Das Zusammenspiel der verschiedenen Programme im Microsoft-Office-Paket bietet einige interessante Optionen. In Marketing-Umgebungen sehr beliebt ist die Serienfunktion. Hierbei wird grundsätzlich ein Worddokument mit einer Datenbankfunktionalität (Access oder Excel) verknüpft, die es möglich macht, den gleichen Inhalt personalisiert an verschiedenen Empfänger zu senden.
Ganz analog gilt das für einen Serienbrief, Adresse und Anrede kommen aus der Datenbank, Inhalte und Gestaltung werden in Word zusammengestellt und dann auf dem Bürodrucker ausgegeben. Hierbei gilt in Word höchste Gestaltungsfreiheit, denn man arbeitet in der Regel im Wysiwyg-Modus, der sehr zuverlässig darstellt, wie das Dokument auf dem Drucker ausgegeben wird. Natürlich gibt es ein paar Einschränkungen, ein farbiges Dokument wird auf einem schwarz-weiß Drucker nur in Graustufen gedruckt werden und randabfallende Elemente sind auf Endformatdruckern auch kritisch. Aber diese Einschränkungen sind intuitiv nachvollziehbar und daher meist keiner Erwähnung wert.
Anders ist es, wenn es digital wird. Mithilfe von Outlook kann die Serienfunktion auch Serienmails generieren, d.h. es wird nicht eine Mail an viele Empfänger gesendet (das wäre eine Massenmail), sondern eine Mail wird mehrmals an jeweils einen Empfänger gesendet. Dies ist ein entscheidender Unterschied für die Wirksamkeit von E-Mail-Newsletter. Die üblichen Newsletter-Spezial-Softwares haben diese Funktionalität ebenfalls eingebaut und für komplex gestaltete Newsletter würde ich auch immer empfehlen zu diesen Tools zu greifen. Genauso wie ich für komplexe Imagebroschüren natürlich eher zu InDesign als zu Word greifen würde.
Aber für einfache Informations- oder Einladungsmails ist die Word-Serienfunktion sehr nützlich und allemal besser als eine Massenmail direkt aus Outlook oder einem anderen Mail-Client, denn die können leicht in Spamfiltern hängenbleiben. Die Gestaltungsansprüche sollte man hierbei etwas reduzieren, zwar gibt es auch eine Weblayout-Vorschau in Word, die ist aber weniger zuverlässig und einige Wordformatierungen überleben die Übertragung in die E-Mail-Ausgabe nicht. Beispielsweise GROSSBUCHSTABEN müssen tatsächlich groß geschrieben werden, die Formateinstellung geht verloren. Und Schriftfonts sollten Systemfonts sein, damit die Mail beim Empfänger nicht falsche Schriften zeigt. Für überschaubare Layoutansprüche kann man dann noch zu Tabellenformatierungen greifen. Dann ist die Gestaltungssicherheit – solange der Empfänger auch Outlook einsetzt – sehr hoch. Für andere E-Mail-Clients (z.B. Thunderbird) hilft nur testen.
