Im Themendreieck Word und PDF und Formulare begegne ich oft einem Missverständnis, das sich eigentlich ganz schnell aus dem Wege räumen lässt, seltsamerweise aber immer wieder auf die Agenda kommt – wohl in der Hoffnung mit jeder neuen Word- und/oder PDF-Version könnten hier neue Funktionen eingebaut sein.
Das grundsätzliche Missverständnis ist, dass wenn man mit Word doch Formulare (also am PC ausfüllbare Dokumente) erstellen kann und Word auch über einen integrierten PDF-Export verfügt, dann sollte man mit Word doch auch PDF-Formulare erstellen können.
Nein, das geht leider nicht, die Formularfunktionen von Word sind nicht kompatibel mit denen von Acrobat. Das liegt unter anderem auch daran, dass einige der Word-Funktionalität hier gar nicht von Office kommt, sondern Office eine Schnittstelle zu Windows (und ActiveX) eingebaut hat (wen wundert’s kommt ja aus dem gleichen Haus). D.h. einige der Funktionalitäten um ein Formular zu bauen, sind auch nur unter Windows verfügbar (auch Formularfunktionen können am Plattformwechsel scheitern). Wird ein Word-Formular also als PDF gespeichert, bleiben zwar die Feldinhalte erhalten, aber es sind keine ausfüllbaren Felder mehr. Die Feldfunktion wird »flachgerechnet«.
Ein Word-Formular ist also immer nur mit Word ausfüllbar – und vielleicht noch von kompatiblen Textverarbeitungsprogrammen.
Allerdings werden die Automatikfunktionen von Acrobat tatsächlich mit jeder Version zuverlässiger und teilweise gelingt die automatische Konvertierung von Word-Formularen in ein PDF Formular schon ganz gut. Dazu wird aber das Vollprodukt benötigt (also nicht der Acrobat Reader) und man muss sich mit den Einstellungen in Acrobat und dem Aufbau eines PDF-Formulars gut auskennen. Oder man baut das Formular gleich in InDesign.
