Office-Automatiken haben manchmal auf den ersten Blick auch unangenehme Begleiterscheinungen. Oft wird die Logik die dahinter steckt beim zweiten Blick klarer und erweist sich dann als durchaus sinnvoll. Ein sehr ärgerliches Problem ergibt sich aber beim Sprachenwechsel in Word besonders bei sauber strukturierten Dokumenten.

Zunächst mal die positiven Seiten:

1. Word erkennt die Eingabesprache meist nach wenigen Wörtern selbst und weist die richtigen Silbentrennung und Rechtschreibung automatisch zu. So werden auch fremdsprachliche Zitate in Texten erkannt. Die grundsätzlichen Sprachwörterbücher muss Word natürlich im System finden. Diese können aber bei Bedarf leicht nachinstalliert werden.
2. Über Formatvorlagen können ausgewählten Texten auch eine eindeutige Sprache zugewiesen werden. Mehrere Sprachen in einer Datei zu verwalten ist dann kein Problem.
3. Daher muss die Sprache der Benutzeroberfläche auch nicht mit den Spracheinstellungen des Dokumentes harmonieren – anders als beispielsweise in PowerPoint.

Gerade dies kann aber zu einem Problem werden, wenn eine Datei beispielsweise in einem größeren Unternehmen sowohl an deutschen wie an englischen Systemen bearbeitet wird. Dazu muss man folgendes wissen:

• Die von Word gelieferten Standardformatvorlagen, die i.d.R. auch für die Wordstrukturautomatiken genutzt werden (Überschrift, Titel, Verzeichnis, Fußzeile, Standard, usw.) sind sprachsensibel und werden beim Wechsel umbenannt (z.B. eben in: Heading, Title, TOC, Footer, Normal, etc.)

• Manuell ergänzten Strukturelemente, wie etwa ein Kolumnentitel in der Kopfzeile, der üblicherweise mit der Feldfunktion „StyleRef“ auf die Formatvorlage Überschrift/Heading verweist, werden nicht automatisch übersetzt. Der deutsche Kolumnentitel findet beim Sprachwechsel dann die Formatvorlage „Überschrift“ nicht mehr im Dokument, es folgt einen Fehlermeldung.
• Das Problem betrifft immerhin nicht komplett automatisierte Optionen wie beispielsweise das Inhaltsverzeichnis.

Wer gut durchorganisierte Worddokumente erarbeiten will und zu berücksichtigen hat, dass ggf. die Datei an Systemen mit unterschiedlichen Spracheinstellungen funktionieren soll, muss für automatische Textelemente also eigene Formatvorlagen erstellen, die nicht vom System umbenannt werden sondern ihren Namen behalten.

Da ich immer wieder danach gefragt werde – nein, PowerPoint hat tatsächlich keine integrierte Silbentrennung. Microsoft vertritt hier wohl den Standpunkt, dass PowerPoint nur für kurze stichpunktartige Texte gedacht ist. Solange man an Bildschirmpräsentationen denkt ist das auch nachvollziehbar. PowerPoint bietet aber durchaus Einsatzmöglichkeiten, denen eine Silbentrennung gut zu Gesicht stehen würde. PowerPoint ist z.B. im Digitaldruck auch für Plakate, Werbeflyer oder Makler-Exposees eine gute Wahl – immer wenn sehr diverse Layouts zusammengefasst oder optional bereitstehen sollen schlägt PowerPoint das eher auf »Selbstähnlichkeit« ausgerichtete Layoutprinzip von Word.

Aber auch für kurze Texte ist eine Tastenkombination so hilfreich, dass man die verinnerlichen sollte: ein geschütztes Leerzeichen (Alt+0160) verhindert falsche oder störende Zeilenumbrüche, wie beispielsweise zwischen einer Zahl und einem Maß oder einer Mengeneinheit.

