Excel und die Zwischenablage

Die meisten Inhalte lassen sich bei moderner Software ganz einfach über die Zwischenablage von einer Datei in eine andere kopieren. In der Regel auch programmübergreifend, also z.B. von einem Word-Dokument in eine PowerPoint-Präsentation.

Wer für diesen Weg ausschließlich die Tastaturshortcuts »STRG+C« (Kopieren) und »STRG+V« (Einfügen) verwendet, nutzt dabei das mächtige Werkzeug »Zwischenablage« nur sehr eingeschränkt.

Es ist oft empfehlenswert im Zweifelsfall den Einfügeprozess durch den Mausrechtsklick einzuleiten, denn dann erscheinen im Dialog (siehe Bild) weitere Optionen. In den Office-Programmen auch meist mit einer Live-Vorschau, sodass man ohne Probleme die zur Verfügung stehenden Optionen prüfen kann. In Word und PowerPoint (aber auch in Satzprogrammen wie InDesign) kann es beispielsweise sinnvoll sein, kopierten Text ohne Formatierungen einzusetzen, da i.d.R. die Gestaltung von der Zieldatei bestimmt werden soll.

Bei Excel ist aber selbst mit dem Kontextmenü die Zwischenablage noch nicht an ihrem Ende angekommen. Hier steht unter »Inhalte einfügen« noch eine Dialogstufe mehr zur Verfügung.

Bei den komplexen Funktionen die Excel als Tabellenkalkulation bereit hält, ist es kein Wunder, dass auch die Zwischenablage sehr komplexe Einstellungsmöglichkeiten bietet, die hier im Einzelnen nicht behandelt werden können. Die Einstellungsmöglichkeiten enden auch nicht bei rein formalen Parametern (obwohl auch die angeboten werden). Für Excel viel wichtiger ist es:

  • ob beispielsweise eine Formel übernommen werden soll, um in der Zieldatei auf Basis anderer Werte die gleiche Berechnung durchzuführen.
  • oder ob Werte übernommen werden sollen, weil sie Grundlage für eine andere Berechnung sind.

In der Regel sollte der inhaltliche Bearbeiter der Datei(en) festlegen können, welche Optionen die richtigen sind. Für den Designer von Templates ist es wichtig zu wissen, dass diese Einstellungsmöglichkeiten vorhanden sind um ggf. den User darauf hinzuweisen.

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