Das Zusammenspiel der verschiedenen Programme im Microsoft-Office-Paket bietet einige interessante Optionen. In Marketing-Umgebungen sehr beliebt ist die Serienfunktion. Hierbei wird grundsätzlich ein Worddokument mit einer Datenbankfunktionalität (Access oder Excel) verknüpft, die es möglich macht, den gleichen Inhalt personalisiert an verschiedenen Empfänger zu senden.

Ganz analog gilt das für einen Serienbrief, Adresse und Anrede kommen aus der Datenbank, Inhalte und Gestaltung werden in Word zusammengestellt und dann auf dem Bürodrucker ausgegeben. Hierbei gilt in Word höchste Gestaltungsfreiheit, denn man arbeitet in der Regel im Wysiwyg-Modus, der sehr zuverlässig darstellt, wie das Dokument auf dem Drucker ausgegeben wird. Natürlich gibt es ein paar Einschränkungen, ein farbiges Dokument wird auf einem schwarz-weiß Drucker nur in Graustufen gedruckt werden und randabfallende Elemente sind auf Endformatdruckern auch kritisch. Aber diese Einschränkungen sind intuitiv nachvollziehbar und daher meist keiner Erwähnung wert.

Anders ist es, wenn es digital wird. Mithilfe von Outlook kann die Serienfunktion auch Serienmails generieren, d.h. es wird nicht eine Mail an viele Empfänger gesendet (das wäre eine Massenmail), sondern eine Mail wird mehrmals an jeweils einen Empfänger gesendet. Dies ist ein entscheidender Unterschied für die Wirksamkeit von E-Mail-Newsletter. Die üblichen Newsletter-Spezial-Softwares haben diese Funktionalität ebenfalls eingebaut und für komplex gestaltete Newsletter würde ich auch immer empfehlen zu diesen Tools zu greifen. Genauso wie ich für komplexe Imagebroschüren natürlich eher zu InDesign als zu Word greifen würde.

Aber für einfache Informations- oder Einladungsmails ist die Word-Serienfunktion sehr nützlich und allemal besser als eine Massenmail direkt aus Outlook oder einem anderen Mail-Client, denn die können leicht in Spamfiltern hängenbleiben. Die Gestaltungsansprüche sollte man hierbei etwas reduzieren, zwar gibt es auch eine Weblayout-Vorschau in Word, die ist aber weniger zuverlässig und einige Wordformatierungen überleben die Übertragung in die E-Mail-Ausgabe nicht. Beispielsweise GROSSBUCHSTABEN müssen tatsächlich groß geschrieben werden, die Formateinstellung geht verloren. Und Schriftfonts sollten Systemfonts sein, damit die Mail beim Empfänger nicht falsche Schriften zeigt. Für überschaubare Layoutansprüche kann man dann noch zu Tabellenformatierungen greifen. Dann ist die Gestaltungssicherheit – solange der Empfänger auch Outlook einsetzt – sehr hoch. Für andere E-Mail-Clients (z.B. Thunderbird) hilft nur testen.

Die Grundanforderung, dass regelmäßige Publikationen nicht mehr durch Designer und/oder Setzer endgefertigt werden sollen, kommt immer häufiger zum Tragen. Die Layoutflexibilität von Word lässt viele Möglichkeiten zu (siehe dazu Beitrag »Abschnittsumbrüche«), für eine optimale Weiterverarbeitung als gebundene Broschüren, Hefte oder Bücher sind in Word aber einige Grenzen gesetzt. Unter anderem kennt Word keine Beschnittzugabe und keine Doppelseitengestaltung.
Mit viel Know-how kann man dies mit Workarounds ausgleichen und auch aus Word PDFs für den Auflagendruck erstellen. Für den Durchschnittsuser bedeutet dies aber in der Regel soviel Wissenstransfer, dass der Einsatz eines Satzprogramms gegebenenfalls in Erwägung gezogen werden sollte. Manchmal ist es sogar tatsächlich einfacher in ein neues Programm einzusteigen, als komplizierte Tricks in einem bekannten Programm zu erlernen.

