu reduzieren. Dabei sollte folgendes beachtet werden:

  • Ist die Präsentation eine einmalige Sache und abgeschlossen ist es kein Problem die Originalpräsentation zu reduzieren
  • Ist die Präsentation noch in Bearbeitung oder soll auch als Basis für weitere Präsentation dienen, ist es sinnvoll eine Kopie zu reduzieren und die Originaldatei unkomprimiert zu erhalten.

Die Funktionalität ist bei Windows- und MacOS-Versionen identisch, auch wenn der Dialog unterschiedlich aussieht. Die Funktion ist nur erreichbar, wenn ein Bild ausgewählt ist und findet sich unter: Bildtools/Format/Anpassen/Bilder komprimieren (bei kleinen Bildschirmen ist u.U. nur das Icon zu sehen).

Es gibt aber eine zweite hilfreiche Einsatzmöglichkeit für diese Option

PowerPoint kopiert in der Standardeinstellung immer die Originaldaten eines Bildes in sein Dateiformat (i.d.R. JPG-komprimiert). Es ist dann in PowerPoint möglich über die Funktion »Zuschneiden« bei diesen Bildern auch Ausschnitte festzulegen.

Durch die komplexe Vererbungs- und Abhängigkeits-Struktur von PowerPoint, sowohl was die Folienlayouts wie auch die Platzhalterfelder angeht, kann es aber bei der Arbeit leicht passieren, dass ein einmal festgelegter Ausschnitt wieder verloren geht.

Wenn beispielsweise ein Layout zurückgesetzt werden muss, »vergisst« PowerPoint den Ausschnitt und greift wieder auf die integrierten Originalbilddaten zurück. Auch wenn Bilder aus einer PowerPoint-Datei über die Zwischenablage in eine andere kopiert werden, kann es passieren, dass der in der Quelldatei festgelegte Ausschnitt ignoriert wird.

Dieses unerwünschte Verhalten kann man ausschließen, wenn man das betreffende Bild nachdem der Ausschnitt festgelegt ist komprimiert und dabei die Option »Zugeschnittene Bildbereiche löschen« wählt (siehe Beitragsbild). Denn dadurch wird aus dem sichtbaren Bildausschnitt eine neue Bilddatei, die nicht mehr beschnitten werden muss. Damit kann die Information des Ausschnitts auch nicht mehr verloren gehen.

Dynamisches Design in Word, Excel, PowerPoint?

Im Web-Design ist »responsive« – also dynamisches Design – längst State-of-the-art.
Mit der Dynamik von Design bei Office-Anwendungen wird der Benutzer aber oft allein gelassen. Wenn überhaupt in einem CD-Manual auch die Vorgaben für einen Brief, eine Präsentation, eine Rechnung oder eine Dokumentation definiert werden, wird hier meistens nur ein »best-case-scenario« bedacht.

Der Designer liefert hier aber nur ein »Halbfertigprodukt« das vom User noch mit Leben, also Inhalten, gefüllt wird. Wie die Office-Gestaltung dann auf unterschiedliche Inhalte reagieren solle wird in (meist statischen) Printlayouts nicht kommuniziert. Das eine zweite Seite bei einem Briefbogen anders aufgebaut ist als die erste (Adressfeld nicht nötig, Kontaktdaten entfallen, Logo vielleicht anders platziert), ist den meisten Designer noch aus analoger Vorzeit bewusst, aber was macht der Benutzer wenn:

  1. in PowerPoint die Headline eine zweite Zeile benötigt?
  2. in Excel eine Tabelle über mehrere Seiten ohne Kopfzeile unübersichtlich wird?
  3. in komplexen, mehrere-hundert-seiten-starken Word-Dokumenten zählende Überschriften, Listenebenen und Verzeichnisse automatisch funktionieren sollen?

Selbst wenn der Nutzer das benötigte Officewissen hat, so fehlt ihm das Gestaltungs-Know-how um sich aus einem Layout die benötigten Interpolationen selbst erarbeiten zu können.

Deswegen

Ich empfehle bei Gestaltung für Office-Anwendungen für jedes Layout mindestens zwei, besser drei Zustände anzulegen: minimale, optimale, maximale Textmenge (bzw. Bildgröße/anzahl, Flächenproportionen, Diagrammfarben, …).
Im Optimalfall werden Templates dann so programmiert, dass die Designparameter automatisch zugewiesen werden und der Office-User sich allein auf die Inhalte konzentrieren kann.

Word | »Unscharfe« Nummerierungen in Version 2013/2016

Ein seltsamer Bug stört automatisch zählende Formatierungen (also i.d.R. Überschriften) seit Word 2013: ohne erkennbaren Grund sind die im Druck oder PDF plötzlich verpixelt.

