Grafiker sind aus den Satzprogrammen rahmenorientiertes Arbeit gewohnt. Egal ob in den Platzhirschen (InDesign, QuarkXpress) oder in Exoten (Calamus, Corel Ventura, VivaDesigner) zunächst muss man einen Rahmen definieren, den man dann mit Text füllen kann.
Word bietet die Funktion »Textfelder« die viele Kollegen dazu verleitet Templates nach der gleichen Logik aufzubauen. Das ist nicht nur unnötig sondern geradezu kontraproduktiv, denn Textfelder stören viele Funktionen in Word.
- sie verhindern den automatischen Seitenumbruch
- sie lassen sich nur sehr umständlich mit Datenbankautomatiken verknüpfen
- hat der Textfeldanker das gleiche Format wie der Text im Textfeld können sich die Formatierungen überlagern oder aufheben
- sie eignen sich nicht für mehrspaltigen Aufbau
- beim Einsatz mehrere Textfelder auf einer Seite können diese in dynamischen Dokumenten schnell überraschende Konsequenzen haben
Ich gestalte seit fast 20 Jahren Templates für Word (vom einfachen Briefbogen bis zu komplexen Dokumentationsvorlagen) und habe dabei niemals auf Textfelder zurückgreifen müssen. Die Grundvoraussetzungen für ein sauberes Template ist einfach ein sauber angelegter Satzspiegel (siehe Bild), den Word für die automatische Positionierung aller Elemente nutzt. Dort wo Texte außerhalb des Satzspiegels gesetzt werden müssen oder die übliche Reihenfolge von oben nach unten ignorieren sollen (z.B. ein Textabschnitt der immer am unteren Rand der Seite erscheinen soll) sind Tabellen das bessere Werkzeug.
Dies heißt nicht, dass in Word-Dokumenten oder -Formularen Textfelder durchaus mal zweckdienlich und nützlich sein können, in Templates aber haben sie nach meiner Erfahrung nichts zu suchen.