Textbearbeitung gehört nicht zu den ureigenen Stärken von PowerPoint. Nicht einmal eine automatische Silbentrennung kann das Programm bieten. Die Spracheinstellungen sind daher etwas rudimentär und auf Blocksatz sollte man verzichten. Trotzdem ist eine Rechtschreibprüfung natürlich oft gewünscht und diese bietet PowerPoint auch grundsätzlich an (siehe Beitragsbild).

Es gilt dabei aber folgendes zu berücksichtigen:

1. Nur vorhandenen Texten kann eine Sprache zugewiesen werden, anders als in Word oder InDesign gibt es in PowerPoint keine Sprachvoreinstellungen die mit Textformatvorlagen gekoppelt sind.
2. Leeren Platzhaltern oder Platzhaltern mit Mustertexten kann man eine Sprache zuweisen. Diese Zuweisung geht aber verloren, wenn der Text neu eingegeben wird, da ja der Mustertext dann gelöscht wird.
3. Auch Textfelder können eine Sprachzuweisung bekommen, auch diese bleibt aber nicht als Formatierung erhalten, wenn beispielsweise eine Textfeld als »Standard« festgelegt wird.
4. Trotzdem weist PowerPoint jedem neu eingegebene Text eine Sprache zu – und stützt sich dabei auf die Einstellung im Tastaturtreiber. Ist die Tastatur also auf »Deutsch« eingestellt, prüft PowerPoint diesen anhand der deutschen Spracheinstellungen, ist die Tastatur auf »Englisch« eingestellt wählt PowerPoint die englische Korrekturhilfe.

Von Microsoft ist dies bestimmt als Feature gemeint und oft hilfreich. Immer mehr Firmen setzen aber auf Englisch als Unternehmenssprache oder zumindest als Kommunikationszweitsprache. Dies bedeutet aber nicht, dass die lokale Sprache (z.B. Deutsch) komplett ignoriert werden kann – hier erweist sich die PowerPoint-Tastaturautomatik eher als hinderlich. Wenn die PowerPoint-Sprache nicht der Tastatursprache entspricht, muss man also immer erst den Text eingeben und dann die Sprache zuweisen.

Für komplette Präsentationen kann man das in der Gliederungsansicht auch für alle Platzhalter in einem Rutsch machen:

• Gliederungsansicht
• Im linken Fenster »Alles markieren« (Strg+A)
• Reiter »Überprüfen«
• »Sprache« und »Sprache für Korrekturhilfen festlegen«

Hiermit erreicht man allerdings nicht die manuellen Textfelder und auch neue Folien sind so nicht berücksichtigt. Will man also Sprachkontrolle on-the-fly einsetzen, kommt man nicht um die manuelle Zuweisung oder eine lokalisierte Tastatur herum. Für User die ihre Tastatur nicht blind beherrschen, kommen dann möglicherweise Workarounds wie mehrsprachige Tastaturen oder Tastaturaufkleber in Betracht.

PowerPoint kennt nur wenige Inhaltsautomatiken. Komplexere Referenzen wie beispielsweise »dynamische« Inhaltsverzeichnisse sind mit dem »nackten« PowerPoint nicht möglich. PowerPoint kann durch externe Zusatzmodule funktional erweitert werden, meist steht jedoch der Nutzen in keinem Verhältnis zu den Kosten.
Eine oft nachgefragte Automatik sind Fußnoten. Auch hierfür bietet PowerPoint keine ausgefeilte Funktionalität wie Textverarbeitungen (Word) oder Satzprogramme (InDesign). In einigen Internetforen wird in diesem Zusammenhang nicht sauber getrennt zwischen den Begriffen »Fußzeile/Footer« und »Fußnote/Footnote«. Fußzeilen beherrscht PowerPoint sehr wohl, eine automatische Nummerierung oder Verlinkung und die Verwaltung von Fußnoten in einem Verzeichnis ist mit der Funktion »Kopf- und Fußzeile« aber nicht machbar.