Es handelt sich weder um ein Problem mit der Schriftinstallation noch mit der Absatzformatierung oder der Zählautomatik, es sind schlicht und einfach manuelle Zeichenformatierungen (egal ob bewusst eingefügt oder Bearbeitungsartefakte) die diesen Effekt auslösen.

Die Lösung ist daher relativ einfach: man lösche aus den betreffenden Nummerierungen alle Zeichenformatierungen.

  1. Markieren der betreffenden Nummerierung mit der Maus.
  2. Mit »STRG+Leertaste« werden nun alle Zeichenformatierungen in der Nummerierung gelöscht.

Wurde die Zeichenformatierung bewusst gewählt, so ändert sich das Aussehen des Texte jetzt natürlich. Das muss dann in der Absatzformatvorlage »nachformatiert« werden. Der Fehler wirkt sich auch ggf. auf das Inhaltsverzeichnis aus, dies muss abschließend aktualisiert werden.

PowerPoint | Platzhalter anordnen

PowerPoint verwaltet Gestaltung und Inhalte getrennt voneinander, das kann ein zeitsparendes Werkzeug sein – führt aber manchmal auch zu unerwarteten Effekten.

Mein Beispiel:

  1. In einem Layout will ich zwei Inhalte nebeneinander stellen und nutze das dafür vorgesehen Folienlayout.
  2. Nachdem die Inhalte eingefügt sind, stelle ich fest, dass eine asymmetrische Anordnung zielführender ist.
  3. Ich weise das asymmetrische Folienlayout zu – aber Bild und Text tauschen jetzt die Position. So soll das ganze natürlich nicht aussehen. Ich habe beim Anpassen der Folienlayouts offensichtlich eine falsche Reihenfolge aus den PowerPoint-Standardlayouts übernommen.

Kommt dieses nur einmal vor, kann man das natürlich manuell lösen. Sauberer ist es aber die Folienlayouts in der Folienmasteransicht entsprechend zu bearbeiten, dann ist man auch für die Zukunft gerüstet. Und das geht so:

  1. Auf beiden Folienlayouts beide Inhaltsplatzhalter löschen
  2. Jeweils beide Inhaltsplatzhalter in der richtigen Reihenfolge neu anlegen (am besten mit eindeutiger Bezeichnung)
  3. Folienmaster schließen und zu der gewünschten Folie gehen
  4. Folie zurücksetzen wählen und danach das Folienlayout ändern, jetzt behalten die Inhalte ihre Position und werden automatisch  asymmetrisch angepasst

PowerPoint | Foliengröße und -maße

PowerPoint-Präsentation sind i.d.R. für den Bildschirm gedacht, die konkreten Maße in Zentimetern sind daher eigentlich unerheblich, wichtig ist (am besten schon beim Layout) zu entscheiden ob das Seitenverhältnis 4:3 (altes Monitor-/Beamer-Seitenverhältnis) oder 16:9 (Full-HD = modernes Monitor-/Beamer-Seitenverhältnis) sein soll.

Die Standardgrößen die PowerPoint für diese Formate vorgibt sind Umrechnung von Inch-Maßen die für deutsche Systeme ungeeignet sind:
4:3 = 10 x 7,5″ = 25,4 x 19,05 cm,
bzw.
16:9 = 10 x 5,625″ = 25,4 x 14,288 cm.

Diese Maße führen in PowerPoint immer zu ärgerlichen Rundungsungenauigkeiten, da PowerPoint nur eine Nachkommastelle zuverlässig umsetzt und einige typografische Maße auch nur in 0,5 Schritten. Auch sollte bedacht werden, dass das Standard-Raster (sehr hilfreich bei der Ausrichtung von Elementen) in PowerPoint bei 0,2 cm steht, dies kann zwar unter Windows angepasst werden, nicht aber an MacOS an dem viele Designer die Vorlagen erstellen.
Ich empfehle daher für die Umsetzung von PowerPoint-Vorlagen auf große, runde Zahlen zu setzen. Da PowerPoint sich automatisch um die richtige Skalierung bei einer Druckausgabe kümmert, kann man das DIN-A4-Format ignorieren:

  • Für 4:3 sollte das Layout in 24 x 18 cm angelegt sein.
  • Für 16:9 sollte das Layout in 32 x 18 cm angelegt sein.

Dies erleichtert auch die Anpassung der Templates falls beide Formate notwendig sind. Die müssen dann nur in der Breite angepasst werden, alle Schriftgrößen und Zeilenabstände können beibehalten werden.