Ich habe bereits Templates für QuarkXPress, InDesign, CorelDraw so erstellt, dass auch Nicht-Designer damit in genau festgelegten Grenzen Publikationen umsetzen können.

Aber auch Office bietet mit dem Publisher eine bequemere Option für die Erstellung von gestaltungsintensiveren Printobjekten. Publisher hat dabei folgende Vorteile:

• Die Benutzeroberfläche ist officekonform, was den Umstieg von Word erleichtert.
• Auch das Handling orientiert sich sehr weit an Word.
• Viele Textautomatiken von Word sind ebenfalls vorhanden.
• Der Workflow orientiert sich aber an klassischen Satzprogrammen wie InDesign und QuarkXpress, inkl. Beschnittzugabe, Doppelseitengestaltung und Musterseitenverwaltung.
• Der Einsatz von intelligenten Gestaltungselemente funktioniert im Wesentlichen wie bei PowerPoint und benötigt daher auch wenig Einarbeitungszeit. Diese Elemente decken auch Funktionen von Grafikprogrammen wie Illustrator und CorelDraw ab.

Da Publisher zum Lieferumfang von Office gehört ist es quasi kostenlos, allerdings wird es viel weniger nachgefragt, was sich auch daran zeigt, dass Hilfe meist mehr Recherche benötigt. Trotzdem kann es in den ausgewählten Umgebungen der bessere Kompromiss sein. Das Beitragsbild zeigt ein Template für einen Gemeindebrief.

Word zeigt manchmal eine Layoutflexibilität, mit der man bei einem Textverarbeitungsprogramm nicht unbedingt rechnen würde. Word kann einspaltige und mehrspaltige Layouts in einer Datei verwalten und sogar Hoch- mit Querformat kombinieren. Allerdings ist Word kein Seitengestaltungsprogramm, die Layoutoptionen gelten daher immer nur für bestimmte Textabschnitte. Diese Arbeitsweise ist für Gestalter ungewöhnlich, diese sind gewohnt, zunächst das Layout anzulegen und dann die Texte einfließen zu lassen. In Word wird dagegen zunächst der Text erfasst und diesem wird dann zugewiesen, wie er sich auf der Druckseite verhalten soll.

Das führt unter Gestaltungsgesichtspunkten zu folgenden »Sollbruchstellen«:

1. Abschnitte können nicht wirklich in Word-Templates vorformatiert werden, denn ein Template ist in der Regel ein leeres Dokument, in dem lediglich die Gestaltungsparameter festgelegt sind. Ein nicht vorhandener Text kann aber natürlich keine abweichenden Abschnittseigenschaften enthalten. Als Workaround kann man bestimmte Abschnitte mit Mustertexten »vordenken«, das führt aber unweigerlich zu Sollbruchstelle 2.
2. Allerdings können auch Muster-Abschnitte nicht einfach innerhalb eines Dokumentes verschoben werden, es müssen immer die Inhalten (Texte, Tabellen, Bilder, usw.) neu organisiert und strukturiert werden – in der Regel durch »Ausschneiden« und »Einfügen«.
3. Das Abschnittshandling in Word ist daher unbequem und auch das Entfernen von Abschnittsumbrüchen führt schnell zu aufwendiger Nacharbeit. Der Grund dafür ist, dass die Eigenschaften des Folgeabschnitts die des vorangehenden Abschnittes überschreiben. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man meist eher die umgekehrte Option einsetzen würde, also die Einstellungen des aktuellen Abschnitts beibehalten will. Optimal wäre natürlich, wenn man beim Entfernen des Abschnittumbruchs festlegen könnte, welche Einstellungen gelten sollen. Das scheint in Word aber nicht vorgesehen.

Fazit ist, der Einsatz von unterschiedlichen Abschnitten muss wohlüberlegt sein. Die Gestaltungsplanung sollte nicht einfach dem Motto »wir wollen mal etwas Abwechslung haben« untergeordnet werden.