Wenn man aber tatsächlich auf Fußzeilen verzichten kann, die gegebenenfalls auch für die gesamte Präsentation gelten sollen, so kann man den Masterplatzhalter »Fußzeile« durchaus für manuell erstellte Fußnoten (oder Quellenverweise, oder Bildunterschriften) zweckentfremden.
Das gilt übrigens auch für den Masterplatzhalter »Datum«, der ebenfalls mehr Flexibilität bietet, als sein Name erwarten lässt (siehe Beitragsbild).

Wichtig ist bei solchen Workarounds aber ein sensibles Umgehen mit dem Kopf- und Fußzeilendialog:

1. Die Option »Für alle übernehmen« darf dann niemals gewählt werden, weil der Eintrag dann auf allen Folien der Präsentation ergänzt wird.
2. Zählen und verwalten muss man die Fußnoten dann manuell, ggf. ist es sinnvoller also nur mit dem »*« zu arbeiten.
3. Ordentlich formatieren muss man die Platzhalter natürlich trotzdem auf dem Folienmaster.
4. Meist werden Fußnoten nur auf wenigen Folien benötigt, es ist daher meist sinnvoll die Fußzeile für die gesamte Datei zu deaktivieren und erst bei Bedarf zu aktivieren. Sicherheitshalber trägt man die gewünschten Texte dann nicht im Dialog (Screenshot) ein, sondern im Textfeld auf der Folie, nachdem man die Fußzeile aktiviert hat.
5. Statt einer Fußnote könnten mit diesem Workaround auch »Skylines« erzeugt werden, z.B. Kapitelüberschriften die über dem Folientitel stehen. Die Fußzeile muss nicht im unteren Bereich der Folie stehen, die Platzierung ist unabhängig vom Namen.

Immer wieder melden sich Designer und Excelanwender bei mir mit dem Hinweis, dass Excel Grafiken oder Bilder verzerrt und der Frage wie man das verhindern kann.

Ich bedanke mich hier bei einem Blogleser, der mit meinem Workaround, die Grafikverzerrung extern bei der Bild-/Grafikbearbeitung auszugleichen nicht zufrieden war (http://mikschulz.de/excel-verzerrte-grafiken-und-bilder/).

Sebastian K. fand nach einigen Tests heraus, dass die Grafikverzerrung gegen Null tendiert, wenn man in Excel als Designschriftarten die »Tahoma« einsetzt. Ich habe seine Konstellation reproduziert und kann das Ergebnis im Wesentlichen bestätigen (bei mir gab es noch eine leichte Verzerrung, ein 12 cm großes Quadrat wurde zu einem 12,1 x 12,3 cm Rechteck, das kann aber auch an Monitor und/oder Drucker liegen).

Zur Erklärung nochmal folgende Hinweise:

Excel rechnet nicht wirklich in Zentimetern (oder Inch) sondern nur in Tabellenziffern. Zuverlässig ist also nur die Maßangabe ohne Einheit im Ansichtsmodus »Normal«. Und da Tabellenziffern in unterschiedliche Schriften unterschiedliche Breite haben, die dann auch noch systembedingt (Druckertreiber, Grafikkarte, …) abweichend interpretiert werden (MacOS-Excel stellt alle Tabellenzellen etwas schmaler als Windows dar) gibt es mehrere Stellschrauben an denen man drehen kann. Theoretisch müsste eine Schreibmaschinenschrift (Courier oder LetterGothic) eigentlich das beste Ergebnis liefern, da hier alle Buchstaben und Zahlen dieselbe Breite haben, praktisch scheint dies aber nicht zuzutreffen.

