Einem Missverständnis begegne ich immer wieder beim Programmieren von Vorlagen für Office-Software – auf Seiten der Designer, genauso wie auf Seiten der Nutzer. Es handelt sich um die Vorstellung, dass eine Vorlage für Word, Excel oder PowerPoint fundiertes Know-how in der jeweiligen Software überflüssig macht und alles automatisch »gut wird«.
Selbst die perfekteste Vorlage kann dies nicht leisten, denn es gibt bei Office-Software keine Trennung von Backend und Frontend (die Struktur Folienmaster/Arbeitsbereich in PowerPoint kommt dieser Vorstellung immerhin nahe). Somit gibt es auch kein Redaktionssystem in dem einfach Inhalte einpflegt werden, die dann automatisch von Office formatiert werden.
Der Anwender in Office muss ein gesundes Know-how mitbringen, nach meiner Erfahrung sogar mehr als die meisten Durchschnittsuser sich selber zugestehen, um eine Dokumentenvorlage nutzen zu können. Er muss wissen wann und wie welche Formatierung einzusetzen ist. Er muss nicht die Formatierung definieren, das ist die Aufgabe des Designers und diese Informationen sind es, die in einer Dokumentenvorlage so abgelegt werden können, dass sie dem Nutzer die Arbeit erleichtern. Genauso wie Proportionen und Farbklima so im Template definiert werden können, dass Texte automatisch den richtigen Raum einnehmen und im Farbauswahldialog die Farben erscheinen, die dem CD des Kunden entsprechen.
Das alles ist natürlich abhängig davon, wie komplex die Aufgabe und die Vorlage ist. Eine Briefvorlage ist für die meisten Word-User noch ohne weitere Erklärungen verwendbar, aber komplexere Dokumente verlangen eine enge Zusammenarbeit zwischen Designer und Anwender. Ich empfehle daher immer schon vor dem Layout die technischen Grundlagen von Office und das Know-how des Kunden zu berücksichtigen. Genauso wie der Anwender darauf vorbereitet werden muss, dass u.U. noch Know-how-Transfer nötig ist und man mit einem cd-gerechten Template meist nicht so arbeiten kann wie mit einer leeren Vorlage. Die Selbstdisziplin Corporate Design dann auch richtig anzuwenden muss vorhanden sein.
Einige Basisinfos habe ich hier zusammengestellt: Office-Basics
