Die Designdateien »Schriftarten« und »Farben» gelten in MS-Office softwareübergreifend auch für Word-, Excel- und PowerPoint-Tabellen. Grundsatzeinstellungen sind daher in allen drei Programmen identisch und können mit XML-Dateien oder Themes zwischen den Programmen ausgetauscht werden.
Die Tabellenfunktionalität weicht aber in den Programmen voneinander ab, was sich teilweise auch in den Gestaltungsoptionen widerspiegelt. Die wichtigsten Unterschiede, die mir regelmäßig begegnen, stellen sich wie folgt dar:
Word bietet die flexibelste Gestaltung und bringt sogar Rechenfunktionen mit. Zellen können verbunden werden und Tabellen verschachtelt sein, also Tabellen innerhalb von Tabellen. Das verträgt sich zwar nicht unbedingt mit Vorgaben für Barrierefreiheit und E-Rechnungen, aber das sind keine gestalterischen Einschränkungen, sondern technische und bürokratische Parameter. Die meisten Gestaltungseinstellungen sind flexibel anpassbar, lediglich die Linienoptionen sind auf die Auswahl in den Dropdownmenüs beschränkt. Wie alle Officeprogramme bringt Word eine große Auswahl an Tabellenformatvorlagen mit, ermöglicht es aber auch eigene Tabellenformatvorlagen anzulegen. Damit können auch reine Textsammlungen oder vorhandene Tabellen leicht auf cd-gerechtes Aussehen optimiert werden.
PowerPoint bietet eine ähnliche Gestaltungsflexibilität wie Word, allerdings können PowerPoint-Tabellen keine Rechenfunktionen oder Verschachtelungen enthalten. Für das Design einschränkender ist dabei, dass PowerPoint die Gestaltung von eigenen Tabellenformatvorlagen nicht zulässt. Man ist auf die Auswahl im Reiter „Tabellenentwurf“ beschränkt. Will man cd-spezifische Besonderheiten umsetzen, geht dies also nur mit jeweils manueller Bearbeitung.
Für Excel gilt es zunächst ein Missverständnis zu klären, obwohl Excel ein Tabellenkalkulationsprogramm ist und grundsätzlich auf Basis von Tabellenzellen funktioniert, ist ein Arbeitsblatt nicht zwangsläufig auch eine Tabelle. Um ein Blatt formal wie eine Tabelle zu behandeln, müssen ausgewählte Bereiche in eine Tabelle umformatiert werden. In Excel ist es dann auch möglich wie in Word eigene Tabellenformatvorlagen zu erzeugen. Die Gestaltungsflexibilität ist aber exceltypisch stark eingeschränkt, innere Zellenabstände beispielweise sind nur horizontal und zeichenbreit möglich. Zeilenhöhen sind nur manuell anpassbar. Zellen können im Tabellenmodus nicht verbunden werden. Für meine üblichen Excelaufgaben eignen sich daher sauber formatierte Arbeitsbereiche meist besser als Tabellenformatierung.