Es gilt aber zu bedenken: Die Designschriftarten sind für alle Excel-(und Office-)Automatiken wichtig, denn sie versorgen die Diagramme, die SmartArts und die Tabellenoptionen mit den Grundeinstellungen (genauso wie die Designfarben). Natürlich kann man alles auch händisch nachformatieren, dann sind aber entscheidende Gestaltungsparameter eben nicht effizient belegt Als Designer, der i.d.R. Templates entwickelt um seinen Kunden gestaltungssicheres Arbeiten zu ermöglichen (also Formate nur anwenden aber nicht selber definieren sollen) liegt mein Schwerpunkt etwas anders. Da die Kunden später selten ihre Designschriftart wechseln, ist für mich der gangbare Weg, für die jeweilige Designschrift den Verzerrungsfaktor zu bestimmen und in den Templates für alle Grafikelemente zu berücksichtigen.

Fazit

Für Excel-User die häufig Bilder oder Grafiken einsetzen müssen (z.B. Datenbanken mit eingebetteten Produktabbildungen), könnte es aber tatsächlich angenehmer sein, auf die »Tahoma« als Designschriftart zu setzen und die Textschriften (z.B. per Zellenformat) manuell zu justieren.

Word bietet eine Vielzahl von Textautomatiken, einige werden intuitiv eingesetzt – niemand würde heute noch auf die Idee kommen die Seitenzahlen manuell auf jeder Seite einzufügen. Andere fordern zumindest ein wenig Überlegung – welche Datumsautomatik ist für welches Dokument sinnvoll: das Erstellungsdatum, das Datum der letzten Datei-Version oder das tagesaktuelle Datum?

Es gibt Textautomatiken die die Struktur des Dokumentes unterstützen (zählende Überschriften und Listen oder Querverweise) – Inhaltsautomatiken (Verzeichnisse und Fuß- oder Endnoten) – Informationsautomatiken (Dateiname, Verfassername, Ansprechpartner, …) – Funktionen die man eher von Excel kennt (rechnende Tabellen) – und sogar komplexe Datenbankanbindungen (Serienbriefe).

Für gestaltungsorientiertes Arbeiten in Word ist dabei das Entscheidende, dass Felder wie jeder andere Text formatiert werden können. Es gibt aber zwei wichtige Punkte für Designer zu beachten.

Feldtexte sind dynamisch. Bestes Beispiel ist die E-Mail-Adresse bei der Ansprechpartnerindividualisierung eines klassischen Brieftemplates. Beim Formatieren des Feldes weiß der Gestalter nicht automatisch wie lang die E-Mail-Adresse am Ende sein wird. Bei Firmen gibt es in der Regel Vorgaben die können sein:
– Kürzel@firma.de
– Buchstabe.Name@firma.de
– Vorname.Name@firma.de
… und dann weiß man immer noch nicht wie lang Name und Vorname (plus zweiter/dritter) werden können.
Wer Felder formatieren muss, sollte sich also ein ungefähres Bild verschaffen, wie kurz oder lang der Feldinhalt werden kann.

Das Anwenden und Einsetzen von Feldunktionen gehört zum Word-Know-how und unterliegt in der Regel inhaltlichen und nicht gestalterischen Überlegungen. Besonders bei der Umsetzung langer Dokumente werden daher oft die Feldfunktionen bereits vom Kunden eingesetzt, bevor der Designer die Datei optimiert. In der Standardansicht unterscheidet sich aber »normaler« Text nicht von generiertem Text.
Um nun nicht durch Fehlformatierung die Feldunktion zu stören oder die Textlängendynamik falsch einzuschätzen ist es sinnvoll generierte Texte auf Anhieb zu erkennen. Dies erlaubt einen Grundeinstellung in den Word-Optionen (Standardeinstellung ist »Wenn ausgewählt« muss auf »Immer« geändert werden):

So werden generierte Texte mit einem Grauschatten unterlegt, der sie auf Anhieb sichtbar macht:

Hochauflösende Grafikdateien für Office zu liefern, ist immer wieder Quelle unangenehmer Überraschungen. Während Excel, Word und PowerPoint unter MacOS wunderbar mit den etablierten Druckvorstufenformaten EPS und PDF klarkommen, sieht die Sache unter dem Platzhirschen Windows anders aus. Das ist kein technisches sondern ein lizenzrechtliches Problem des Datenimports. Das Herstellerdreieck Adobe, Microsoft und Apple hat hier je nach Konstellation unterschiedliche Vereinbarungen.