Excel | Kopf- und Fußzeile mit Grafiken

Die Einstellungen von Kopf- und Fußzeile gelten pro Tabelle in einer Arbeitsmappe. Soll eine neue Tabelle eingefügt werden mit den gleichen Einstellungen ist es am besten die Tabelle zu kopieren und alle nicht benötigten Inhalte zu löschen.
Ist bereits eine zweite (dritte, vierte, …) Tabelle mit Inhalten angelegt und die Definition der Kopf- und Fußzeilen soll nachträglich angepasst werden, ist der Weg etwas komplizierter – besonders wenn Grafiken (ein Logo beispielsweise) verwendet werden.
Der Weg ist wie folgt:
  1. Die richtig formatierte Tabelle muss geöffnet sein.
  2. Die Tabellen die angepasst werden sollen, müssen unten in der Übersicht (siehe Screenshot) mit SHIFT+Klick (alle) oder STRG+Klick (einzelne) markiert werden (Gruppenmodus).
  3. Im Dialog »Seitenlayout/Seitenränder/Benutzerdefinierte Seitenränder« muss die Grafik aus der Kopfzeile entfernt werden (Auswahl »keine«).
  4. Unter »Benutzerdefinierte Kopfzeile« muss der Cursor in den gewünschten Abschnitt (z.B. rechts) gesetzt sein
  5. Nach Klicken auf »Bild einfügen« erscheint der Dialog in dem die Logo-Datei gesucht werden kann.
  6. Logo-Datei auswählen und bestätigen
  7. Jetzt erscheint ein Texthinweis »&[Grafik]« im Auswahlfeld
  8. Nach Schließen aller Dialoge gelten die Seiteneinstellungen, Fußzeilenautomatiken (z.B. Seitenzahl) und Kopfgrafik jetzt für alle Tabellen die gruppiert waren.

Word | Textfelder in Templates

Grafiker sind aus den Satzprogrammen rahmenorientiertes Arbeit gewohnt. Egal ob in den Platzhirschen (InDesign, QuarkXpress) oder in Exoten (Calamus, Corel Ventura, VivaDesigner) zunächst muss man einen Rahmen definieren, den man dann mit Text füllen kann.

Word bietet die Funktion »Textfelder« die viele Kollegen dazu verleitet Templates nach der gleichen Logik aufzubauen. Das ist nicht nur unnötig sondern geradezu kontraproduktiv, denn Textfelder stören viele Funktionen in Word.

  • sie verhindern den automatischen Seitenumbruch
  • sie lassen sich nur sehr umständlich mit Datenbankautomatiken verknüpfen
  • hat der Textfeldanker das gleiche Format wie der Text im Textfeld können sich die Formatierungen überlagern oder aufheben
  • sie eignen sich nicht für mehrspaltigen Aufbau
  • beim Einsatz mehrere Textfelder auf einer Seite können diese in dynamischen Dokumenten schnell überraschende Konsequenzen haben

Ich gestalte seit fast 20 Jahren Templates für Word (vom einfachen Briefbogen bis zu komplexen Dokumentationsvorlagen) und habe dabei niemals auf Textfelder zurückgreifen müssen. Die Grundvoraussetzungen für ein sauberes Template ist einfach ein sauber angelegter Satzspiegel (siehe Bild), den Word für die automatische Positionierung aller Elemente nutzt. Dort wo Texte außerhalb des Satzspiegels gesetzt werden müssen oder die übliche Reihenfolge von oben nach unten ignorieren sollen (z.B. ein Textabschnitt der immer am unteren Rand der Seite erscheinen soll) sind Tabellen das bessere Werkzeug.

Dies heißt nicht, dass in Word-Dokumenten oder -Formularen Textfelder durchaus mal zweckdienlich und nützlich sein können, in Templates aber haben sie nach meiner Erfahrung nichts zu suchen.

PowerPoint | Fußzeilen

Ein besonderes Problem in PowerPoint ist, dass die Texte in den drei Fußzeilenplatzhalter »Datum«, »Fußzeile« und »Foliennummer« eine Standardausrichtung haben (Datum = links, Fußzeile = mittig, Foliennummer = rechts) die man zwar anpassen kann, die PowerPoint aber auf den Standard zurückstellt, wenn man eine Folie zurücksetzt. Und das obwohl der Platzhalter auf dem Folienmaster eindeutig die angepasste Ausrichtung beibehält.

Die Lösung ist:

  • Einfügen | Kopf- und Fußzeile wählen
  • Den betreffenden Eintrag deaktivieren
  • »Übernehmen« wählen (»Für alle übernehmen«, wenn man mehrere Folien in einem Rutsch korrigieren will)
  • Erneut Einfügen | Kopf- und Fußzeile wählen
  • Den betreffenden Eintrag wieder aktivieren und erneut »Übernehmen«

Danach steht der Eintrag wieder so, wie er auf dem Folienmaster definiert wurde.