Konkret bedeutet dies, dass unter Windows bisher proprietäre Vektorformate (WMF und EMF) eingesetzt werden mussten. Leider hat Adobe Illustrator – der »übliche« Lieferant für Vektorgrafiken in klassischen Designbüros – nur einen ungenügenden WMF/EMF-Export, sodass entweder »exotische« Programme (z.B. CorelDraw) oder der Fallback Pixelgrafik gewählt werden mussten.

Seit der Version 2016 können die Microsoft-Office-Programme aber auch das SVG-Format einsetzen. Da meine Aufgaben üblicherweise eher auf Abwärtskompatibilität ausgerichtet sind, bin ich selbst beim Einsatz von SVGs noch sehr konservativ, erste interessante Erfahrungen teile ich aber gerne:

• Auch das SVG-Format bietet nicht ganz so saubere Vektoren wie AI/EPS/PDF oder proprietäre Grafikdateien wie CDR. Für die Kurvenberechnung scheint die Bildschirmdarstellung ein wesentlicher Faktor zu sein. Es gilt also, je größer die Darstellung der Datei, desto besser die Umrechnung der Vektoren. Im Zweifel sollte man die Datei also deutlich größer oder mindestens genauso groß anlegen wie sie in Office benötigt wird. Auf die Datengröße hat dies bei Vektoren keinen Einfluss und Verkleinern geht immer.
• Leider bietet Illustrator auch beim SVG nicht die Vektorqualität, die andere Programme zustande bringen. Im Bild ist links ein S aus Illustrator zu sehen, rechts aus CorelDraw.
  Allerdings ist dieser Ausschnitt stark vergrößert (ca. 1200 %), im Alltagsgebrauch sind Illustrator-SVGs daher brauchbar

• SVGs werden von Office als Grafiken und nicht als Bilder behandelt.
• Einfarbige SVGs können daher in Office eingefärbt werden. Für Icons oder Logos die in unterschiedlichen (Design-)Farben verwendet werden sollen (z.B. auch weiß auf Hintergrund) reicht daher nun eine Vorlage, es muss nicht für jede Option eine eigene Datei angelegt werden. Hier gilt aber zu beachten, dass diese SVGs dann wirklich nur eine Farbe haben, bzw. alle Elemente strikt getrennt oder zu einem zusammengefügt sind. Die Dateien sollten keine Linienattribute haben und Linien sollten sich auch nicht überschneiden. Für den geneigten Grafiker gilt hier: am besten die Komplexitätsvorgaben, die man auch für die Entwicklung von Schriftfonts einsetzen würde, zu beachten.
• Mehrfarbige SVGs sollen natürlich i.d.R. ihre Farben erhalten und nicht in Office korrumpiert werden. Zu verhindern ist dies leider nicht, hier gilt es also, den Kunden zu sensibilisieren.

Auch wenn die Grafik- und Designengine aller Office-Programme eigentlich die gleiche Basis hat, gibt es auch hier Überraschungen:

• In Excel können SVGs nicht im Bereich Kopf- und Fußzeile eingesetzt werden, hier ist normalerweise der richtige Platz für Logos und sich wiederholende Gestaltungselemente.
• In PowerPoint sind SVGs zwar beliebig skalierbar ohne die Vektoreigenschaften zu verlieren. Speichert man die Präsentation aber als PDF, so findet man im PDF plötzlich Pixel statt Vektoren.
• In Word zeigen sich bisher keine Auffälligkeiten (Stand Januar 2021).
• In allen Office-Programmen können SVGs in Office-eigene Grafiken umgewandelt werden. Damit ist noch mehr Flexibilität beim Einsatz von Farben möglich, vor allem auch die Anpassung von externen Farbtönen an das interne Farbklima. Allerdings geht dann die Option verloren, Ausschnitte zu bestimmen.